С 1 января 2020 года в соответствии с Федеральным законом № 436‑ФЗ работодатели обязаны ежемесячно представлять в Пенсионный фонд РФ отчёт по форме СЗВ‑ТД. Этот документ содержит сведения о кадровых мероприятиях (приём, перевод, увольнение) и о выбранном способе ведения трудовой книжки сотрудника – электронном или бумажном.
Когда необходимо подавать заявление о ведении бумажной трудовой книжки?
- При приёме на работу, если сотрудник желает вести трудовую книжку в бумажном виде.
- При переводе на другую должность или изменении условий труда, если ранее был выбран электронный формат и теперь требуется вернуться к бумажному.
- В любой момент трудовой деятельности, когда работник меняет свой выбор способа ведения трудовой книжки (с электронного на бумажный и наоборот).
Заявление подаётся работником непосредственно работодателю. После получения заявления работодатель обязан отразить факт его подачи в отчёте СЗВ‑ТД и направить его в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление.
Правовое регулирование
Федеральный закон № 436‑ФЗ
Устанавливает обязательность ежемесячной подачи формы СЗВ‑ТД и определяет сроки её представления.
Постановление Правления ПФР от № 730п
Утверждает форму СЗВ‑ТД и порядок её заполнения, включая раздел, посвящённый заявлению о выборе способа ведения трудовой книжки.
Порядок заполнения формы СЗВ‑ТД (п. 2.3)
В строке «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указывается дата подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если заявление не подано – поле оставляется пустым.
Как оформить заявление?
Законом не установлен строгий шаблон заявления. Оно может быть написано от руки или на компьютере в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации (полное наименование работодателя).
- ФИО сотрудника.
- Должность и структурное подразделение (если применимо).
- Чёткое указание просьбы: «Прошу вести трудовую книжку в бумажном виде» (или «Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде»).
- Дата подачи заявления.
- Подпись сотрудника и расшифровка подписи.
Примерный текст заявления:
Иванову Ивану Ивановичему
Должность: бухгалтер
Подразделение: отдел учёта и отчётностиПрошу вести трудовую книжку в бумажном виде с момента приёма на работу.
Подпись: _____________ /Иванов И.И./
Куда подавать заявление и какие действия предпринимает работодатель?
- Сотрудник передаёт заявление непосредственно в отдел кадров или своему непосредственному руководителю.
- Отдел кадров регистрирует заявление (журнал incoming documents, электронный учёт и т.д.) и ставит отметку о дате получения.
- После регистрации в кадровой системе делается запись о выбранном способе ведения трудовой книжки.
- При формировании отчёта СЗВ‑ТД за месяц, в котором получено заявление, в поле «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки» указывается дата подачи (ДД.ММ.ГГГГ).
- Отчёт СЗВ‑ТД направляется в ПФР не позднее 15‑го числа следующего месяца.
Последствия несвоевременного или неправильного оформления
Нарушение сроков подачи формы СЗВ‑ТД или неверное заполнение раздела о заявлении может повлечь:
- Административные штрафы, установленные законодательством (размер штрафа зависит от тяжести нарушения и может составлять от 5 000 до 50 000 рублей).
- Претензии со стороны Пенсионного фонда РФ, требующие предоставления уточнённой отчётности.
- Возможные трудовые споры с сотрудником, если его выбор способа ведения трудовой книжки не будет отражён в официальных документах.
Практические рекомендации
- Внедрить в кадровую политику стандартный бланк заявления о ведении бумажной трудовой книжки (можно использовать образец, приведённый выше).
- Обучить сотрудников отдела кадров правилам заполнения формы СЗВ‑ТД, особенно разделу о заявлении.
- Настроить автоматические напоминания в 1С:Предприятие или другой учётной системе о необходимости подачи СЗВ‑ТД не позднее 15‑го числа месяца.
- Вести журнал регистрации всех заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки с указанием даты получения и номера документа.
- Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить внутренний аудит соответствия поданных заявлений и отражённых данных в СЗВ‑ТД.
Заявление о ведении бумажной трудовой книжки – важный документ, который позволяет работнику реализовать своё право на выбор формы учёта трудовой деятельности, а работодателю – выполнить законодательные требования по отчётности в ПФР. Правильное оформление, своевременная подача и точное заполнение формы СЗВ‑ТД помогут избежать штрафов и обеспечат прозрачность кадрового учёта в организации.