В 2020‑году в России был принят ряд законодательных актов, которые изменили способ ведения трудовой книжки. Работники получили право выбирать между бумажной и электронной формой учёта трудовой деятельности. В этой статье подробно рассматривается, как правильно оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), какие сроки и документы необходимы, а также какие нюансы следует учитывать работодателю и работнику.

Законодательная база

• Федеральный закон № 439-ФЗ – «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (с 15 февраля 2020 г.).
• Федеральный закон № 436-ФЗ – «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»» (с 15 февраля 2020 г.).
• Постановление Правительства РФ от 30 июня 2020 г. о порядке уведомления работников о возможности перехода на ЭТК.

Кому необходимо подавать заявление?

1. Работники, которые ранее выбрали бумажную трудовую книжку, но хотят перейти на электронную.
2. Новые работники, принятые на работу с 1 января 2021 г., которым автоматически открывается электронная трудовая книжка.
3. Сотрудники, которые ранее не получили бумажную трудовую книжку по инициативе работодателя.

Сроки подачи заявления

Обязательное уведомление о возможности выбора формата должно быть сделано до 30 июня 2020 г. (включительно). Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г., то по умолчанию считается, что он согласен с бумажной трудовой книжкой, если иное не указано в договоре.

Сроки для работодателя

• Уведомление всех работников – до 31 октября 2020 г.
• Выдача приказа о переходе на ЭТК – до 31 декабря 2020 г.

Как правильно оформить заявление?

Заявление должно содержать следующие сведения:

• ФИО работника, дата рождения, место работы.
• Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки (если есть).
• Выбор: «Перейти на электронную трудовую книжку» или «Сохранить бумажную трудовую книжку».
• Подпись работника и дата.

Ниже приведён пример шаблона заявления, который можно использовать в электронных системах управления персоналом (например, 1С:Зарплата и управление персоналом).

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, ФИО работника, дата рождения DD.MM.YYYY, работаю в компании ООО «Название» на должности Должность с DD.MM.YYYY.


Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, я отказываюсь от бумажной трудовой книжки и прошу вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК).

Подтверждаю, что ознакомлен(а) с условиями и последствиями перехода на ЭТК.

Подпись: ___________________ Дата: _______________

Как работодателю реагировать на заявление?

1. Получить заявление и проверить его полноту.
2. Внести данные о переходе в систему обязательного пенсионного страхования (ПФС) и в единую базу Пенсионного фонда России.
3. Отправить подтверждение работодателя в ПФР в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
4. Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, оформить приказ о её ведении и предоставить работнику копию.

Важные нюансы

• Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 г., то по умолчанию считается, что он согласен с бумажной трудовой книжкой.
• При переходе на ЭТК работник не получает бумажную трудовую книжку, но может запросить копию сведений в любой момент.
• В случае отказа от ЭТК работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом.

Практические советы

• Проведите инструктаж для всех сотрудников о новых правилах и сроках.
• Разместите в служебном разделе сайта компании шаблоны заявлений.
• Установите автоматическое напоминание о необходимости подачи заявления до 31 декабря 2020 г.
• Проверьте, что система 1С обновлена до версии 8 ред.3, где есть готовый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли изменить решение после подачи заявления? Да, работник может отозвать заявление в течение 30 дней с момента его подачи.
2. Что если работник не подал заявление? Работодатель считается, что работник согласен с бумажной трудовой книжкой, если иное не указано в договоре.
3. Как получить копию сведений из ЭТК? Работник может запросить копию в ПФР через личный кабинет или в отделе кадров.
4. Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК? Нет, ЭТК хранится в электронной системе ПФР, но работник может получить печатную копию по запросу.

Переход на электронную трудовую книжку, важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение сроков и правильное оформление заявлений позволяют избежать штрафов, конфликтов и недоразумений. Работодатели и работники должны внимательно изучить законодательные требования и своевременно принять решение о формате учёта трудовой деятельности.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или в региональный офис Пенсионного фонда России.