С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде, а по заявлению работника — также в бумажном виде. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет удобные инструменты для оформления и учета этих заявлений. Данная статья подробно разберет, как правильно создать, зарегистрировать и отразить в программе Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
Законодательная основа и ключевые понятия
Основные нормы регулируются:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, ведение ЭТК, ст. 66 — ведение бумажной ТК).
- Федеральным законом № 439-ФЗ от .
- Порядком ведения трудовых книжек (Постановление Правительства № 903н).
Важно: Если сотрудник уже имеет стаж работы до 2021 года, у него, как правило, есть бумажная трудовая книжка. При приеме на работу ему нужно предоставить заявление о том, как вести учет в новой организации: только в ЭТК или в обеих формах (бумажной и электронной).
Когда необходимо заявление?
Заявление требуется в двух основных случаях:
- При приеме на работу нового сотрудника, который уже имеет трудовой стаж (не первый рабочий день в жизни).
- При смене работодателем способа ведения (например, сотрудник решил перейти с бумажной ТК только на ЭТК или наоборот).
Форма заявления в 1С:ЗУП
Утвержденной единой формы заявления не существует. Разработчики 1С предусмотрели в программе типовой документ, который соответствует требованиям закона. Его можно использовать без изменений или адаптировать под политику конкретной организации.
При печати этого документа автоматически формируется два экземпляра:
- Первое заявление — о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном варианте (согласно ст. 66 ТК РФ).
- Второе заявление, о ведении сведений в электронном виде (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
Оба заявления подписываются сотрудником и руководителем организации.
Пошаговая инструкция: как оформить заявление в 1С:ЗУП
Создание документа «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки»
Документ находится в разделе «Кадры» или «Кадровый учет» (в зависимости от конфигурации и версии).
- Перейдите в меню Кадры -> Кадровые документы -> Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Нажмите Создать.
- В шапке документа укажите:
- Сотрудник — выберите из списка.
- Дата документа — дата подачи заявления.
- В табличной части выберите способ ведения:
- Бумажный — ведение только бумажной трудовой книжки.
- Электронный — ведение только электронной трудовой книжки.
- Бумажный и электронный — ведение в обеих формах (наиболее распространенный вариант для сотрудников со стажем).
- Укажите дату выбора способа (обычно совпадает с датой приема на работу или датой подачи заявления).
- Нажмите Провести.
Особенность при приеме на работу
При оформлении нового сотрудника через документ «Прием на работу» (или «Прием на работу списком») есть специальный флажок:
- «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы».
Как это работает:
- Если у сотрудника уже был стаж, и он ранее подал заявление о способе ведения на предыдущем месте работы, то при приеме в новую организацию нужно указать этот способ. Для этого в документе «Прием на работу» необходимо поставить галочку в указанном поле.
- После этого в программе появится возможность выбрать из справочника тот самый способ (бумажный/электронный) и указать дату заявления на предыдущем работодателе.
- Важно: Если сотрудник не имеет стажа работы (первое рабочее место), в документе «Прием на работу» нужно поставить флажок «Начало трудовой деятельности». В этом случае заявление о способе ведения не требуется, так как ведение ЭТК начинается автоматически с первого дня работы.
Что делать после регистрации заявления?
- Выдать сотруднику экземпляр заявления (оба бланка) под роспись.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку (если выбран бумажный или смешанный способ). Запись делается в свободной форме, например: «Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ. Способ ведения трудовой книжки: [бумажный/электронный/оба].»
- В 1С: После проведения документа «Заявление…» система автоматически обновляет информацию о сотруднике в кадровом справочнике. Это отразится в отчетности и при формировании сведений для передачи в ФСС.
- Сдать отчетность: Если организация переходит на ведение ЭТК или меняет способ у сотрудника, необходимо timely сдать подраздел 1.1 ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в Фонд социального страхования. Срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.
Как отменить или изменить заявление?
Если сотрудник передумал и хочет изменить способ ведения (например, отказаться от бумажной книжки), он должен написать новое заявление об изменении способа. В 1С это оформляется аналогично: создается новый документ «Заявление о выборе способа ведения…» с новым вариантом. Старое заявление не удаляется, а просто заменяется новым по дате.
Для отмены действия заявления (например, если оно было создано по ошибке) в программе есть функция «Отмена» в самом документе. После отмены документ переходит в статус «Отменен», и его данные больше не учитываются.
Частые ошибки и рекомендации
- Ошибка: Не поставить флажок «Способ ведения… выбранный по прежнему месту работы» при приеме сотрудника со стажем.
Решение: Всегда проверять этот пункт в документе «Прием на работу». - Ошибка: Не выдать сотруднику экземпляр заявления.
Решение: Заявление — это документ, подтверждающий выбор сотрудника. Без его подписи и росписи организации могут быть проблемы при проверках. - Ошибка: Забыть сделать запись в бумажную трудовую книжку.
Решение: Запись обязательна, даже если основной способ — электронный. Это подтверждает факт информирования сотрудника. - Ошибка: Не сдать ЕФС-1 в срок.
Решение: Настроить напоминание в 1С или календаре на 20-е число каждого месяца для проверки необходимости сдачи подраздела 1.1.
Оформление заявления о способе ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП — стандартизированный и простой процесс. Ключевые шаги:
- Определить, нужно ли заявление (прием сотрудника со стажем или изменение способа).
- Создать документ в 1С, выбрав правильный способ.
- При приеме на работу не забыть про флажок «выбранный по прежнему месту работы».
- Выдать документ сотруднику и сделать запись в бумажную ТК (при необходимости).
- Своевременно сдать отчетность (ЕФС-1).
Соблюдение этих правил обеспечит корректный кадровый и бухгалтерский учет, а также защитит организацию от претензий со стороны контролирующих органов и самих работников.
Статья подготовлена на основе актуальной практики работы с конфигурациями 1С:ЗУП 8 (версии 3.1 и выше). Интерфейс и названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от конкретной версии программы и внесенных доработок.