Копия трудовой книжки – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. По закону РФ (ст. 62 ТК РФ) работник имеет право запросить заверенную работодателем копию своей трудовой книжки. Для оформления такой процедуры необходимо подготовить официальное заявление. В статье подробно рассматриваются требования, структура и примеры заполнения заявления.
Когда требуется копия трудовой книжки?
- При увольнении сотрудника – в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- При переходе на электронный трудовой договор (ЭТК).
- По инициативе работника – для подтверждения стажа, получения выплаты, оформления кредита и т.п.
Правовая база
Основания для выдачи копии трудовой книжки содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ, ст. 62 – право работника на получение копий трудовой документа.
- Положениями о порядке ведения и хранения трудовой документации.
- Приказами Министерства труда и социальной защиты, регламентирующими порядок выдачи копий.
Структура заявления
Заявление может быть оформлено в свободной форме, однако в него должны входить следующие элементы:
Шапка документа
Наименование организации (полное, с ИНН/КПП при необходимости).
Раздел «Заявление»** – слово «Заявление» или «Просьба».
Персональные данные работника
- ФИО (фамилия, имя, отчество).
- Дата рождения.
- Табельный номер (при наличии).
- Должность/подразделение.
Содержание запроса
Чётко сформулировать, что требуется: «Копию заверенной трудовой книжки за период с … по …»; При необходимости указать цель (например, «для подачи в банк»);
Срок исполнения
Укажите желаемый срок получения копии (обычно 5–10 рабочих дней).
Подпись и дата
Работник подписывает заявление, указывает дату подачи.
Пример оформления заявления
ЗАЯВЛЕНИЕ о выдаче заверенной копии трудовой книжки Я, Иванов Иван Иванович, г. р., таб. № 12345, работающий в отделении «Бухгалтерия», прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки за период с по .Цель запроса: подтверждение стажа для оформления ипотечного кредита.
Срок получения копии – не позднее 10 (десяти) календарных дней с даты подачи заявления.
Дата подачи:
Подпись: ______________________
Как правильно подать заявление
- Лично в кадровый отдел или отправить по внутренней корреспонденции.
- Электронную форму (если компания допускает электронные обращения) – через корпоративную почту с пометкой «Заявление о выдаче копии трудовой книжки».
- Сохранить подтверждение подачи (копию заявления с печатью/подписью о получении).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли запросить копию без указания цели? – Да, цель не обязана указываться, однако её указание ускорит обработку.
- Сколько стоит выдать копию? – По закону копия предоставляется бесплатно. Если требуется заверение – может взиматься небольшая административная плата.
- Что делать, если копия не выдается в установленный срок? – При отсутствии ответа в течение 10 дней можно направить предписание или обратиться в инспекцию труда.
- Можно ли получить копию в случае утери оригинала? – Да, работник имеет право запросить заверенную копию даже при утрате оригинала.
Правильно составленное заявление на представление копии трудовой книжки обеспечивает соблюдение трудовых прав работника и упрощает работу кадрового отдела. Соблюдайте рекомендации по структуре, указывайте все необходимые данные и сроки – тогда процесс выдачи копии пройдет быстро и без лишних сложностей.
Для удобства можно воспользоваться готовыми образцами заявлений, которые регулярно обновляются в соответствии с текущим законодательством.