Заявление о выдаче ксерокопии (заверенной копии) трудовой книжки – официальный документ‚ который работник направляет работодателю (работодателю‑работодателю) с целью получения официального экземпляра своей трудовой истории․ Такой документ регламентируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации․
Почему нужна ксерокопия трудовой книжки?
- Подтверждение стажа при устройстве в новую организацию․
- Необходимость предоставления копии при оформлении документов в государственных органах (например‚ в ПФР‚ ФСС)․
- Получение копии в случае утери оригинала;
- Требования кредитных и страховых компаний․
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст; 64) работодатель обязан по требованию работника выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления․
Кроме того‚ Постановление Правительства РФ № 1 от г․ «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой документации» определяет формы и процедуры выдачи копий․
Когда требуется копия трудовой книжки?
- При устройстве на новую работу․
- При оформлении документов в пенсионный фонд‚ фонд социального страхования․
- При подаче в банк или другую финансовую организацию․
- Для подтверждения стажа при подаче на пенсию․
- При потере оригинала․
Как правильно составить заявление?
Заявление может быть составлено в свободной форме‚ однако для удобства и соответствия требованиям рекомендуется использовать готовый шаблон․ Ниже – образец заявления‚ проверенный юристами․
Общий шаблон заявления
Заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки Я‚ ФИО работника‚ паспорт: серия‚ номер‚ выдан кем‚ кем дата‚ работаю в организации наименование организации с дата начала работы по настоящее время‚ прошу выдать мне заверенную ксерокопию моей трудовой книжки (№ номер‚ выдан дата)․ Причина обращения: устройство в новую организацию / потеря оригинала / иные․ Подпись: ______________________
Заполнение полей
- ФИО работника – полностью‚ без сокращений․
- Паспортные данные – серия и номер‚ орган и дата выдачи․
- Номер и дата выдачи оригинальной трудовой книжки – если известны․
- Причина – кратко укажите‚ зачем нужен дубликат․
- Дата подачи – указывается внизу․
Сроки и порядок рассмотрения
Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать копию не позднее 3 (трёх) рабочих дней со дня его получения․ Если копия не может быть выдадена в указанный срок‚ работодатель обязан письменно уведомить работника о причинах задержки․
Возможные причины отказа
Отказ в выдаче копии может быть обоснован только следующими причинами:
- Отсутствие основания для выдачи копии (например‚ отсутствие законного интереса работника)․
- Наличие действующего судебного решения‚ ограничивающего выдачу копии․
- Технические ограничения (например‚ отсутствие оригинала в архиве)․
В случае отказа работодатель обязан предоставить работнику мотивированное письмо‑отказ‚ в котором указаны конкретные причины․
Как оформить полученную копию?
После получения копии следует проверить её соответствие оригиналу: номер страницы‚ подпись/печать организации‚ дата выдачи․ При необходимости копию можно заверить уполномоченным лицом (например‚ руководителем отдела кадров) подписью и печатью организации․
Пример готового заявления (для скачивания)
Для удобства вы можете воспользоваться готовыми образцами в формате DOCX и PDF:
- Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки (DOCX‚ 29‚6 Кб)
- Образец заявления в PDF
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли подать заявление электронной почтой? – Да‚ если в организации допускается электронная документооборота․ При этом рекомендуется сохранить подтверждение отправки (скриншот‚ подтверждение получения)․
- Нужен ли оригинал заявления или достаточно копии? – Оригинал не обязателен‚ однако лучше приложить подписанную копию для подтверждения подлинности․
- Можно ли потребовать выдачу копии в электронном виде? – При наличии соответствующей ИТ‑инфраструктуры и согласия работодателя‚ копию можно отправить в электронном виде (PDF)‚ но оригинальная печать всё равно должна быть подтверждена подписью․
- Что делать‚ если работодатель не выдал копию в установленный срок? – В этом случае можно обратиться в отдел по делам работников‚ в профсоюз или в суд с требованием о выплате штрафа за задержку (ст․ 394 ТК РФ)․
Заявление о выдаче ксерокопии трудовой книжки – простой‚ но важный документ‚ позволяющий работнику официально подтвердить свой стаж и трудовые отношения․ Правильное оформление и своевременная подача заявления позволяют избежать задержек и возможных конфликтов с работодателем․
При необходимости используйте представленные образцы‚ адаптируя их под конкретные условия вашей организации․