С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых ситуациях вести бумажный вариант всё ещё допускается, если работник не подал соответствующее заявление об отказе от бумажной формы. Ниже подробно рассмотрен порядок оформления заявления о ведении ЭТК, его юридическое значение и практические рекомендации для соискателей и работодателей.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность». Она содержит сведения о:

• местах работы и должностях;
• периодах трудовой деятельности;
• переводах, наградах и дисциплинарных взысканиях;
• периодах нетрудоспособности и отпусков.

С момента введения ЭТК в 2020 году цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие переход на электронный учёт трудовой деятельности:

1. Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке»;
2. Постановление Правительства РФ от № 1765 «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
3. Приказ Минтруда России от № 422н «Об утверждении формы заявления о ведении электронной трудовой книжки».

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что трудовой стаж всех работников будет учитываться исключительно в электронном виде, а бумажные книжки будут использоваться только по желанию сотрудника (при условии подачи заявления об отказе от ЭТК).

Заявление – это письменное обращение работника к работодателю с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде. Оно необходимо в следующих случаях:

• При первом трудоустройстве (если гражданин ранее не имел трудовой книжки);
• При переходе с одного места работы на другое, когда работник хочет consolidated все записи в одном электронном реестре;
• Если работник ранее пользовался бумажной книжкой и желает перейти на электронный формат.

Отсутствие заявления не лишает работника права на ведение ЭТК, но в таком случае кадровая служба обязана вести одновременно оба варианта (электронный и бумажный) до тех пор, пока сотрудник не подаст соответствующее обращение.

Как оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное наименование работодателя);
• ФИО сотрудника;
• Должность, на которую принимается работник (или текущая должность);
• Дата подачи заявления;
• Текст просьбы о ведении трудовой книжки в электронном виде;
• Подпись сотрудника и расшифровка подписи;
• При необходимости – дата и подпись уполномоченного представителя работодателя (кадровика).

Пример типового текста заявления представлен ниже.

Пример заявления о ведении электронной трудовой книжки

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 06 № 123456, выдан ОВД г. Москвы ,
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5,
работаю в ООО «ТехноСервис» на должности инженера‑программиста с .

Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с Федеральным законом
от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» и внутренними нормативными актами компании.
Подпись: _____________ /Иванов И.И./

После получения заявления кадровая служба делает запись в личном деле сотрудника и вносит информацию в электронную трудовую книжку через портал «Госуслуги» или специализированную систему кадрового учёта.

Последствия отказа от подачи заявления

Если работник не подаёт заявление о ведении ЭТК, работодатель обязан:

1. Вести одновременно электронную и бумажную трудовую книжку;
2. Обеспечить доступ сотрудника к выписке из ЭТК по его запросу;
3. При увольнении выдать сотруднику бумажную трудовую книжку (если она велась) и справку о наличии электронной записи.

Отказ от подачи заявления не влечёт штрафов для сотрудника, однако может усложнить процесс подтверждения трудового стажа при приёме на новую работу, получении социальных выплат или оформлении пенсии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником.

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да. Многие компании принимают заявления через корпоративный портал или электронную почту с подтверждением получения.

Что делать, если я потерял доступ к своему личному кабинету на Госуслугах?

Необходимо восстановить доступ через службу поддержки Госуслуг, после чего можно проверить наличие записи в ЭТК.

С какого года при приёме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка?

С 2021 года при первом трудоустройстве специалисты по кадрам заполняют только электронную трудовую книжку, если сотрудник не заявил об обратном.

Заявление на ведение электронной трудовой книжки – простой, но важный шаг в оформлении трудовых отношений в современной цифровой среде. Оно позволяет работнику гарантировать сохранность данных о своём трудовом стаже, упрощает взаимодействие с будущими работодателями и государственными органами, а также снижает риски потери документа. Работодатели, в свою очередь, обязаны принимать такие заявления и обеспечивать корректное ведение обеих форм трудовой книжки до момента полного перехода на электронный учёт, который завершится с 1 января 2026 года.

Соблюдая указанные рекомендации и оформляя заявление корректно, как сотрудник, так и работодатель смогут избежать недоразумений и обеспечить прозрачность трудовых отношений на всех этапах карьерного пути.