Заявление о ведении трудовой книжки (или её электронного эквивалента) – обязательный документ, который работник должен подать в ПФР, чтобы его трудовая деятельность была правильно учтена в системе обязательного социального страхования. Ниже – пошаговое руководство, основные формы и практические рекомендации, основанные на актуальной информации (данные на ).

Правовая база

• Постановление Правления ПФР от № 730п – «Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ‑ТД)».
• Минтруд России – рекомендации по заполнению формы СЗВ‑ТД и порядку подачи заявлений.
• Федеральный закон № 178‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности, временной потери трудоспособности, заболеваний, беременности и родов, потери кормильца» (части, касающиеся ведения трудовой деятельности).

Кому необходимо подавать заявление?

• Все работники, которые с ещё не определились с формой ведения трудовой деятельности.
• Работники, решившие перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).
• Работники, продолжающие вести бумажную книжку, но желающие уточнить/обновить сведения.

Срок подачи заявления – до 31 декабря 2020 года. После истечения срока, если заявление не получено, работодатель будет вести трудовую книжку в бумажном виде.

Какие формы заявлений используются?

В ПФР предусмотрены несколько типовых форм, из которых работник выбирает подходящую:

1. Заявление о выборе вида ведения трудовой деятельности (образец в СЗВ‑ТД).
2. Заявление о выдаче трудовой книжки для оформления пенсии (образец 2025‑2024‑2023).
3. Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец, опубликованный на nalog-nalog.ru).

Все формы доступны в открытом доступе на официальных сайтах ПФР и КонсультантПлюс.

Как правильно оформить заявление?

Основные реквизиты

• ФИО работника (полностью).
• ИНН (при наличии).
• Номер и серия страхового свидетельства (если есть).
• Место работы (наименование работодателя, ОГРНИП/ОГРН).
• Выбор способа ведения: бумажная или электронная трудовая книжка.
• Подпись работника и дата.

Примеры формулировок

Заявление
о выборе вида ведения трудовой деятельности

Я, Иванов Иван Иванович, ИНН 1234567890, работающий в ООО «Пример» с , прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде (ЭТК). 
Подпись: ___________ Дата: 

Для бумажной формы достаточно указать «прошу вести трудовую деятельность в бумажном виде».

Как подать заявление в ПФР?

Существует несколько способов подачи, каждый из которых имеет свои особенности.

Через личный кабинет на портале ПФР

1. Войдите в личный кабинет (или на портале Госуслуги).
2. Перейдите в раздел «Сведения о трудовой деятельности».
3. Выберите пункт «Подать заявление о ведении трудовой книжки».
4. Заполните форму, загрузив скан или фото подписанного заявления.
5. Подтвердите отправку электронной подписью (ЕСИД) или через код из СМС.

После отправки система автоматически сформирует запись в СЗВ‑ТД и передаст её в ПФР.

Через работодателя

Если работник не может или не хочет пользоваться онлайн‑сервисами, он может передать заявление работодателю, который в свою очередь направит его в ПФР:

• Письменным способом (распечатанное заявление) – отправка в ПФР осуществляется через МФЦ или почтой с уведомлением.
• Электронным способом – работодатель загружает заявление в личный кабинет ПФР от имени работника (требуется подтверждение полномочий).

Через МФЦ или Госуслуги

В МФЦ можно подать заявление в бумажном виде, а в Госуслугах – загрузить скан и отправить через сервис «Подача документов в ПФР».

Что происходит после подачи заявления?

• ПФР в течение 10‑15 рабочих дней обновляет сведения о трудовой деятельности в своей базе.
• Если выбран вариант ЭТК, в системе появляется запись о выборе электронного формата.
• Работодатель получает уведомление о том, что сведения о трудовой деятельности будут храниться в электронных ресурсах ПФР.
• При необходимости ПФР может запросить дополнительные документы (например, справку СТД‑Р).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли изменить формат после подачи заявления? – Да. Для изменения необходимо подать новое заявление с указанием нового выбора (бумажный ↔ электронный);
2. Что делать, если я потерял бумажную трудовую книжку? – Подайте заявление о выдаче копии или о переходе на ЭТК; копию можно получить в отделении ПФР или через МФЦ;
3. Нужна ли подпись работодателя? – Для электронного варианта подпись не обязательна, но работодатель должен подтвердить факт получения заявления.
4. Сроки обработки заявления? – Обычно 10‑15 календарных дней, но в периоды повышенной нагрузки (конец года) могут быть задержки.
5. Можно ли подать заявление в 2026 году? – Да, если вы не подавали его ранее или хотите внести коррективы. Однако рекомендуется делать это как можно раньше.

Практические рекомендации

• Подготовьте документы заранее. Сканируйте заявление и подпишите его перед загрузкой.
• Проверьте корректность данных. Ошибки в ИНН или датах могут привести к отказу.
• Сохраните подтверждение отправки. В личном кабинете будет доступен протокол отправки и номер обращения.
• Следите за уведомлениями от ПФР. При необходимости уточните статус заявления через личный кабинет.
• Не откладывайте. Если вы ещё не определились с форматом, сделайте это до 31 декабря 2020 г., иначе ваш статус будет закреплён в бумажном виде.

Подача заявления о ведении трудовой книжки в ПФР – простой, но важный процесс, который позволяет корректно оформить ваш страховой стаж и обеспечить правильный расчёт пенсионных выплат. Выбирайте удобный способ подачи (личный кабинет, работодатель, МФЦ), внимательно заполняйте форму и следите за подтверждением получения. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в ПФР, в консультантскую службу Минтруда или в специализированные онлайн‑ресурсы (КонсультантПлюс, nalog-nalog.ru).

Удачной подачи заявления!