С 2019 г. в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Однако до 2026 г. большинство работодателей и работников всё ещё используют бумажный формат. В этой статье разберём, как правильно оформить заявление о выдаче или передаче бумажной трудовой книжки, какие документы нужны, какие сроки и какие нюансы следует учитывать.
Что такое заявление о трудовой книжке?
Заявление о трудовой книжке – это письменный запрос работника (или работодателя) к организации о выдаче, передаче, регистрации, внесении сведений или возврате бумажной трудовой книжки; В большинстве случаев заявление составляется в свободной форме, но в некоторых случаях применяются официальные бланки.
Когда нужно подавать заявление?
- При приёме на работу – работодатель обязан выдать трудовую книжку.
- При увольнении – работник получает копию трудовой книжки с отработанным стажем.
- При смене работодателя – необходимо передать книжку новому работодателю.
- При переходе на электронную трудовую книжку – работник может отказаться от бумажной версии, подавая заявление об отказе.
- При восстановлении недостающих записей – работник может запросить внесение сведений.
Кому адресовано заявление?
Заявление подаётся в:
- отдел кадров (HR) работодателя;
- отдел кадров организации, в которую переходит работник;
- в органы социальной защиты РФ, если речь идёт о восстановлении записей.
Правовые основы
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу и хранение трудовых книжек:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38).
- Федеральный закон от № 442-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 1291 «Об утверждении форм и порядка оформления трудовых книжек».
- Приказ Минтруда РФ от № 1 «Об утверждении новых бланков трудовых книжек»;
Согласно статье 31 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку и выдавать её работнику. При переходе на электронную форму, работник может отказаться от бумажной, но при этом работодатель обязан продолжать вести бумажную книгу, если работник не подал заявление об отказе.
Как оформить заявление?
Шаг 1 – подготовка документов
- Само заявление (свободная форма или официальный бланк).
- Копия паспорта (или другого удостоверения личности).
- Копия трудового договора (если требуется).
- При необходимости – справка о стаже работы в предыдущих компаниях.
Шаг 2 – оформление заявления
Ниже приведён образец заявления в свободной форме. Вы можете использовать его как шаблон, изменив пункты под свою ситуацию.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки
От: ФИО (должность, отдел)
Адрес: улица, дом, квартира
Телефон: +7 (XXX) XXX-XX-XX
Электронная почта: example@mail.ru
Кому: Отдел кадров (HR)
Адрес: улица, дом, офис
Заявление
Прошу выдать мне трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от № 442-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек».
Подпись: ___________________
Шаг 3 – подача заявления
- Сдайте заявление лично в отдел кадров.
- Отправьте по электронной почте в формате PDF (если отдел кадров принимает электронные заявки).
- Сохраните копию заявления для ваших записей.
Шаг 4 – ожидание решения
Согласно статье 32 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления. Если в заявлении указана причина (например, отказ от бумажной книги), работодатель обязан оформить отказ в течение 10 рабочих дней.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку
С 2023 г. в России введены новые бланки трудовых книжек, которые совместно используются с электронными версиями. При этом:
- Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан вести обе версии.
- При отказе от бумажной книги работник получает только электронную, но может запросить копию бумажной в виде печатной копии по запросу.
- В заявлении об отказе необходимо указать дату и причину отказа, а также подтвердить, что работник согласен на хранение данных в электронном виде.
Образец заявления об отказе от бумажной трудовой книжки
От: ФИО
Адрес: улица, дом, квартира
Кому: Отдел кадров (HR)
Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки
Прошу отказаться от выдачи бумажной трудовой книжки и перейти на электронную трудовую книжку в соответствии с Федеральным законом от № 442-ФЗ.
Подпись: ___________________
Что делать, если заявление отклонено?
Если работодатель отклоняет заявление, он обязан указать причину отказа в письменной форме. Возможные причины:
- Отсутствие необходимых документов (паспорт, трудовой договор).
- Несоответствие заявителя требованиям (например, отсутствие стажа).
- Нарушение правил оформления заявления (неподписанное, неполное).
В таком случае работник может исправить ошибки и повторно подать заявление. Если причина в несоответствии требованиям, работник может обратиться в органы социальной защиты РФ за разъяснениями.
Практические советы
- Проверяйте актуальность бланков: с 2023 г. применяются новые формы, которые можно скачать на официальном сайте Минтруда РФ.
- Сохраняйте копии всех документов, включая заявление и подтверждение его получения.
- Учитывайте, что в случае увольнения работник имеет право на копию трудовой книжки с отработанным стажем в течение 30 дней.
- Если вы переходите на новый работодателя, обязательно передайте трудовую книжку в оригинале, а не копию.
- При работе с электронными версиями убедитесь, что ваш логин и пароль защищены, а доступ к данным ограничен.
Где можно скачать официальные бланки?
Официальные бланки трудовых книжек можно скачать с сайта Минтруда РФ (mintrud.gov.ru) или из портала государственных услуг (gosuslugi.ru). Также доступны шаблоны на сайтах юридических консультаций, например, domashniy-urist.ru.
Заявление о трудовой книжке в бумажном виде – важный документ, который регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом о электронных трудовых книжках. Правильное оформление и своевременная подача заявления помогут избежать задержек и недоразумений. Следуйте приведённым рекомендациям, используйте официальные бланки и сохраняйте копии всех документов – это обеспечит прозрачность и законность ваших трудовых отношений.