В 1С:Зарплата и управление персоналом (8 ред. 3) существует готовый механизм для оформления заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно подготовить‚ оформить и подать такое заявление‚ а также какие нюансы следует учитывать при работе с бумажной и электронной трудовой книжкой.
Что такое заявление о ведении трудовой книжки?
Регистрация о подаче заявления сотрудником о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности производится с помощью документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». В 1С это один и тот же документ‚ который позволяет выбрать:
- Ведение трудовой книжки на бумажном носителе (статья 66 ТК РФ)
- Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ)
В зависимости от выбранного варианта в документе формируются две печатные формы: одна для бумажной книжки‚ другая – для электронной.
Предварительные условия
Флажок «Начало трудовой деятельности»
При заполнении документа «Приём на работу» ставится флажок «Начало трудовой деятельности». Если он установлен‚ это означает‚ что работник до 2021 г. нигде не работал и‚ следовательно‚ не может выбирать метод ведения трудовой книжки. В таком случае заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности заполнять не нужно.
Срок подачи заявления
Сотруднику‚ принявшему решение вести трудовую книжку только в электронной форме‚ необходимо не позже последнего дня текущего года составить заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности согласно статье 66.1 ТК РФ.
Как оформить заявление в 1С
Создание заявления
- Откройте раздел Кадры или Отчетность → Справки → Журнал «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В открывшемся окне выберите сотрудника (или сотрудников)‚ для которых вы хотите оформить заявление.
- В поле «Организация» убедитесь‚ что указана правильная организация.
Выбор способа ведения
В документе «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» появятся два чекбокса:
- «Ведение бумажной трудовой книжки» – выберите‚ если работник согласен вести бумажную книгу.
- «Ведение сведений в электронном виде» – выберите‚ если работник согласен вести электронную книгу.
Можно выбрать оба варианта‚ если работник хочет иметь обе копии.
Печать заявления
После заполнения документа нажмите кнопку «Печать». В результате вы получите две печатные формы:
- Форма для бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ).
- Форма для электронной трудовой книжки (статья 66.1 ТК РФ).
Выведите их на бумагу и передайте сотруднику для подписи.
Подпись сотрудника и бухгалтерия
Сотрудник подписывает обе формы. После этого бухгалтер (или сотрудник‚ ответственный за 1С) заполняет в 1С соответствующие поля‚ подтверждая подписание. Это необходимо для корректного ведения учета и последующего формирования отчетов.
Что делать‚ если заявление не подано
Если работник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки‚ его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе по умолчанию. Это правило действует до тех пор‚ пока работник не подаст заявление в порядке‚ описанном выше.
Как использовать заявление в отчетах
После оформления заявления вы можете использовать его данные в следующих отчетах:
- «Сведения о трудовой деятельности работников»
- «СЗВ-ТД» (Сводные сведения о трудовой деятельности)
- Форма ЕФС‑1 (приём на работу)
Эти отчеты автоматически учитывают выбранный способ ведения трудовой книжки‚ что упрощает контроль за соблюдением законодательства.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный выбор флажка «Начало трудовой деятельности» – убедитесь‚ что он установлен только для новых сотрудников‚ которые действительно не работали до 2021 г.
- Отсутствие подписи сотрудника – всегда проверяйте‚ что обе формы подписаны‚ иначе 1С не позволит сохранить документ.
- Неправильный выбор способа ведения – если работник хочет вести только электронную книгу‚ не ставьте флажок «Ведение бумажной трудовой книжки».
- Срок подачи заявления – не забывайте подавать заявление до конца календарного года‚ иначе работник будет вести бумажную книгу по умолчанию.
Оформление заявления о ведении трудовой книжки в 1С – это простая‚ но важная процедура‚ которая позволяет:
- Соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.
- Обеспечить корректный учет трудовой деятельности сотрудников.
- Сократить бумажную работу и перейти к электронному формату.
- Упростить подготовку отчетности и контроль за соблюдением законодательства.
Следуйте приведенной инструкции‚ и процесс оформления заявления будет быстрым и без ошибок. Если возникнут вопросы‚ обратитесь к руководству 1С в вашей организации – специалисты помогут настроить шаблоны и автоматизировать процесс.