В 2025‑2026 годах many работодателей и сотрудников всё ещё сталкиваются с вопросами оформления бумажной трудовой книжки. Несмотря на переход на электронные формы‚ в ряде случаев (например‚ при желании сотрудника сохранить бумажный документ) требуется подать официальное заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. Ниже – полное разъяснение‚ какие документы нужны‚ как правильно оформить заявление и какие шаги следует выполнить.
Что такое бумажная трудовая книжка и когда её можно оформить?
Бумажная трудовая книжка – традиционный документ‚ в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности сотрудника: место работы‚ периоды‚ должности‚ сведения о стаже и т.д. С 2021 года такие книжки выдаются только тем сотрудникам‚ которые сами просят вести их на бумажном носителе. Для новых сотрудников‚ принятых с 2025 года‚ бумажные формы уже не оформляются – они автоматически переходят в электронный формат.
1.1 Ключевые даты и нормативные ссылки
- С – бумажные трудовые книжки выдаются только по заявлению работника.
- С – новые сотрудники не могут подавать заявление о бумажной форме.
- Ст. 66 и 66.1 ТК РФ регулируют порядок выдачи и ведения книжки.
- Постановление ПФР № 730п устанавливает порядок передачи сведений в Социальный фонд.
Как правильно составить заявление?
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе – это официальный документ‚ который сотрудник подаёт работодателю. В нём указываются:
- ФИО работника.
- Дата рождения и СНИЛС.
- Место работы (наименование организации).
- Период‚ за который требуется ведение бумажной формы.
- Подпись и дата.
Текст заявления может быть произвольным‚ однако обычно используют типовые образцы‚ которые можно скачать в виде DOCX‑файла.
2.1 Пример заполненного заявления
Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде Я‚ Иванов Иван Иванович‚ дата рождения ‚ СНИЛС 123-456-78901‚ прошу вести мою трудовую книжку в бумажном виде с в ООО «Пример» (ИНН 1234567890). Подпись: ______________________ Дата:
Какие действия предпринимает работодатель?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести запись о выборе бумажного формата в трудовую книжку.
- Выдать сотруднику заверенную копию книжки.
- Сделать отметку в ЕФС‑1 (разделы 1 и 1.1) о получении заявления.
- Перевести сведения в Социальный фонд (ПФР) в соответствии с Постановлением № 730п.
Важно: после выдачи бумажной книжки сотрудник может продолжать её вести‚ но только до тех пор‚ пока не решит перейти на электронный вариант.
Как оформить заявление в программе 1С?
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3 существует документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». С его помощью можно сформировать заявление на выбор порядка ведения книжки (бумажный/электронный).
- Открыть раздел «Персонал → Документы».
- Выбрать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- Заполнить реквизиты: ФИО‚ дата‚ тип формы (бумажный/ЭТК).
- Сохранить документ и отправить в отдел кадров.
Частые вопросы и ответы
- Можно ли возобновить бумажную форму после перехода на ЭТК? Да‚ если сотрудник подал новое заявление до 31 декабря 2020 года (в случае‚ если ранее он уже выбирал бумажный вариант). После этого можно подать запрос о переходе обратно.
- Есть ли единый типовый бланк заявления? Нет‚ единого официального образца не утверждено. Однако в открытом доступе есть несколько типовых форм‚ которые можно адаптировать под нужды организации.
- Что делать‚ если бумажная книжка потеряна? Сотрудник может подать заявление о выдаче копии или о восстановлении утраченной книжки. Образец такой заявки также доступен в открытом доступе.
- Нужно ли уведомлять ПФР о выборе бумажной формы? Да‚ работодатель обязан направить сведения о выборе бумажного формата в Социальный фонд в рамках ЕФС‑1.
Пошаговый чек‑лист для сотрудников
- Скачайте образец заявления (DOCX или PDF).
- Заполните все реквизиты чётко и без ошибок.
- Подпишите заявление и укажите дату.
- Передайте документ в отдел кадров (либо отправьте через корпоративную почту).
- Ожидайте подтверждения от работодателя о приёме заявления.
- После подтверждения получите бумажную трудовую книжку.
- Сохраняйте копию заявления и подтверждения в личных файлах.
Хотя переход на электронные формы упрощает процесс ведения трудовой деятельности‚ бумажная трудовая книжка по‑прежнему остаётся востребованной‚ особенно для тех‚ кто ценит физический документ. Главное – правильно оформить заявление на ведение трудовой книжки на бумажном носителе‚ соблюсти все сроки и передать необходимые сведения работодателю и в ПФР. При следовании рекомендациям из этого гида процесс оформления пройдет без лишних сложностей.
Автор статьи: кадровый консультант‚ 22 мая 2026 г.