С 1 января 2026 года в России завершаеться переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж будет формироваться преимущественно в цифровом виде. Однако для перехода на электронный формат или, наоборот, для сохранения бумажной книжки, работнику необходимо подать заявление. В этой статье подробно разберем, как правильно составить и подать такое заявление.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?
Ключевой нормой является статья 66.1 ТК РФ. Согласно ей:
- Работодатель обязан формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже каждого работника.
- Работник вправе выбрать: получать сведения в электронном виде (тогда бумажная книжка не ведется) или продолжать вести бумажную трудовую книжку.
- Выбор фиксируется письменным заявлением работника.
Важный нюанс по срокам
Закон не устанавливает строгих сроков подачи заявления. Однако для удобства учета и планирования работодатель может устанавливать внутренние сроки. Ранее действовал срок до 31 декабря 2020 года для заявлений о продолжении бумажного ведения, но сейчас этот переходный период завершен.
Кто и когда должен подать заявление?
Заявление необходимо подать в следующих случаях:
- При приеме на новую работу — если у вас уже есть ЭТК или вы хотите начать вести ее с первой записи.
- Если вы уже работаете и хотите перейти с бумажной книжки на электронную (или наоборот).
- При увольнении — чтобы получить сведения о трудовой деятельности в нужном вам формате.
Важно: Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель вправе вести сведения только в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Как составить заявление: образец и структура
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Вот примерная структура:
Шапка документа
Указываются:
- Полное наименование работодателя (организации) и его адрес.
- ФИО работника, его паспортные данные (по желанию, но для идентификации полезно).
Текст заявления
Примерный текст:
Заявление
Я, [ФИО полностью], [паспортные данные], работающий(ая) в должности [ваша должность], в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ прошу:
- Вариант А (переход на ЭТК):
Осуществлять ведение моей трудовой книжки в электронном виде. Прошу не выдавать мне бумажную трудовую книжку, а формировать и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде через портал «Работа в России» или иным установленным способом.- Вариант Б (сохранение бумажной):
Продолжать ведение бумажной трудовой книжки. Прошу не формировать сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде, а выдавать мне трудовую книжку на бумажном носителе при увольнении.
Приложения (если нужно)
Обычно не требуются. Но если у вас уже есть бумажная книжка, можно приложить ее копии для сверки.
Куда и как подавать заявление?
- На бумажном носителе: Подается лично в отдел кадров (ОК) или бухгалтерию вашей организации. Обязательно нужно получить на своей копии отметку о принятии (дата, подпись, печать).
- В электронном виде: Через корпоративную почту, систему электронного документооборота (СЭД) или иным способом, предусмотренным локальными нормативными актами организации. Важно сохранить подтверждение отправки (скриншот, уведомление).
Что происходит после подачи заявления?
Работодатель обязан:
- Рассмотреть заявление и принять решение.
- Внести информацию о вашем выборе в свою систему учета (СЗВ-ТД, Электронная трудовая книжка).
- При увольнении:
- Если вы выбрали ЭТК — выдать вам распечатку сведений о трудовой деятельности (это не замена ЭТК, а ее бумажный дубликат) или предоставить доступ к ней в личном кабинете на портале «Работа в России».
- Если вы выбрали бумажную книжку — выдать вам саму книжку с внесенными записями.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я изменить свое решение позже?
Да. Вы можете подать новое заявление с изменением выбора (например, перейти с бумажной книжки на электронную). Но важно помнить, что записи, уже внесенные в один формат, не переносяться автоматически в другой. При переходе на ЭТК данные из бумажной книжки должны быть внесены в электронную систему заново.
Что, если работодатель игнорирует мое заявление?
Это нарушение ст. 66.1 ТК РФ. Вы можете:
- Направить письменную претензию работодателю.
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
- Обратиться в суд для восстановления своих прав.
Будет ли ЭТК иметь такую же юридическую силу, как бумажная?
Да. Электронная трудовая книжка с 2021 года имеет равную с бумажной юридическую силу. Все записи в ней носят официальный характер и учитываются при назначении пенсий, оформлении пособий и т.д.
Подача заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде (или о сохранении бумажной) — это ваше законное право и важный шаг для контроля над своими трудовыми данными. Рекомендуем:
- Внимательно изучить статью 66.1 ТК РФ.
- Четко определиться с предпочтительным форматом.
- Составить грамотное заявление с четким указанием выбора.
- Подать его в установленном порядке и добиться отметки о принятии.
- Хранить копию заявления и подтверждение его подачи.
Это защитит ваши интересы и обеспечит корректное отражение вашего трудового стажа в будущем.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных случаях или при возникновении споров рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.