С 2021 года в Российской Федерации начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершится в 2026 году, но уже сейчас у работодателей и сотрудников возникает множество вопросов о правилах ведения трудовых книжек, особенно при приеме на работу. Одно из ключевых требований — получение заявления от работника о выборе способа ведения трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберем, почему это важно, как оформляется заявление и какие последствия могут быть при его отсутствии.

Почему при приеме на работу нужно брать заявление о ведении трудовой книжки?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, с 1 января 2020 года введены электронные трудовые книжки. Однако переход на новую систему происходит постепенно, и у работников есть право выбрать, в каком формате будет храниться их трудовая книжка — бумажном или электронном.

Если работник не подал заявление, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку. Это прямо указано в законе:

«Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку» (ст. 66.1 ТК РФ, комментарии ГАРАНТ.РУ, 2025).

Таким образом, отсутствие заявления при приеме на работу не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку в бумажном формате.

Какие виды заявлений бывают и как они оформляются?

Форма заявления не утверждена законодательно, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме. Однако в нем должны быть указаны следующие ключевые моменты:

• Выбор способа ведения трудовой книжки: бумажный или электронный.
• Дата подачи заявления: она фиксируется в отчетности и влияет на порядок ведения документации.
• Подпись работника: без подписи заявление считается недействительным.
• Резолюция работодателя: обычно проставляется в виде отметки «Согласовано» с подписью руководителя.

Образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном формате

Образец заявления о ведении трудовой книжки в электронном формате

Как видно, заявление составляется в свободной форме, но должно содержать четкое указание на выбор формата ведения.

Что будет, если не взять заявление при приеме на работу?

Отсутствие заявления при приеме на работу может привести к следующим последствиям:

1. Ошибки в отчетности: без указания способа ведения трудовой книжки в заявлении, работодатель не сможет корректно заполнить отчет СЗВ-ТД, что может повлечь штрафы со стороны Пенсионного фонда.
2. Риск обжалования: если работник не согласен с ведением бумажной трудовой книжки, он может обратиться в трудовую инспекцию, и работодатель будет обязан предоставить доказательства получения заявления.
3. Нарушение трудового законодательства: отсутствие заявления может быть расценено как нарушение статьи 66.1 ТК РФ, что влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей для юридических лиц).

Особые случаи: что делать, если работник не сохранил бумажную трудовую книжку?

Если у работника нет бумажной трудовой книжки (например, он потерял ее или она была испорчена), он должен:

1. Написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
2. Указать в заявлении причину отсутствия документа (например, «утрата»).
3. Получить дубликат в органах, где он ранее работал.

После этого работодатель сможет внести запись о приеме на работу в новый экземпляр трудовой книжки.

Что делать, если работник уже выбрал электронный формат, но пришел к новому работодателю?

Если у работника уже есть электронная трудовая книжка, новый работодатель не обязан вести бумажную. Однако, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель должен продолжать ее вести.

В этом случае:

• Работодатель должен запросить у работника копию его электронной трудовой книжки (если она уже создана).
• Если работник не предоставил информацию, работодатель ведет бумажную трудовую книжку до тех пор, пока работник не подаст соответствующее заявление.

• Юридическая защита: заявление подтверждает выбор работника и защищает работодателя от возможных споров.
• Корректная отчетность: без заявления невозможно правильно заполнить отчет СЗВ-ТД.
• Соблюдение закона: отсутствие заявления может быть расценено как нарушение трудового законодательства.
• Прозрачность: работник осознанно выбирает формат ведения, что исключает недопонимание.

Таким образом, получение заявления о ведении трудовой книжки при приеме на работу — это не просто формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства.

Часто задаваемые вопросы

Обязан ли работодатель требовать заявление о ведении трудовой книжки?

Нет, ТК РФ не обязывает работодателя получать заявление о согласии или отказе от ведения электронной трудовой книжки. Однако, если работник не подал заявление, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Можно ли оформить заявление в электронном виде?

Да, заявление может быть составлено в электронном виде (например, через электронную подпись или корпоративную систему). Однако оно должно быть подписано работником.

Что делать, если работник не хочет писать заявление?

Если работник отказывается писать заявление, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку до тех пор, пока работник не подаст соответствующее заявление.

Можно ли изменить способ ведения трудовой книжки после приема на работу?

Да, работник может в любой момент подать новое заявление о смене способа ведения (с бумажного на электронный или наоборот).

Какие штрафы грозят работодателю за отсутствие заявления?

Отсутствие заявления может быть расценено как нарушение статьи 5.27 КоАП РФ, что влечет штраф до 50 000 рублей для юридических лиц.

Переход на электронные трудовые книжки, это необратимый процесс, который требует от работодателей и сотрудников внимательного отношения к документации. При приеме на работу обязательно брать заявление о ведении трудовой книжки, даже если работник не против электронного формата. Это защищает обе стороны от возможных споров и обеспечивает корректное ведение трудовой документации.

Несмотря на то, что форма заявления не утверждена законодательно, оно должно содержать ключевые элементы: выбор формата, дату подачи и подпись работника. Работодателю важно хранить такие заявления для подтверждения правильности ведения трудовой книжки и отчетности в Пенсионный фонд.

Таким образом, заявление о ведении трудовой книжки — это не просто бумажка, а важный инструмент, обеспечивающий прозрачность и законность трудовых отношений.