С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот этап кардинально меняет порядок ведения документов о трудовом стаже. Ключевым документом для работника, желающего сохранить традиционную бумажную книжку, является заявление о ведении бумажной трудовой книжки. В этой статье подробно разберем, что это за документ, в какие сроки его нужно подать и как правильно оформить.

Правовая основа и переходный период

С 1 января 2026 года работодатели обязаны вести трудовые стажи исключительно в электронном виде. Однако закон предусматривает возможность для работника сохранить бумажный вариант. Это право реализуется через подачу письменного заявления.

Важно помнить: одновременное применение электронного и бумажного вариантов возможно только если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. То есть, если вы ничего не сделали, ваш стаж автоматически начнут отражать в ЭТК.

Кто и когда должен уведомить?

Работодатель обязан в письменной форме уведомить каждого сотрудника о предстоящем переходе на ЭТК. Сроки такого уведомления могут устанавливаться региональными нормативными актами. Например, для Алтайского края работодатели должны были уведомить сотрудников до 30 июня (в рамках местного переходного периода).

Само заявление подает работник в адрес работодателя (руководителя организации или уполномоченного лица).

Сроки подачи заявления: главный вопрос

Законодательство прямо не устанавливает единого строгого срока для подачи такого заявления. Однако исходя из логики и разъяснений, можно выделить два ключевых момента:

1. До начала ведения ЭТК. Идеальный вариант — подать заявление до того, как работодатель начнет формировать вашу электронную трудовую книжку. Это позволяет избежать двойного учета и путаницы.
2. В разумный срок после уведомления. После того как работодатель вас официально уведомил, у вас есть разумное время (обычно несколько недель или месяц) для принятия решения и подачи документа. Промедление может привести к тому, что стаж начнут отражать только в электронном виде.

Как правильно оформить заявление?

Законом не предусмотрен единая форма (шаблон) такого заявления. Документ составляется в произвольной форме на обычном листе бумаги (А4). Однако он должен содержать обязательные реквизиты.

Образец (пример) заявления

Что указать в заявлении?

• Реквизиты руководителя (кому адресовано).
• Ваши ФИО полностью, должность, подразделение.
• Четкую просьбу вести трудовая книжка в бумажном виде.
• Ссылку на закон (ст. 66.1 ТК РФ).
• Информацию о наличии у вас бумажной книжки (если она есть).
• Дату и вашу подпись.

Практические советы и частые вопросы

Куда подавать заявление?

Заявление подается в отдел кадров (ОК) или непосредственно руководителю. Желательно подавать его под расписку (на своем экземпляре) или направить заказным письмом с уведомлением, чтобы был подтвержден факт и дата получения.

Что будет, если не подать заявление?

Если вы не подадите заявление до начала ведения ЭТК, работодатель вправе разместить сведения о вашем стаже только в электронном виде. Вы не лишитесь стажа, но бумажная книжка перестанет быть основным документом. Получить выписку из ЭТК можно в любое время через портал Госуслуг или через работодателя.

Можно ли потом передумать и перейти на ЭТК?

Да, в любой момент вы можете подать новое заявление с просьбой оформить ЭТК. Бумажная книжка будет сдана в кадры, а все дальнейшие записи будут вноситься в электронный вариант.

Нужно ли прикладывать свою старую бумажную книжку?

Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, ее необходимо предоставить в отдел кадров одновременно с заявлением или сразу после него, чтобы работодатель мог перенести в нее записи о работе в этой организации. Если книжки нет (например, она утеряна), заявление подается без нее, но процедура восстановления документа будет отдельной.

Заявление о ведении бумажной трудовой книжки, это простой, но крайне важный документ для тех, кто хочет сохранить традиционный формат. Главное правило: подать его нужно до того, как работодатель начнет формировать вашу ЭТК. Не ждите последнего дня. Уточните у кадровиков, когда планируется переход вашей организации на электронный учет, и оперативно подайте заявление в свободной форме, сославшись на ст. 66.1 ТК РФ.

Бланки и образцы заявлений, включая этот, можно найти на юридических порталах (например, Docspapers.ru, Домашний-юрист.ру), но помните, что форма свободная — главное, чтобы ваша воля была четко выражена.

Статья подготовлена на основе актуальной информации о переходном периоде по электронным трудовым книжкам в РФ (действующее законодательство на 2026 год). Для получения персональной консультации обратитесь к юристу или в трудовую инспекцию.