Вопрос о том, может ли работодатель оформить сотрудника, который не предъявил трудовую книжку, часто возникает в практике как у работодателей, так и у соискателей. С 2021 года в России активно вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажные книжки всё ещё остаются официальным документом для большинства работников. Ниже подробно разобраны законодательные нормы, практические нюансы и рекомендации для обеих сторон.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, пункт 5: при приёме на работу работодатель обязан оформить трудовую книжку, если у работника её нет, по его письменному заявлению с указанием причины отсутствия.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу с ): для большинства организаций обязательным считается ведение ЭТК, однако закон допускает использование бумажных книжек в отдельных случаях (например, для работников‑пенсионеров, работающих по совместительству).
• Гражданский кодекс РФ – регулирует отношения, если стороны заключают гражданско‑правовой договор (ГПД) вместо трудового договора. В этом случае трудовая книжка не требуется, но и социальные гарантии (отпуск, больничные) не предоставляются.

Когда можно принять на работу без трудовой книжки?

1. Отсутствие книжки по уважительной причине (утрата, порча, переоформление в электронный вид). В этом случае работодатель обязан оформить новую книжку по заявлению работника.
2. Работа пенсионера. Пенсионеры часто работают «на подработку» (няня, садовник, повар и т.п.) и могут не иметь бумажной книжки. Закон допускает их приём без книжки, но рекомендуется оформить ЭТК или новую бумажную книжку.
3. Совместительство. Приём на работу в качестве совместителя (параллельно с основной работой) допускает запись в трудовую книжку по желанию работника (пункт 5 ст. 66 ТК РФ).
4. Гражданско‑правовой договор (ГПД, договор подряда). Если стороны решили оформить отношения как ГПД, трудовая книжка не требуется, однако такие отношения не подпадают под ТК РФ и не дают соцзащиты.
5. Электронная трудовая книжка. Если у работника уже есть ЭТК, он может предоставить её в электронном виде, а работодатель вносит запись в Единый государственный реестр трудовой деятельности (ЕГРТД).

Обязанности работодателя

• Оформить письменное заявление работника о невозможности предоставить трудовую книжку (с указанием причины: утрата, повреждение, переход в ЭТК).
• В течение недельного срока (по нормам ТК РФ) выдать работнику новую бумажную книжку или оформить запись в ЭТК.
• Внести запись в трудовую книжку (или ЭТК) в течение трёх дней с момента начала работы.
• Обеспечить работнику все социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ (отпуск, больничные, пенсионные отчисления), независимо от того, была ли использована бумажная или электронная книжка.
• Если работник отказывается от оформления книжки, работодатель может предложить заключить гражданско‑правовой договор, но обязан разъяснить, какие права при этом теряются.

Права и риски работника

Отсутствие трудовой книжки не лишает работника прав, но создаёт некоторые ограничения:

• Отсутствие официального стажа в системе пенсионного фонда, если запись в книжке не будет сделана.
• Трудности при получении социальных выплат (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам) без официального трудового договора.
• В случае гражданско‑правового договора работник не имеет права на оплачиваемый отпуск и больничный лист по ТК РФ.
• Возможность потери трудового стажа при переходе в новую организацию без надлежащего оформления.

Электронные трудовые книжки: современный подход

С г. в России действует система ЭТК. Основные особенности:

• Записи вносятся в единую государственную информационную систему и доступны работодателю и работнику онлайн.
• Для большинства организаций использование ЭТК является обязательным, однако бумажные книжки могут применяться в отдельных случаях (пенсионеры, работники в сельской местности без доступа к интернету).
• Приём на работу без бумажной книжки упрощается: достаточно предоставить номер ЭТК и удостоверение личности.
• Если у работника нет ни бумажной, ни электронной книжки, работодатель обязан оформить новую бумажную книжку по заявлению.

Практические рекомендации работодателю

1. Проверить наличие трудовой книжки у соискателя при собеседовании. Если её нет – запросить письменное заявление о причине отсутствия.
2. Если причина уважительная (утрата, переход в ЭТК) – оформить новую книжку в течение недели.
3. Внести запись в ЭТК или в бумажную книжку в течение трёх дней с начала работы.
4. Если работник отказывается от оформления книжки, предложить заключить ГПД и подробно разъяснить, какие соц. гарантии будут отсутствовать.
5. Хранить копию заявления и всех документов в личном деле сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли нанять сотрудника без трудовой книжки, если он молод и только выходит на рынок труда?

Да. Если у работника ещё нет книжки, он может подать заявление о её оформлении. Работодатель обязан выдать новую книжку в течение недели.

Что делать, если у работника была бумажная книжка, но она утеряна?

Работник подаёт письменное заявление о потере. Работодатель оформляет новую книжку и вносит запись о предыдущем стаже (если есть подтверждающие документы, например, справка из ПФР).

Можно ли оформить сотрудника только по гражданско‑правовому договору, чтобы избежать ведения трудовой книжки?

Теоретически – да, но такой договор не подпадает под действие ТК РФ, и работник теряет право на оплачиваемый отпуск, больничный, пенсионные отчисления и другие гарантии.

Обязательно ли вести электронную трудовую книжку в 2026 году?

Для большинства организаций – да. Однако закон допускает использование бумажных книжек в случаях, когда работник не имеет доступа к ЭТК (пенсионеры, удалённые регионы).

Какие штрафы могут быть у работодателя за отказ оформить трудовую книжку?

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка оформления трудовых книжек предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей для юридических лиц.

Работодатель имеет право принимать на работу сотрудника, который не может предъявить трудовую книжку, но только при соблюдении чётко установленного порядка:

• Получить письменное заявление работника о причине отсутствия книжки;
• Оформить новую бумажную книжку или запись в электронную трудовую книжку;
• Внести запись в течение трёх дней с начала работы;
• Обеспечить сотруднику все социальные гарантии, предусмотренные ТК РФ.

Если же стороны решают оформить отношения как гражданско‑правовой договор, то трудовая книжка действительно не требуется, но работник теряет ряд прав, защищённых Трудовым кодексом.

Таким образом, отсутствие трудовой книжки у соискателя – не препятствие к трудоустройству, а лишь требование к работодателю оформить необходимые документы в установленный законом срок.

Дата публикации: