С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения сведений о трудовой деятельности. Теперь у каждого работника есть право выбрать, в каком формате он хочет получать информацию о своей трудовой истории: на традиционном бумажном носителе (трудовая книжка) или в электронном виде (ЭТК). Ключевым документом для реализации этого выбора является заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде. В этой статье подробно разберем все аспекты этого процесса.

Правовая основа: что говорит закон?

Основным нормативным актом является статья 66.1 Трудового кодекса РФ, а также Федеральный закон от № 422-ФЗ. Ключевые положения:

• Для впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им не выдается.
• Для работников, уже имевших бумажную трудовую книжку на 31 декабря 2020 года, действует переходный период. Им необходимо было до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю письменное заявление с выбором формата.
• Если заявление не было подано в установленный срок, работодатель обязан вести сведения одновременно в электронном виде и на бумажном носителе (то есть выдать выписку из ЭТК и вклеить ее в старую книжку).

Кто и когда должен подать заявление?

При приеме на работу (новый сотрудник)

Если человек устраивается на работу впервые (не имел ранее трудовой книжки или не работал более 5 лет), ему с момента приема на работу формируется только электронная трудовая книжка. Заявление в этом случае не требуется, так как выбор по умолчанию — электронный формат. Однако на практике многие кадровые службы просят новичков подписать стандартное заявление для документального оформления процесса.

Для действующих сотрудников (переходный период)

Работники, принятые до 2021 года, должны были до сделать выбор. Если срок пропущен, заявление можно подать в любой момент, но до момента подачи работодатель ведет книжку в двух форматах.

При смене работодателя

При увольнении и последующем трудоустройстве новый работодатель запрашивает сведения об электронной трудовой книжке (если она есть) через межведомственное взаимодействие. Заявление от работника на новом месте работы не требуется, так как выбор формата был сделан ранее и хранится у предыдущего работодателя в базе СЗВ-ТД.

Как выглядит заявление? Образец и содержание

Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот его структура:

Шапка документа:

• Наименование организации (работодателя);
• ФИО руководителя (или в кадровую службу).
• Должность, ФИО и адрес работника.

Текст заявления:

Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности (вести мою трудовую книжку) в следующем порядке:

1. В электронном виде (с формированием сведений в соответствии с ТК РФ).
2. На бумажном носителе (выдача традиционной трудовой книжки).

Работник выбирает один из двух вариантов, исключая другой.

Обязательные реквизиты в конце:

• Дата составления.
• Личная подпись работника.
• Расшифровка подписи (ФИО).

Важно: Заявление должно быть письменным. Отправка по электронной почте или через личный кабинет на портале госуслуг может не считаться надлежащим уведомлением, если это не предусмотрено локальными нормативными актами компании. Лучший вариант — подача на бумаге с отметкой о принятии в кадровом отделе.

Роль программы 1С:ЗУП в этом процессе

Для бухгалтеров и кадровиков, работающих в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), процесс максимально автоматизирован. В программе существует специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

• В колонке «Вид заявления» выбирается вариант: «Трудовая книжка в электронном виде» или «Трудовая книжка на бумажном носителе».
• Программа формирует стандартизированный документ, который можно распечатать для подписания работником.
• После подписания заявление прикрепляется к электронной карточке сотрудника в 1С.
• На основании этого заявления программа корректно формирует отчетность (СЗВ-ТД) и ведет учет.

Примечание: Если заявление не подано, сотрудник автоматически попадает в список тех, кому нужно вести двойной учет (бумага + электроника).

Что происходит после подачи заявления?

Если выбран электронный формат:

• Работодатель формирует сведения о трудовой деятельности в единой государственной информационной системе (ЕГИС Трудовые книжки).
• При увольнении или по запросу работник может получить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р).
• Бумажная трудовая книжка не выдается. Если у работника была старая книжка, она возвращается ему (с отметками до момента перехода) или остается у работодателя (в зависимости от ситуации).

Если выбран бумажный формат:

• Работнику выдается традиционная трудовая книжка (или продолжается ведение старой).
• Работодатель также обязан формировать сведения в электронном виде в ЕГИС, но не предоставляет их работнику без его отдельного запроса.
• При увольнении в книжку вносится запись, а также в ЕГИС.

Частые вопросы и ответы

Могу ли я изменить свой выбор?

Да. Работник вправе в любой момент подать новое заявление с изменением формата. Смена формата происходит с момента подачи нового заявления. Предыдущие записи не переоформляются.

Что, если я не помню, подавал ли я заявление?

Обратитесь в кадровую службу своего текущего или предыдущего работодателя. Они обязаны предоставить вам информацию о вашем выборе. Также можно проверить наличие записей в вашем личном кабинете на портале «Трудовая Россия».

Будет ли у меня бумажная книжка, если я выбрал электронную?

Нет. При выборе электронного формата бумажная трудовая книжка не ведется и не выдается. Все сведения хранятся в цифровом виде. Выпику можно получить в любой момент.

Что делать с уже заполненной бумажной книжкой?

Если вы переходите на электронный формат, вашу старую заполненную книжку, как правило, возвращают вам. Если вы устраиваетесь впервые — бумажной книжки не существует.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде — это простой, но крайне важный документ, который определяет, как вы будете получать информацию о своей трудовой истории. Его подача — это реализация вашего права, гарантированного Трудовым кодексом. Работодатель, в свою очередь, обязан четко соблюдать процедуру: уведомить вас об этом праве, принять заявление и корректно его учесть в программе 1С:ЗУП и в ЕГИС. Если у вас возникли сомнения, всегда уточняйте свой статус и выбор в кадровом отделе.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных актов и практических материалов по теме на актуальную дату. Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться к юристу или в службу кадров вашего работодателя.