Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Любое изменение в трудовых отношениях (прием, увольнение, перевод) должно быть отражено в ней. Однако сама запись вносится работодателем на основании заявления работника или иного документа (приказа). Эта статья подробно разберет, что такое заявление о внесении записи, в каких случаях оно нужно и как его правильно оформить.
Роль заявления в процессе внесения записей
Заявление — это письменное обращение работника к работодателю с просьбой оформить определенную запись в трудовую книжку. Оно является юридическим основанием для внесения сведений, особенно в ситуациях, когда инициатива исходит от сотрудника.
Ключевой принцип: работодатель не вправе по своей инициативе вносить записи в трудовую книжку работника без его заявления (за исключением случаев, прямо предусмотренных законом, например, при увольнении по инициативе работодателя).
Когда заявление обязательно?
- При выдаче новой трудовой книжки (если у сотрудника ее не было).
- При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). Сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. При этом бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью.
- При оформлении записи о работе по совместительству. Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по заявлению самого работника.
- Если сотрудник хочет внести запись о периоде работы, который не был отражен (например, при восстановлении на работе).
- Для исправления ошибок, если они были допущены при предыдущем оформлении.
Как выглядит типовое заявление?
Единого унифицированного бланка для такого заявления законодательством не установлено. Однако оно должно содержать обязательные реквизиты, чтобы быть юридически значимым.
Структура и образец заявления
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Рекомендуемый текст:
Директору ООО "Пример" от сотрудника Иванова Ивана Ивановича (ФИО полностью) Заявление Прошу внести в мою трудовую книжку запись о приеме на работу в должности "Менеджер" с на основании приказа № 45-к от . (Указать конкретную запись, дату, номер и дату приказа) Подпись: _____________ / Иванов И.И. /
Что обязательно указать в заявлении:
- Кому адресовано (наименование организации, должность и ФИО руководителя).
- От кого (ФИО заявителя, должность).
- Суть просьбы — какую именно запись нужно внести (прием, увольнение, перевод и т.д.), с указанием даты события и номера/даты документа (приказа, договора), на основании которого это происходит.
- Дату составления и личную подпись заявителя.
Особенности внесения записей по разным ситуациям
Запись о приеме на работу
Это самая частая запись. Вносится на основании трудового договора и приказа о приеме. Если заявление от сотрудника не требуется (инициатива работодателя), то основанием служит сам приказ. Но если сотрудник, например, не сразу получил книжку, то позже может написать заявление на выдачу и внесение записи.
Образец записи в разделе «Сведения о работе»:
№ п/п | Дата | Сведения о работе
1 | | Принят на работу в должности менеджера по заказу № 45-к от . Трудовой договор № 12 от .
Запись об увольнении
Вносится на основании приказа об увольнении и заявления работника (если увольнение по собственному желанию) или иного документа. Заявление от сотрудника обязательно, если он сам инициирует уход.
Образец записи:
№ п/п | Дата | Сведения о работе
2 | | Уволен по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ, приказ № 78-к от .
Запись о переводе или изменении трудовой функции
Вносится на основании приказа о переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору. Заявление от работника может потребоваться, если перевод инициирован им самим.
Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Это ключевой случай, где заявление обязательно. Без письменного заявления работника работодатель не может перевести его на ЭТК.
Образец записи в бумажной книжке при переходе на ЭТК:
№ п/п | Дата | Сведения о работе
N | | По заявлению работника от сведения о трудовой деятельности предоставляются в соответствии с ТК РФ в форме электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка выдана работнику.
Примечание: Номер (N) в этом случае не проставляется, так как это не запись о конкретной работе, а информационная запись.
Как правильно внести запись: пошаговая инструкция
- Получите заявление от работника с четко сформулированной просьбой.
- Проверьте наличие подтверждающих документов (приказ, трудовой договор, доп. соглашение).
- Внесите запись в раздел «Сведения о работе» бумажной книжки или внесите данные в ЭТК через СЗВ-ТД.
- Проставьте номер записи (сквозная нумерация в разделе).
- Укажите дату события (приема, увольнения), а не дату внесения записи.
- Сформулируйте запись кратко, точно и в соответствии с законом. Укажите основание (номер и дата приказа, статья ТК РФ).
- Подпишитесь (должность, подпись, расшифровка) и поставьте печать организации (если используется).
- При переходе на ЭТК выдайте бумажную книжку работнику с соответствующей записью и разъясните порядок работы с электронным документом.
Исправление ошибок в записях
Если в записи допущена ошибка (например, неправильная дата или должность), исправлять ее нужно строго по правилам:
- Ошибочную запись не зачеркивайте и не переписывайте поверх.
- В следующей строке (со следующим порядковым номером) внесите правильную запись.
- В графе «Сведения о работе» укажите: «Исправление неверной записи от [дата ошибочной записи]. [Дата] [Правильная запись]».
- Обязательно составьте акт об исправлении с участием работника (если он присутствует) и представителя работодателя.
Важные изменения с 2021 года
С 1 января 2021 года вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек. Ключевые моменты:
- Лицам, впервые устраивающимся на работу, выдают только электронную трудовую книжку (если они не попросят бумажную).
- Владельцы бумажных книжек могут по своему заявлению перейти на ЭТК.
- Запись о приеме на работу в ЭТК вносится работодателем автоматически через систему СЗВ-ТД.
- Запись об увольнении также вносится через СЗВ-ТД, но только после того, как работник подал заявление на получение сведений (если он перешел на ЭТК).
Заявление о внесении записи в трудовую книжку — это важный шаг, защищающий права работника. Оно должно быть четким и содержать все необходимые данные. Работодатель, в свою очередь, обязан правильно и своевременно отразить все изменения в трудовой книжке (бумажной или электронной), основываясь на поданных заявлениях и внутренних документах. Неправильное или несвоевременное оформление может привести к проблемам при подтверждении стажа, получении пособий или при трудоустройстве в будущем.
Помните: при любых сомнениях в правильности записи — запросите разъяснения у кадровика или юриста. Сохраняйте копии всех заявлений и приказов у себя.
Статья составлена на основе анализа актуальной практики и нормативных документов (ТК РФ, Приказ Минтруда № 722н). Рекомендуется уточнять детали в контексте конкретной ситуации.