Вопрос о том, требуется ли подать заявление о трудовой книжке при приёме на работу, часто возникает как у работодателя, так и у нового сотрудника. В этой статье мы разберём, какие правила действуют в России, как правильно оформить заявление, в каких случаях оно действительно необходимо и какие нюансы стоит учитывать при переходе на электронную трудовую книжку.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приёма, увольнения, перевода, а также начисленные и удержанные от него суммы. Она является обязательной в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 65) и нормативными актами Минтруда.
- В бумажной форме: обычный блокнот, в котором работодатель вносит записи.
- В электронном виде: Электронная трудовая книжка (ЭТК), которую можно получить через портал «Госуслуги».
Зачем писать заявление о трудовой книжке?
Заявление служит официальным подтверждением того, что работник запрашивает у работодателя выдачу или внесение сведений в трудовую книжку. Это необходимо для соблюдения порядка работы с документами и для защиты прав работника.
Основные причины подачи заявления:
- Получение первой трудовой книжки при приёме на работу.
- Переход на электронную трудовую книжку.
- Внесение ошибок или уточнений в уже существующую запись.
- Выдача копии трудовой книжки при увольнении.
Когда нужно подавать заявление?
Согласно ст. 65 ТК РФ, работодатель обязан внести запись о приёме на работу в трудовую книжку в течение 5 дней с момента приёма. Если работник не успел подать заявление до этого срока, он может сделать это в любое время, включая момент приёма, и работодателю необходимо внести запись.
Особые случаи:
- При переходе на электронную трудовую книжку работник подаёт заявление, а работодатель выдаёт бумажную копию с отметкой о переходе.
- При переводе, совместительстве, увольнении – заявление может сопровождаться приказом или договором.
Как оформить заявление о трудовой книжке?
Заявление может быть составлено в свободной форме, но рекомендуется использовать официальный бланк, чтобы избежать ошибок. Важно, чтобы в заявлении были указаны:
- ФИО работника.
- Дата и место приёма на работу.
- Причина подачи заявления (например, получение первой трудовой книжки, переход на ЭТК).
- Подпись работника.
- Дата составления.
Пример оформления:
Заявление Я, Иванов Иван Иванович, прошу выдать мне трудовую книжку (или внести запись о приёме на работу) в соответствии с пунктом 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ. Дата приёма: Место работы: ООО «Ромашка» Подпись: ___________
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2023 года в России действует система электронных трудовых книжек. При переходе на ЭТК работник подаёт заявление, а работодатель выдает бумажную копию с отметкой о переходе. В дальнейшем все сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронном виде, но при необходимости можно получить бумажный экземпляр.
Преимущества ЭТК:
- Удобство доступа через портал «Госуслуги».
- Сокращение бумажных формальностей.
- Быстрое внесение изменений.
Что делать, если заявление не подали?
Если работник не подал заявление до даты приёма, он может сделать это в любое время. Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку, а работник может получить копию или электронную версию.
В случае ошибок в записи, работник может обратиться с заявлением о внесении исправлений, приложив копии договора, приказов и других документов, подтверждающих правильные даты.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли получить трудовую книжку без заявления?
Нет, заявление является обязательным документом, подтверждающим запрос работника. - Нужно ли подавать заявление при переводе в другую организацию?
Да, при переводе в другую организацию работник должен подать заявление, а работодатель – внести запись о переводе.
- Как быстро вносится запись после подачи заявления?
В соответствии с ТК РФ, запись должна быть внесена в течение 5 дней с момента приёма. - Можно ли получить копию трудовой книжки после увольнения?
Да, работник имеет право на копию трудовой книжки после увольнения.
При приёме на работу заявление о трудовой книжке является обязательным документом, подтверждающим запрос работника и обеспечивающим правильное ведение трудовой документации. Независимо от того, ведёте ли вы бумажную или электронную трудовую книжку, соблюдение правил Минтруда гарантирует законность и прозрачность ваших трудовых отношений.
Если у вас возникли вопросы или нужна помощь с оформлением заявления, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашей организации.