Заявление о выдаче (или замене) бумажной трудовой книжки – это официальный документ, который сотрудник подаёт в отдел кадров или в бухгалтерию предприятия. Ниже подробно описано, как правильно оформить такое заявление, какие сведения необходимо указать и на что обратить внимание.

Когда требуется подать заявление

• При приёме на работу, если трудовая книжка ещё не заведена;
• При утере, порче или повреждении существующей книжки;
• При необходимости внесения изменений (например, изменение фамилии после брака);
• При переходе на другую работу и требовании нового работодателя предоставить трудовую книжку.

Структура заявления

Заявление состоит из следующих блоков:

1. Шапка – реквизиты организации и заявителя;
2. Название документа – слово «Заявление»;
3. Текст заявления – суть просьбы и перечень прилагаемых документов;
4. Дата и подпись.

Шапка

В левом верхнем углу указываются:

• Название организации (полное, как в учредительных документах);
• Подразделение, куда подаётся заявление (например, «Отдел кадров»);
• ФИО заявителя полностью;
• Должность (если уже трудоустроен) или «Соискатель»;
• Контактный телефон и e‑mail (по желанию).

Название документа

По центру строки пишется слово Заявление с заглавной буквы, без точки в конце.

Текст заявления

Начинается с фразы «Прошу выдать (заменить) мне бумажную трудовую книжку…» Далее следует указать причину и перечень прилагаемых документов.

Пример текста:

Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с утерей предыдущей. Прилагаю копию паспорта, СНИЛС и трудовой договор с предыдущим работодателем.

Дата и подпись

Слева ставится дата подачи заявления (день, месяц, год). Справа – подпись заявителя и расшифровка (ФИО).

Образец заявления

ООО «Ромашка»
Отдел кадров
Иванов Иван Иванович
Специалист по продажам
тел.: +7 (495) -23-45-67
e-mail: ivanov@example.com

 Заявление

Прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с утерей предыдущей.
Прилагаю:
Копия паспорта (страницы с данными и пропиской);
Копия СНИЛС;
Трудовой договор с предыдущим работодателем (ООО «Текстиль»).
_____________/Иванов И.И./

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте все необходимые документы (паспорт, СНИЛС, трудовой договор, справка о среднем заработке и т.д.).
2. В шапке укажите реквизиты организации и свои данные.
3. По центру напишите слово «Заявление».
4. Сформулируйте просьбу чётко и без лишней информации.
5. Перечислите прилагаемые документы нумерованным списком;
6. Поставьте текущую дату слева, подпись и расшифровку справа.
7. Проверьте текст на наличие опечаток и соответствие требованиям отдела кадров.
8. Сдайте заявление лично или через электронный документооборот (если таковой принят в компании).

Частые ошибки и как их избежать

• Неполные реквизиты организации. Всегда указывайте полное наименование ИНН/КПП не требуется, но полное название обязательно.
• Отсутствие причины.
• Не перечислены приложения. Укажите каждый документ, иначе кадровая служба запросит их дополнительно.
• Неподписанное заявление. Подпись обязательна, иначе документ не имеет юридической силы.
• Неправильная дата. Используйте формат ДД.ММ.ГГГГ, принятый в российском делопроизводстве.

Полезные советы

• Если вы подаёте заявление впервые (при приёме на работу), уточните у HR‑отдела, нужен ли также запрос в Пенсионный фонд о выдаче дубликата электронной трудовой книжки.
• При утере трудовой книжки рекомендуется одновременно подать заявление в полицию о краже/утере – копия протокола может понадобиться для восстановления.
• Сохраните копию поданного заявления для себя; это поможет отследить сроки рассмотрения.
• В некоторых организациях заявление оформляется на фирменном бланке – в этом случае достаточно заполнить только поля, предусмотренные бланком.

Правильно оформленное заявление на бумажную трудовую книжку ускоряет процесс её выдачи и исключает необходимость повторных обращений в отдел кадров. Следуя приведённой выше структуре и рекомендациям, вы сможете подготовить документ, который будет принят без замечаний.