Заявление о выдаче копии трудовой книжки подаётся работником (или его представителем) в случае необходимости подтверждения трудового стажа‚ получения пособий‚ оформления кредита и т.д. Ниже приведён подробный пример такого документа‚ а также рекомендации по его оформлению и подаче.
Правовая основа
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 62‚ 65);
- Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 10‚ 11);
- Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи из них справок».
Что должно содержаться в заявлении
- Реквизиты получателя (название организации‚ её адрес‚ ФИО руководителя или уполномоченного лица);
- Данные заявителя (ФИО‚ дата рождения‚ должность‚ структурное подразделение‚ контактный телефон);
- Наименование документа – «Заявление о выдаче копии трудовой книжки»;
- Основание запроса (например‚ «для подачи в Пенсионный фонд»‚ «для оформления ипотечного кредита» и т.п.);
- Указание‚ какие именно страницы трудовой книжки требуется скопировать (все страницы или конкретные периоды);
- Согласие на обработку персональных данных (при необходимости);
- Дата и подпись заявителя;
- Приложения (копия паспорта‚ доверенность‚ если заявление подаёт представитель).
Образец заявления
Иванов Иван Иванович Должность: ведущий инженер
Подразделение: отдел проектирования
Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67
E-mail: ivanov@example.com
Наименование организации: ООО «СтройПроект»
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Строителей‚ д. 10‚ офис 5
ФИО руководителя: Петров Петр Петрович
Заявление
о выдаче копии трудовой книжки
Прошу выдать мне копию трудовой книжки за период с по (все страницы‚ содержащие сведения о трудовой деятельности). Копия необходима для подачи в Пенсионный фонд Российской Федерации в целях подтверждения страхового стажа при оформлении пенсии по старости. Согласен(на) на обработку моих персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ от г. Подпись: ___________________ /Иванов И.И./ Приложения:
- Копия паспорта (страница с данными и пропиской);
- Доверенность (если заявление подаёт представитель).
Как подать заявление
- Лично в отделе кадров или кадровой службе организации;
- Через электронный документооборот (если в компании настроен ЭДО) – scanned копия заявления с электронной подписью;
- По почте заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендуется сохранять копию отправленного письма и опись вложения).
Сроки рассмотрения
Согласно ст. 62 ТК РФ‚ employer обязан выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. При невозможности выполнить запрос в указанный срок работодатель должен уведомить заявителя о причинах задержки и указать новый срок‚ не превышающий десяти рабочих дней.
Что делать‚ если отказывают в выдаче копии
- Получить письменный мотивированный отказ (должен содержать ссылку на нормативный акт);
- Обратиться с жалобой в трудовую инспекцию по месту нахождения работодателя;
- При необходимости подать иск в суд о защите нарушенного права на получение документа‚ подтверждающего трудовой стаж.
Полезные советы
- Всегда сохраняйте копию поданного заявления и подтверждение его получения (расписка‚ электронное подтверждение‚ почтовый чек);
- Если требуется копия только определённого периода‚ укажите точные даты – это ускорит обработку запроса;
- При подаче через представителя не забудьте оформить доверенность‚ заверенную нотариально (если иное не предусмотрено внутренними регламентами компании);
- Проверьте‚ что в заявлении нет ошибок в ФИО‚ датах и реквизитах организации – это уменьшит вероятность возврата документа на доработку.
Соблюдая указанные рекомендации и используя приведённый образец‚ вы сможете оформить заявление на выдачу копии трудовой книжки быстро и без лишних затруднений.