, переходный период уже завершен, и большинство работников страны уже определились с форматом ведения своей трудовой книжки․ Однако вопросы о правильном оформлении заявлений, восстановлении документов или изменении ранее принятого решения (в предусмотренных законом случаях) остаются актуальными․
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, приведем актуальные образцы для разных ситуаций и ответим на часто задаваемые вопросы․
Нужно ли писать заявление в 2026 году?
Важно понимать контекст: основной срок подачи заявлений о выборе между бумажной и электронной трудовой книжкой истек 31 декабря 2020 года․
- Для работников, принятых на работу до 1 января 2021 года: Если вы не подали заявление до конца 2020 года, работодатель по умолчанию продолжает вести вашу трудовую книжку в бумажном виде․ Переход на электронную версию теперь возможен только при увольнении (выдача бумажной на руки) или по соглашению сторон, но массовая кампания завершена․
- Для новых сотрудников (принятых после 1 января 2021 года): На них правило подачи заявления о выборе не распространяется․ Трудовые книжки на них ведутся исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант заводится только по их письменному желанию․
- Исключения: Заявление может потребоваться, если работник ранее подал заявление о ведении ЭТК, но хочет уточнить данные, или в случаях, предусмотренных новыми поправками в ТК РФ (если таковые были приняты к 2026 году)․
Тем не менее, знание того, как правильно оформить этот документ, необходимо каждому, так как унифицированной формы не существует, и оно пишется в свободной форме․
Образец №1: Заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Данный вариант актуален для тех сотрудников, которые ранее не подавали заявление (до конца 2020 года) и хотят перейти на электронный формат, если работодатель согласен принять такое заявление постфактум, либо для тех, кто оформляется заново и хочет зафиксировать свое желание иметь только ЭТК (хотя для новых сотрудников это и так)․
Документ составляется на имя работодателя в произвольной форме․ Ниже представлен рекомендуемый шаблон:
Шаблон заявления
Генеральному директору ООО «Название Организации»
Иванову И․И․
от менеджера Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ․
Сведения о трудовой деятельности, сформированные в электронном виде, прошу предоставлять мне:
- [ ] путем выдачи бумажного носителя;
- [ ] путем направления на адрес электронной почты: email@example․com;
- [ ] через личный кабинет застрахованного лица на портале Госуслуг (по умолчанию)․
Подпись: ___________ /Петров П․П․/
Образец №2: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Часто под «заявлением по электронной трудовой» понимают запрос на получение выписки из нее․ Согласно законодательству, работник имеет право в любой момент обратиться к работодателю за сведениями о своей трудовой деятельности․
Шаблон запроса сведений
Директору ЗАО «Вектор»
Сидорову С․С․
от инженера Кузнецовой А․А․
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде за период работы в вашей организации․
Способ получения сведений: на бумажном носителе (заверенном работодателем)․
Подпись: ___________ /Кузнецова А․А․/
Ключевые правила оформления
- Свободная форма: Законодательство не требует использования строгого бланка․ Главное, четко выразить волю работника․
- Адресат: Заявление пишется на имя руководителя организации или индивидуального предпринимателя․
- Дата и подпись: Обязательные реквизиты․ Без них документ не имеет юридической силы․
- Способ получения: В заявлении о переходе на ЭТК желательно сразу указать, как работник хочет получать копии сведений (через Госуслуги, почтой или на руки)․ Если способ не указан, по умолчанию считается, что работник будет смотреть данные через портал ПФР/Госуслуг․
Частые ошибки при заполнении
Анализируя практику 2020–2026 годов, можно выделить типичные ошибки, которых стоит избегать:
- Отсутствие конкретики: Фраза «прошу сделать мне электронную трудовую» менее корректна, чем «прошу вести трудовую книжку в электронном виде»․
- Неверная дата: Для тех, кто опаздывает с подачей заявления после 2020 года, важно понимать, что работодатель может отказать в приеме заявления о выборе формы, ссылаясь на истечение сроков, установленных федеральным законом;
- Путаница в терминах: Не стоит путать заявление о выборе формы ведения книжки и заявление о предоставлении сведений․ Это два разных документа с разными целями․
Где получить информацию о своей электронной трудовой?
Если вы не хотите писать заявление работодателю, информацию о своей трудовой деятельности в электронном виде можно получить самостоятельно через:
- Личный кабинет гражданина на сайте Пенсионного фонда России (ПФР) или портале Госуслуги․
- МФЦ («Мои документы»)․
- Клиентскую службу ПФР․
Помните, что электронная трудовая книжка — это не физический файл, который можно «переслать», а запись в единой базе данных Социального фонда России (СФР)․ Работодатель лишь передает туда сведения, а работник управляет доступом к ним и способами их получения․
Несмотря на то, что основные сроки перехода на электронные трудовые книжки прошли, грамотное оформление документов остается важной частью кадрового делопроизводства․ Используйте приведенные выше образцы как основу, адаптируя их под свою ситуацию․ Всегда проверяйте актуальность требований в отделе кадров вашей организации, так как локальные правила могут иметь свои особенности․