Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом делопроизводстве. Несмотря на то, что основной этап выбора прошел в 2020 году, у работодателей и сотрудников до сих пор остается множество вопросов. Один из самых частых: нужно ли подавать заявление о ведении трудовой книжки сейчас, в 2026 году? Разберемся во всех нюансах этой процедуры.

Историческая справка: как это работало раньше

До 31 декабря 2020 года включительно все работающие граждане должны были определиться с форматом своей трудовой книжки. В этот период работник подавал работодателю письменное заявление о том, что он выбирает:

• Или переход на электронную трудовую книжку (предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде).

Если сотрудник не подавал никакого заявления, по закону его трудовую книжку следовало продолжать вести на бумажном носителе, но одновременно с этим работодатель обязан был формировать и электронную форму.

Что изменилось в 2026 году?

На сегодняшний день (2026 год) никаких глобальных изменений в правилах ведения документов не произошло. Главное правило сейчас звучит так:

1. Если бумажная трудовая книжка есть (сотрудник ранее написал заявление о ее сохранении или вообще не писал ничего), работодатели обязаны вести ее по прежним правилам и одновременно сдавать отчетность по электронной форме.
2. Если сотрудник решил перейти на ЭТК, он имеет право сделать это в любой момент, написав соответствующее заявление.

Нужно ли брать заявление с нового сотрудника при приеме на работу?

Это один из самых горячих вопросов среди кадровиков: надо ли при приеме на работу работника брать у него заявление о согласии или отказе от ведения электронной трудовой книжки, если у предыдущего работодателя он такое заявление уже писал?

Ответ: Нет, не нужно. Если работник уже перешел на электронную трудовую книжку у предыдущего работодателя, он не обязан снова писать заявление о ведении ЭТК. Вы вправе не принимать такое заявление при приеме на работу, так как факт перехода на ЭТК уже зафиксирован в системе и подтвержден предыдущим работодателем.

Однако, если новый сотрудник, перешедший на ЭТК, вдруг захочет вернуться к бумажному формату, он должен будет написать новое заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумаге.

Порядок действий, если сотрудник переходит на ЭТК

Если работник, у которого ранее велась бумажная трудовая, все же подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан выполнить следующий алгоритм действий:

1. Внести запись в бумажную трудовую книжку. В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления работнику выдают бумажную трудовую книжку на руки с закрывающей записью о переходе на электронную трудовую книжку.
2. Отразить выдачу документа. Факт выдачи бумажной трудовой книжки должен быть отражен в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них либо в отдельном журнале.
3. Сдать отчет. Не позднее 25 числа следующего месяца с даты подачи заявления работодатель обязан сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (ранее это была форма СЗВ-ТД) в СФР.

Важно: бумажная книжка не освобождает от ЭТК!

Многие кадровики ошибочно полагают, что если сотрудник написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде, то сдавать по нему электронные отчеты не нужно. Это не так!

Даже если сотрудник решил оставить бумажную трудовую книжку, кадровики всё равно должны подавать о нём сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (например, при приеме на работу, увольнении, переводе).

Как оформить заявление в программе 1С:ЗУП

Для автоматизации процесса в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред; 3 предусмотрена удобная функция формирования заявлений. Как это сделать:

1. Перейдите в соответствующий раздел и по кнопке «Создать» выберите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. В форме документа укажите:
   • Организацию (1);
   • Дату (2);
   • Список сотрудников.
3. По кнопке «Заполнить» система автоматически добавит в список тех сотрудников, которые еще не написали заявление о ведении трудовой книжки. Это позволяет исключить ошибки и дублирование.

Сформировать заявление можно как на одного сотрудника, так и сразу на группу сотрудников, выбрав нужный формат (бумажный или электронный).

Нюансы заполнения и ведения

При работе с трудовыми книжками (как бумажными, так и электронными) важно помнить о деталях:

• При заполнении бумажной трудовой печати проставляются при наличии у работодателя печати (согласно Порядку ведения трудовых книжек, утвержденному Приказом Минтруда России от N 320н).
• В разделе о награждениях в трудовой книжке необходимо писать, кем награжден работник. Под этим имеется в виду наименование организации, а не просто должность руководителя.

Подача заявления о ведении трудовой книжки — это право работника, а не его обязанность. Если сотрудник молчит, вы продолжаете вести бумажную книжку параллельно с электронной. Если он переходит на ЭТК — делаете закрывающую запись, выдаете документ на руки и сдаете ЕФС-1. А требовать заявление от нового сотрудника, который уже выбрал ЭТК на прошлом месте работы, работодатель не имеет права.