Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным с 1 января 2026 года. В связи с этим работодатели обязаны информировать сотрудников о переходе‚ а работники — подтверждать факт перехода. Ниже представлен подробный образец уведомления и рекомендации по его составлению.
Правовая основа
- Федеральный закон № 35-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений» (вступил в силу ).
- Постановление Правительства РФ от № 1832 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
- Руководство по заполнению формы СЗВ‑ТД в ПФР (с ).
Когда требуется уведомление?
Уведомление необходимо направлять в следующих случаях:
- Перевод сотрудника с бумажной на электронную форму трудовых книжек.
- Изменение данных‚ отражаемых в ЭТК (например‚ смена места работы‚ должности‚ даты начала работы).
- Завершение действия временного уведомления о переходе (если оно было выдано ранее).
Основные элементы уведомления
В уведомлении должны быть указаны следующие сведения:
- Шапка документа – название организации‚ ИНН‚ ОГРН.
- Идентификационные данные сотрудника – ФИО‚ должность‚ табельный номер‚ номер страхового свидетельства.
- Основание перехода – ссылка на соответствующий закон и дату вступления в силу.
- Сведения о новой форме – указание‚ что трудовые отношения будут фиксироваться в электронной форме‚ ссылка на личный кабинет ПФР.
- Сроки действия – дата начала действия уведомления и срок его действия.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).
Пример готового уведомления
ООО «Примерный завод»
ИНН 1234567890‚ ОГРН 1234567890123
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
Тел.: +7 (495) -23-45-67
E‑mail: info@example.ru
Уведомление о переходе на электронную форму трудовых книжек
Кому: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер‑конструктор
Табельный номер: 00123
Номер страхового свидетельства: 1234567890
Основание перехода: Федеральный закон № 35‑ФЗ от «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений»‚ вступивший в силу с .
Сведения о новой форме: С г. трудовые отношения с указанным сотрудником будут фиксироваться в электронной форме трудовых книжек. Сведения о трудовом стаже и условиях занятости будут размещаться в личном кабинете ПФР по адресу https://www.pfr.ru.
Срок действия уведомления: С г. до прекращения трудовых отношений.
Подпись уполномоченного лица
____________________ /И. И. Петрова
Печать
Как подать уведомление?
- Через внутренний электронный документооборот организации.
- По электронной почте с подтверждением получения (желательно использовать подпись ЭЦП).
- В личном кабинете ПФР – в разделе «Уведомления о переходе на ЭТК».
Часто задаваемые вопросы
- Обязательно ли подписывать уведомление? Да‚ подпись уполномоченного лица подтверждает подлинность документа.
- Можно ли отправлять уведомление только в электронном виде? Да‚ при условии подтверждения получения (например‚ через электронную подпись или подтверждение доставки).
- Что делать‚ если сотрудник отказывается переходить на ЭТК? Переход на электронную форму трудовых книжек обязателен для всех работодателей с г.; отказ не допускается.
- Как отследить статус уведомления? В личном кабинете ПФР доступна история отправленных и полученных уведомлений;
Переход на электронные трудовые книжки – обязательный шаг‚ требующий официального уведомления сотрудников. Правильно составленное уведомление позволяет избежать недоразумений‚ обеспечить соответствие законодательству и упростить процесс ведения кадровых документов. Используйте представленный образец как шаблон‚ адаптируя его под конкретные условия вашей организации.
Для удобства можете скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF.