Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих ваш трудовой стаж и являющихся основанием для расчёта пенсии. В последние годы в России активно внедряется Электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ а также сохраняется возможность вести её в бумажном виде. Чтобы изменить порядок ведения трудовой книжки‚ необходимо подать соответствующее заявление. В статье подробно рассмотрим‚ когда‚ кто и как может подать такое заявление‚ какие требования к оформлению и какие сроки следует соблюдать.

Что такое заявление о трудовой книжке?

Заявление о трудовой книжке – это письменное обращение работника к работодателю‚ в котором указывается желаемый порядок ведения трудовой книжки:

• переход с бумажной книжки на Электронную трудовую книжку (ЭТК);
• сохранение ведения бумажной книжки‚ если ранее был выбран электронный формат;
• отказ от ведения любой формы книжки (в исключительных случаях‚ предусмотренных ТК РФ).

Заявление фиксирует волеизъявление работника и служит основанием для внесения изменений в кадровый учёт.

Когда необходимо подавать заявление?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках»‚ работник может изменить порядок ведения трудовой книжки в любой момент‚ однако рекомендуется сделать это:

1. при приёме на работу (если работодатель предлагает выбор);
2. при переводе в другое подразделение‚ где уже используется иной формат;
3. в случае желания перейти на электронный учёт после 2020 года (дедлайн 31 декабря 2020 г. уже прошёл‚ но заявление всё равно принимается);
4. при желании вернуть бумажную книжку‚ если ранее была выбрана электронная.

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие процесс подачи заявления:

• Трудовой кодекс РФ (ч. 3 ст. 66‚ ч. 2‚ 4‑6 ст. 2 Федерального закона № 273‑ФЗ);
• Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» от г.;
• Приказ Минтруда России от № ТК-1/2020 «Об утверждении формы заявления о выборе порядка ведения трудовой книжки».

Кому и куда подавать заявление?

Заявление подаётся в отдел кадров или в службу персонала вашего работодателя. Если в организации есть отдельный управляющий орган по ведению кадрового учёта‚ заявление направляется ему.

В случае‚ когда работник переходит в другую компанию‚ заявление следует подать в нового работодателя‚ а также уведомить прежнего работодателя о желании сохранить (или отказаться от) бумажной книжки.

Как правильно оформить заявление?

Заявление должно быть написано в свободной форме‚ но рекомендуется использовать шаблон‚ утверждённый Минтрудом. Ниже – пример типового заявления.

Шаблон заявления о выборе порядка ведения трудовой книжки

Заявление
о выборе порядка ведения трудовой книжки

Город ____________ «___» ___________ 2026 г.

Я‚ ____________ (Ф.И;О.)‚ 
дата рождения: «__» ___________ 19__ г.‚ 

паспорт: серия ___ № ____________‚ выдан «__» ___________ 20__ г. 
(кем выдан)‚ 
трудовой договор № ___________ от «__» ___________ 20__ г.‚ 
проживающий(ая) по адресу: _______________________________‚

на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 273‑ФЗ
«Об электронных трудовых книжках» прошу:

☐ перевести сведения о моей трудовой деятельности в Электронную трудовую книжку (ЭТК);
☐ сохранить ведение бумажной трудовой книжки;
☐ отказаться от ведения любой формы трудовой книжки (только в исключительных случаях).

Подпись ____________ / ____________/

Обратите внимание на обязательные реквизиты:

• ФИО и паспортные данные;
• номер и дату трудового договора;
• чёткое указание желаемого формата (один из пунктов чек‑боксов);
• дата и подпись заявителя.

Порядок рассмотрения и сроки

После получения заявления отдел кадров обязан:

1. Проверить корректность заполнения и наличие всех необходимых реквизитов;
2. Внести запись в личное дело сотрудника о поданном заявлении;
3. В течение 5 рабочих дней (по внутренним регламентам организации – обычно 3‑7 дней) оформить переход в выбранный формат;
4. Если выбран электронный формат – оформить доступ к Единой национальной трудовой системе (ЕНТС) и передать сведения в электронный реестр;
5. Если выбран бумажный формат – выдать сотруднику новую (или возвращённую) бумажную трудовую книжку.

Согласно практике‚ большинство компаний фиксируют дату начала действия нового формата в протоколе совещания по кадровым вопросам и в журнале учёта заявлений.

Хранение и учёт заявлений

После рассмотрения заявление хранится в личном деле сотрудника в виде бумажного оригинала и/или в электронном виде в системе документооборота организации. Срок хранения – в течение всего периода трудовых отношений и 5 лет после их окончания (в соответствии с ТК РФ).

Если заявление было о переходе на электронный формат‚ копия сохраняется в Единой национальной трудовой системе‚ где доступна только уполномоченным лицам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Подать заявление о трудовой книжке – простая‚ но важная процедура‚ позволяющая работнику контролировать форму учёта своего трудового стажа. Главное – правильно оформить документ‚ подать его в отдел кадров и соблюдать установленные сроки рассмотрения. При соблюдении всех требований ваш трудовой путь будет надёжно зафиксирован как в бумажном‚ так и в электронном виде‚ что гарантирует корректный расчёт будущей пенсии.

Дата актуализации информации: . Содержание статьи основано на действующем законодательстве РФ и публичных источниках (посты от 23 апр. 2025‚ 18 мар. 2025‚ 20 дек. 2024 и др.).