С 2019 г. в России действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке». В соответствии с частью 2 статьи 2 этого закона работники обязаны в письменной форме заявить работодателю о желаемом виде ведения трудовой книжки: в бумажном виде или в электронном виде (ЭТК). Если работник не подал заявление‚ то по умолчанию трудовая книжка ведётся в бумажном виде.

Ниже приведена подробная инструкция‚ как правильно оформить заявление‚ какие документы нужны‚ какие сроки соблюдаются и что происходит после его подачи.

Кому и зачем подавать заявление?

• Работник – чтобы официально заявить о своём выборе (продолжить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную).
• Работодатель – обязан принять заявление‚ оформить соответствующую запись в бумажной трудовой книжке и‚ при переходе на ЭТК‚ передать данные в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТЗ).

Сроки подачи заявления

Согласно статье 2 закона № 439‑ФЗ‚ до 31 декабря 2020 г. каждый работник обязан подать заявление. После этого срока работодатель может вести трудовую книжку в бумажном виде‚ если работник не выразил иного желания. Однако в 2021 г; и далее работники всё ещё могут подать заявление о переходе на ЭТК‚ а также о сохранении бумажной версии.

Что должно содержать заявление?

1. ФИО работника‚ дата рождения‚ место работы.
2. Выбор вида трудовой книжки:
   • «Продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде»
   • «Перейти на электронную трудовую книжку»
3. Дата‚ с которой выбранный формат будет применяться.
4. Подпись работника и дата.

В заявлении можно добавить комментарий (например‚ «Необходима бумажная копия до 2025 г.»)‚ но это не является обязательным.

Где и как подавать заявление?

• Физически – в отдел кадров или в службу кадровой службы.
• Электронно – через портал «Мой персональный кабинет» (если работник имеет доступ) или через сервисы ЭДО (например‚ Nopaper).
• Сканированная копия может быть отправлена по электронной почте‚ но оригинал необходимо хранить у работодателя.

Что делает работодатель после получения заявления?

1. Проверяет наличие бумажной трудовой книжки работника.
2. Если работник выбрал бумажную форму‚ в течение 3 рабочих дней после получения заявления:
   • выдаёт бумажную трудовую книжку работнику;
   • вносит запись о «принятии» заявления в первую страницу трудовой книжки (появляется отметка «Переход на бумажную трудовую книжку»).
3. Если работник выбрал электронную форму:
   • выдаёт бумажную трудовую книжку работнику в день получения заявления (согласно статье 2 закона);
   • сразу же отправляет данные о переходе в ФСТЗ в форме ЕФС‑1 (или через 1С‑Управление персоналом).
4. Сохраняет копию заявления в личном деле работника.

Как выглядит образец заявления?

Ниже приведён готовый шаблон‚ который можно скопировать‚ заполнить и распечатать.

Заявление о переходе на бумажную трудовую книжку

Я‚ ФИО‚ дата рождения ДД.ММ.ГГГГ‚ работаю в компании ООО "Пример" на должности Должность с ДД.ММ.ГГГГ.

Прошу продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде с ДД.ММ.ГГГГ.

Подпись: _____________________ Дата: _______________

Аналогичный образец можно использовать для перехода на электронную трудовую книжку‚ заменив «бумажной» на «электронной» и указав дату начала действия.

Что делать‚ если работник не подал заявление?

Если работник не выразил своего выбора‚ работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде. При этом работник может в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК‚ и работодатель обязан выполнить переход в течение 3 рабочих дней.

Как проверить‚ что переход прошёл успешно?

• Проверить наличие записи о переходе в бумажной трудовой книжке (стр. 1).
• Проверить‚ что в системе ФСТЗ (или в 1С) появился статус «Электронная трудовая книжка».
• Получить от работодателя справку о переходе (например‚ справку СТД‑Р).

Частые вопросы

• Можно ли перейти на бумажную трудовую книжку после 2020 г.? Да‚ работник может в любой момент подать заявление о сохранении бумажной версии.
• Требуется ли подтверждение от работодателя? Да‚ работодатель обязан оформить запись в трудовой книжке и сохранить копию заявления.
• Что если работник не получил бумажную трудовую книжку в день подачи заявления? Работодатель обязан выдать её в течение 3 рабочих дней.
• Можно ли получить бумажную копию только для определённых документов? Да‚ работник может запросить копии отдельных страниц (например‚ справку о стаже).

Переход на бумажную трудовую книжку – это простая процедура‚ но она требует соблюдения формальностей. Важно помнить‚ что заявление должно быть подписано и датировано‚ а работодатель обязан оформить запись и выдать книгу в срок. Если вы не уверены в правильности оформления‚ воспользуйтесь готовыми шаблонами из официальных источников или обратитесь к специалисту по кадровому учету.

Соблюдение всех требований закона поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит корректное ведение трудовой истории.