В 2026 году ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде стало обязательным для большинства организаций. Для того чтобы перейти от бумажной трудовой книжки к электронному формату, работник обязан подать работодателю официальное заявление. Ниже вы найдёте подробный разбор бланка заявления, образец заполнения, правовые основания и практические рекомендации по работе с 1С и электронными сервисами.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о ведении трудовой книжки – это письменный документ, в котором работник сообщает работодателю о своём выборе способа учета сведений о трудовой деятельности. В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральными законами от 16 декабря 2019 г. (№ 439 ФЗ и № 436 ФЗ) работник имеет право:

• продолжать вести бумажную трудовую книжку (с возможностью одновременного ведения в электронном виде);
• переходить на полностью электронный учет.

Заявление должно быть подписано работником и подано в отдел кадров в течение 30 дней с момента приёма на работу.

Какой бланк использовать?

Официальный бланк заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (2026 год) доступен в системе КонсультантПлюс и в формате Word. Ниже приведён пример того, как выглядит готовый бланк.

<form>
 <h3>Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде</h3>
 <p>№ ___________ <br>
 Дата ___________</p>
 <p>Я, _____________________________, работник _____________________________, прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.</p>
 <p>Согласен(на) с условиями хранения и доступа к данным в электронном виде.</p>
 <p>Подпись: _____________________________<br>
</form>

Ссылка на скачивание пустого бланка

Скачать пустой бланк заявления (Word)

Ссылка на скачивание готового образца

Скачать образец заявления (Word)

Как правильно заполнить заявление?

1. Номер заявления: указывается в строке «№» в левом верхнем углу. Если заявление является первым, можно поставить «№ 1».
2. Дата подачи: указывается в строке «Дата» под номером.
3. ФИО работника: в первом абзаце указывается полное имя.
4. Наименование организации: в строке «работник _____________________________» указывается название работодателя.
5. Текст заявления: в третьем абзаце указывается согласие на ведение сведений в электронном виде.
6. Подпись и дата: в нижней части заявления работник ставит подпись и дату подписания.

Важно: заявление должно быть подписано собственноручно. При работе в 1С можно использовать функцию «Заполнить автоматически», которая подставит данные сотрудника, но подпись всё равно должна быть физической.

Где и как подавать заявление?

• В отдел кадров организации (или в электронный сервис, если работодатель использует ЭДО).
• Через систему 1С:Зарплата и управление персоналом – в разделе «Документы» выберите «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Через сервис Nopaper – загрузите скан заявления и подпишите в электронном виде.

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

• провести регистрацию работника в системе электронных трудовых книжек;
• сохранить копию заявления в журнале учета трудовых книжек;
• обеспечить доступ к данным в соответствии с законодательством.

Практические советы

• Проверяйте актуальность бланка: законодательство может обновляться, поэтому используйте последнюю версию, доступную в КонсультантПлюс.
• Сохраняйте копию заявления: храните электронную копию в личном кабинете 1С или в облачном хранилище.
• Уточняйте у работодателя сроки: в некоторых компаниях требуется подача заявления в течение 10 дней с даты приёма.
• Используйте электронную подпись: если работодатель применяет ЭДО, подпись может быть цифровой.

Где найти официальные документы?

• Министерство труда и социальной защиты РФ – раздел «Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• КонсультантПлюс – поиск «Заявление о ведении трудовой книжки».
• Nopaper – сервис для подписания и отправки заявлений.
• 1С:ЗУП – модуль «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оставить бумажную трудовую книжку?

Да, работодатель может вести одновременно бумажную и электронную, но работник должен явно указать свой выбор в заявлении.

Что делать, если заявление не принято?

Проверьте, что все поля заполнены корректно и подпись подписана. Если всё в порядке, обратитесь в отдел кадров за разъяснениями.

Можно ли изменить выбор после подачи заявления?

Да, но это должно быть оформлено отдельным заявлением о смене способа ведения.

Переход на электронный формат трудовой книжки упрощает управление кадровыми данными и повышает прозрачность. Соблюдение требований к заявлению, правильное заполнение бланка и своевременная подача помогут избежать ошибок и ускорят процесс регистрации. Используйте официальные шаблоны из КонсультантПлюс, 1С и сервисов ЭДО, чтобы быть в курсе последних изменений законодательства.

Удачной работы и успешного перехода на электронную трудовую книжку!