Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В определённых ситуациях сотрудник может потребовать от работодателя выдачу оригинала трудовой книжки. Для этого необходимо оформить официальное письмо (заявление) работодателю. В данной статье подробно рассмотрим, когда такое письмо требуеться, какие нормы трудового законодательства регулируют процесс, как правильно составить заявление и какие шаги следует выполнить после его отправки.
Нормативная база
Порядок выдачи трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, ст. 66.1, ст. 62;
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
- Инструкция по заполнению трудовой книжки (утверждена Приказом Минтруда от № 69).
Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ и п. 42 Порядка, ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на работодателя, а непосредственное выполнение этих функций – на специально уполномоченное лицо (кадровик, специалист по кадрам);
Когда требуется выдача оригинала трудовой книжки
Оригинал трудовой книжки выдаётся работнику только в случаях, прямо предусмотренных законом:
- Увольнение работника (ст. 66 ТК РФ). При расторжении трудового договора работник получает трудовую книжку на руки в день увольнения, если он присутствовал на работе. Если работник отсутствовал или отказался получить документ, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за книжкой или получить согласие на отправку её почтой.
- Получение страховой пенсии или иных социальных выплат (ст. 62 ТК РФ). Для подтверждения стажа и трудовой деятельности работник может потребовать оригинал трудовой книжки.
- По письменному заявлению работника в иных случаях, когда закон прямо допускает выдачу оригинала (например, при оформлении кредита, получении визы и т.п.), но только при наличии соответствующего основания, указанного в заявлении.
Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать заверенную копию или выписку из трудовой книжки, а не оригинал.
Как оформить письмо работодателю о выдаче трудовой книжки
Заявление может быть составлено в произвольной письменной форме, однако рекомендуется соблюдать деловой стиль и включать обязательные реквизиты. Ниже представлен типовой образец заявления.
Образец заявления
[Наименование организации] [Адрес организации] [ИНН/КПП] (по желанию) От: _______________________ [ФИО сотрудника] [Должность (если ещё работает)] [Подразделение] [Контактный телефон] [E‑mail] Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки Я, [ФИО полностью], работавший(ая) в вашей организации с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. в должности _______________________, прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки. Причина выдачи: _______________________________________________ (указать: увольнение, получение страховой пенсии, оформление кредита и т.д.) Приложение: - копия паспорта (страница с фото и регистрацией); - копия трудового договора (при увольнении); - иные документы, подтверждающие основание для выдачи (по требованию). Подпись _______________ /[ФИО]/
В примере использованы теги для выделения важных фраз. При фактическом оформлении документа жирный шрифт можно задать с помощью или просто выделить жирным в текстовом редакторе.
Обязательные элементы заявления
- Наименование и адрес организации (получателя).
- ФИО, должность и контактные данные заявителя.
- Дата составления заявления.
- Наименование документа – «Заявление о выдаче оригинала трудовой книжки».
- Текст просьбы с указанием причины выдачи.
- Перечень прилагаемых документов (по необходимости).
- Подпись и расшифровка подписи.
Пошаговая инструкция по подаче заявления
- Подготовьте документы: паспорт, трудовой договор (или копия приказа об увольнении), любые подтверждающие основание для выдачи (например, выписку из Пенсионного фонда о назначении пенсии).
- Составьте заявление по образцу выше, проверьте грамотность и полноту данных.
- Выберите способ подачи:
- Личная передача в отдел кадров (получите расписку о получении).
- Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (рекомендуется, если вы не можете лично посетить организацию).
- Передача через электронный документооборот, если у организации настроен ЭДО и вы имеете электронную подпись.
- Сохраните копию заявления и всех приложений для себя.
- Дождитесь ответа: согласно п. 42 Порядка, работодатель обязан выдать трудовую книжку или направить уведомление о необходимости явиться за ней в течение трех рабочих дней с момента получения заявления.
- Получите трудовую книжку и проверьте её содержимое (правильность записей, наличие печати и подписи уполномоченного лица). При обнаружении ошибок немедленно сообщите работодателю для внесения исправлений.
Что делать после получения трудовой книжки
- Сохраните документ в безопасном месте (лучше – в огнеупорном сейфе или банковской ячейке).
- При необходимости сделайте нотариально заверенную копию для подачи в различные инстанции (ПФР, банки, посольства и т.п.).
- Если в книжке обнаружены неточности, обратитесь к бывшему работодателю с требованием внести исправления в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отправить заявление электронной почтой?
- Да, если работодатель принимает электронные документы и подтверждает их получение. Однако для обеспечения юридической силы рекомендуется дополнительно отправить заказное письмо с уведомлением.
- Сколько времени ждать ответ после отправки заявления?
- По законодательству – не более трёх рабочих дней с даты получения заявления работодателем. Если ответ не поступил, можно направить повторное письмо или обратиться в трудовую инспекцию.
- Можно ли получить заверенную копию вместо оригинала?
- Да, в случаях, когда закон не предусматривает выдачу оригила (например, для внутренних нужд организации). Заверенная копия имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, при условии правильного оформления.
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?
- Сначала направьте претензию с требованием выполнить обязанности в соответствии со ст. 66 ТК РФ. При отсутствии реакции – обратитесь в Государственную инспекцию труда или в суд.
Письмо работодателю о выдаче трудовой книжки – простой, но важный документ, который позволяет работнику реализовать своё право на получение подтверждения трудовой деятельности. Соблюдение норм трудового законодательства, правильное оформление заявления и выбор надёжного способа его доставки гарантируют timely получение трудовой книжки и защищают интересы сотрудника.
Если у вас остались вопросы или требуется помощь в составлении заявления – обратитесь к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей бывшей организации. Удачного оформления документов!