Заявление о выдаче ксерокопии трудовой книжки – формальный документ‚ который работник направляет работодателю для получения официального дубликата своей трудовой книги. Ниже представлено подробное руководство по составлению‚ оформлению и использованию такого заявления.

Нормативная база

Основным нормативным актом‚ регулирующим выдачу копий трудовой книжки‚ является ст. 62 Трудового кодекса РФ. Согласно ей:

• Копию (дубликат) трудовой книжки можно получить по письменному запросу работника;
• Срок действия выданной ксерокопии неограничен‚ однако её юридическая сила подтверждается только после заверения работодателем;
• Форма заявления не регламентирована строго – её можно составить в свободной форме или использовать официальный бланк.

Когда требуется ксерокопия?

Ксерокопию трудовой книжки могут потребовать в следующих случаях:

1. Потеря оригинального документа;
2. Необходимость предоставить копию работодателю (например‚ при устройстве в новую организацию);
3. Требование подтверждения периода работы (выписка из определённых страниц);
4. Переход на электронный формат трудовой книжки – в этом случае требуется заверенная копия для перехода.

Как правильно оформить заявление

Заявление может быть написано от руки‚ напечатано или оформлено в текстовом редакторе. Главное – указать:

• ФИО работника;
• Должность и подразделение;
• Номер и серия трудовой книжки (если известны);
• Цель получения копии (например‚ «для предоставления в новую организацию»);
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника.

Пример оформления (без официального бланка)

Заявление
о выдаче ксерокопии трудовой книжки

Я‚ _______________________________ (ФИО)‚ паспорт: ___________ выдан ___________ (кем)‚ выдан ___________ (когда)‚
работаю в организации «_____________________» с ___________ (дата начала работы) по настоящее время‚
прошу выдать мне ксерокопию моей трудовой книжки (№ _____‚ серия _____).

Цель: ________________________________________________

Подпись: ______________________

Порядок подачи заявления

Подготовка документа – заполнить заявление и приложить копию паспорта (при необходимости).

Подача в кадровый отдел – передать заявление руководителю или в отдел кадров.

Ожидание обработки – отдел кадров готовит ксерокопию‚ оформляет её подписью и печатью организации.

Получение копии – работник получает готовый документ‚ подписывает акт приёма‑передачи.

Как заверяется копия?

Заверенная ксерокопия должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (оформление и подпись). Типичные ошибки:

• Отсутствие подписи и печати работодателя;
• Несоответствие формата (неправильный размер листа‚ отсутствие реквизитов организации);
• Неуказание даты выдачи и номера страницы в оригинале.

Правильный порядок заверения:

1. Копия печатается на обычном листе А4;
2. Внизу указывается надпись «Заверено»;
3. Подпись уполномоченного лица (директор‚ главный бухгалтер‚ руководитель отдела кадров);
4. Корпоративная печать организации;
5. Дата заверения.

Электронная версия трудовой книжки

С 2024 года в РФ допускается вести трудовую книжку в электронном виде. При этом:

• Работник подаёт заявление о переходе на электронный формат;
• В системе СТД‑СФР указываются тип книжки‚ дата подачи и другие параметры;
• Для получения ксерокопии электронного документа требуется выдать печатную заверенную копию‚ которая будет использоваться как официальный документ.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подать заявление электронной почтой? – Да‚ при условии‚ что в организации допускается электронная подпись и хранение документов в электронном виде.
• Сколько дней требуется на выдачу копии? – Обычно 3–5 рабочих дней‚ но сроки могут быть уточнены в локальных нормативных актах организации.
• Нужен ли оригинал заявления? – Оригинал не обязателен‚ достаточно подписанного экземпляра; однако в некоторых компаниях требуется печать заявления.

Скачивание готовых образцов

Для удобства вы можете скачать готовые формы заявлений:

• Образец заявления (DOCX‚ 29‚6 Кб) – актуальная версия от ;
• Образец заявления 2025 года – с примером заполнения;
• Форма заявления 2026 года (PDF) – готова к печати.

Получение ксерокопии трудовой книжки – процедура‚ требующая соблюдения формальных требований и понимания нормативной базы. Правильно составленное заявление‚ своевременная подача в кадровый отдел и корректное заверение копии позволяют избежать задержек и юридических проблем. При необходимости используйте предоставленные образцы и следуйте рекомендациям‚ изложенным выше.

Текущая дата и время: 22:53:41 ()