С 2021 года в Российской Федерации действует возможность выбора способа ведения трудовой книжки: традиционный бумажный носитель или электронный формат (ЭТК). Эта статья подробно рассматривает‚ как оформить заявление о выборе того или иного способа‚ какие документы необходимы‚ какие сроки соблюдать и какие последствия имеет переход между форматами.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие ведение трудовых книжек‚ содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66‚ ст. 66.1);
• Федеральном законе № 27‑ФЗ «О страховых пенсиях» (ведение сведений в ПФР/СФР);
• Приказах Минтруда России от № 697н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» и от № 236н «О порядке ведения электронных трудовых книжек»;
• Инструкциях СФР по подаче формы ЕФС‑1 при переходе на ЭТК.

Согласно этим нормам‚ работник имеет право в любой момент подать заявление о переходе с одного способа ведения на другой‚ за исключением случаев‚ когда выбор уже сделан до и изменение невозможно без согласия обеих сторон.

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Когда подавать?

Заявление можно подать:

• при приёме на работу (вместе с другими документами о приёме);
• в любой период трудовой деятельности‚ если работник ранее вёл бумажную книжку и желает перейти на ЭТК;
• при увольнении‚ если требуется оформить окончательные сведения в электронном виде.

Содержание заявления

Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа: «Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»;
2. Дата и место составления;
3. Ф.И.О. сотрудника‚ его должность и структурное подразделение;
4. Просьба о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки с указанием даты‚ с которой желается начать ведение в ЭТК;
5. Ссылка на соответствующее нормативное положение (например‚ ст. 66.1 ТК РФ);
6. Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

Примерный шаблон (выделено жирным):

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде
г. Москва‚ 23 мая 2026 г.

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности инженера-конструктора отдела проектирования‚ прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный формат с 01 июня 2026 г; в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и Приказом Минтруда России № 236н от .

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Действия работодателя после получения заявления

• Внести в бумажную трудовую книжку закрывающую запись об окончании ведения в бумажном виде (образец записи можно увидеть в нормативных актах);
• Сделать запись о выдаче книжки в книге учёта движения трудовых книжек;
• Подать в СФР форму ЕФС‑1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с указанием даты получения заявления;
• Назначить ответственного за ведение ЭТК (приказ в произвольной форме‚ указывающий Ф.И.О. и должность ответственного);
• Начать внесение сведений о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» или через специализированную систему кадрового учёта.

Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде

Когда подавать?

Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки подаётся:

• при приёме на работу‚ если работник предпочитает традиционный формат;
• в случае‚ если ранее был сделан выбор в пользу ЭТК‚ но работник желает вернуться к бумажному носителю (разрешено только до ‚ после этой даты переход обратно невозможен без согласия работодателя);
• при необходимости подтвердить выбор способа ведения в рамках внутреннего кадрового документооборота.

Содержание заявления

Требования аналогичны заявлению на электронный формат‚ только меняется просьба:

1. Название: «Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде»;
2. Дата‚ место‚ Ф.И.О.‚ должность;
3. Просьба о продолжении (или возврате) к ведению трудовой книжки на бумажном носителе с указанием даты‚ с которой следует начать/возобновить ведение;
4. Ссылка на ст. 66 ТК РФ и Приказ Минтруда № 697н от ;
5. Подпись и расшифровка.

Действия работодателя

• Если заявление получено при приёме – оформить запись о приёме в бумажную трудовую книжку;
• Если заявление о возврате к бумажному формату (до ) – внести запись о переходе с ЭТК на бумажную книжку‚ выдать книжку сотруднику и внести сведения в книгу учёта;
• Убедиться‚ что в СФР больше не передаются сведения о данном сотруднике в электронном формате (при необходимости отозвать ранее отправленные данные).

Особенности перехода между форматами

Переход с бумажного на электронный формат и обратно регулируется следующими правилами:

• Однонаправленность после : работник‚ сделавший выбор в пользу ЭТК до этой даты‚ не может вернуться к бумажной книжке без согласия работодателя и оформления дополнительного соглашения;
• Двухстороннее согласие: для обратного перехода (ЭТК → бумажная) необходимо письменное согласие обеих сторон и внесение соответствующих записей в оба формата;
• Сроки внесения записей: закрывающая запись в бумажной книжке должна быть сделана не позднее дня‚ следующего за днём подачи заявления о переходе;
• Ответственность за достоверность: работник отвечает за достоверность сведений‚ внесённых в выбранный формат; работодатель отвечает за своевременное внесение и передачу данных в СФР.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление в электронном виде?

Да. Заявление может быть оформлено в электронном документе (например‚ в формате PDF) и направлено работодателю через корпоративную систему документооборота или электронную почту с подтверждением получения.

Нужно ли заверять заявление нотариусом?

Нет. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки не требует нотариального заверения; достаточно подписи сотрудника и‚ при необходимости‚ подтверждения получения со стороны работодателя (например‚ отметка о получении в журнале incoming документов).

Что делать‚ если работник потерял бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

В случае утраты бумажного носителя после перехода на ЭТК работник может запросить дубликат электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или обратиться в СФР с заявлением о выдаче выписки из ЭТК.

Кто отвечает за хранение электронных трудовых книжек?

Хранение сведений ЭТК обеспечивается Социальным фондом России (СФР). Работодатель лишь отвечает за своевременное внесение и передачу данных в СФР.

Выбор способа ведения трудовой книжки – важное право работника‚ которое реализуется через подачу простого‚ но формально оформленного заявления. Соблюдение установленного порядка (внесение закрывающих записей‚ подача формы ЕФС‑1‚ назначение ответственного) гарантирует законность перехода между форматами и защищает права обеих сторон. Рекомендуем кадровым службам иметь готовые шаблоны заявлений и чек‑листы действий‚ чтобы процесс был прозрачным и оперативным;

Следует помнить‚ что после обратный переход с электронного на бумажный формат возможен только при взаимном согласии‚ поэтому работникам стоит тщательно взвешивать свой выбор уже на этапе приёма на работу.