Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. На её ьном листе отражаются сведения об образовании, профессии и специальности. Правильное заполнение этих граф имеет важное значение как для сотрудника (при трудоустройстве, повышении, получении пособий), так и для работодателя (при проверках трудовой инспекции). Ниже представлен подробный руководство по внесению записи о профессии и специальности в трудовую книжку, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Порядок).
• ФЗ «О трудовой книжке» (ст. 66 ТК РФ) – определяет обязательные сведения, которые должны быть внесены в трудовую книжку.
• Разъяснения Роструда и Онлайнинспекции по вопросам внесения изменений в сведения об образовании, профессии и специальности.

Согласно п. 25 Порядка, в трудовую книжку вносятся сведения о:

1. образовании;
2. профессии (специальности);
3. квалификации;
4. переводах и т.д.

Что указывать в графе «Профессия, специальность»

Графа заполняется на основании документов об образовании (диплома, аттестата, сертификата) и/или документов, подтверждающих получение специальных знаний (курсы, повышение квалификации).

• Профессия – общий вид трудовой деятельности (например, «инженер», «врач», «программист»).
• Специальность – более узкое направление внутри профессии (например, «инженер‑строитель», «врач‑терапевт», «программист‑Java»).

Если в дипломе указано только одно направление (например, «бакалавр, юриспруденция»), то в графе записывают:

Юриспруденция

При наличии двух уровней образования (среднее профессиональное + высшее) запись делается через запятую без зачёркивания предыдущей:

Среднее профессиональное, высшее юриспруденция

Как вносить запись при получении нового образования

Когда сотрудник получает новый уровень образования или меняет направление подготовки, в трудовую книжку вносится дополнительная запись. Основные правила:

1. Запись делается без зачёркивания ранее внесённых сведений.
2. Новая информация добавляется через запятую в ту же строку «Профессия, специальность» либо в строку «Образование», если места недостаточно.
3. Основанием служит документ об образовании (диплом, приложение к нему, справка учебного заведения).
4. Дата внесения записи указывается в графе 2 (дата внесения) – обычно дата предъявления документа работником.

Пример:

• Изначально в трудовой книжке записано: Среднее общее образование.
• Сотрудник получает диплом бакалавра по направлению «Экономика».
• В графе «Профессия, специальность» добавляем: Среднее общее образование, высшее бакалавриат по экономике.

Образцы записей

Пример 1: Только среднее образование

Среднее общее образование

Пример 2: Среднее профессиональное + высшее (бакалавриат)

Среднее профессиональное, высшее бакалавриат по направлению «Информационные системы»

Пример 3: Высшее образование два уровня (бакалавр + магистр) без изменения направления

Высшее бакалавриат, высшее магистратура по направлению «Юриспруденция»

Пример 4: Изменение направления подготовки

Среднее профессиональное, высшее бакалавриат по направлению «Менеджмент» (ранее – «Бухгалтерский учёт»)

Как исправить неверную запись

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неправильно указана специальность), исправление производится следующим образом:

1. Не зачёркиваем ошибочную запись.
2. Вносим правильную информацию через запятую после ошибочной (или в новую строку, если места достаточно).
3. Ссылка на основание исправления – документ, подтверждающий правильную информацию (новый диплом, справка).
4. Ставим дату внесения исправления.

Пример исправления:

Среднее общее образование, высшее бакалавриат по экономике (ошибочно: по управлению)

В некоторых случаях, если ошибка существенная и требует полного замены записи, допустимо оформить новый лист трудовой книжки (вкладыш) с корректными сведениями, оставив старый лист как приложение.

Разъяснение Роструда

Согласно ответу Роструда, запись о незаконченном образовании может быть внесена на основании студенческого билета, зачётной книжки или справки учебного заведения, заверенных надлежащим образом.

Что делать, если места в строке «Профессия, специальность» недостаточно

Иногда в ьном листе трудовой книжки ограничено количество символов. В этом случае:

• Запись о полученном образовании, профессии или специальности вносится в свободное поле строки «Образование» или любую другую свободную строку ьного листа.
• При этом предыдущая запись не зачёркивается.
• Если и в строке «Образование» места нет, допустимо использовать вкладыш к трудовой книжке, где размещаются все дополнительные сведения.

Пример:

Строка «Образование»: Среднее общее образование, высшее бакалавриат по направлению «Информационные системы»

Особенности при совмещении работы и обучения

Если сотрудник получает образование, не прерывая трудовой деятельности, запись об образовании вносится так же, как и при обычном получении диплома:

• Основание – документ об окончании учебного заведения (диплом, приложение).
• Запись делается без отрыва от трудовой деятельности.
• Если направление подготовки не меняется, профессия и специальность остаются прежними; добавляется только новый уровень образования.

Пример:

Среднее профессиональное, высшее бакалавриат по направлению «Механика и машиностроение» (получено во время работы на предприятии)

Рекомендации по оформлению

1. Используйте чёткий, разборчивый почерк или печатный шрифт (при электронном заполнении).
2. Сокращения допускаются только общепринятые (например, «высшее», «среднее», «бакалавр», «магистр»).
3. Всегда указывайте источник внесения – номер и дату документа об образовании.
4. После внесения записи проверьте, нет ли опечаток и соответствует ли запись предъявленному документу.
5. Храните копии документов, послуживших основанием для записи, в личном деле сотрудника.

Внесение записи о профессии и специальности в трудовую книжку – процесс, требующий внимательности и знания нормативных требований. Основные принципы:

• Запись основывается на документах об образовании.
• Предыдущие сведения не зачёркиваются, а дополняются через запятую.
• При недостатке места используют свободные поля или вкладыш.
• Исправления производятся без зачёркивания ошибочной записи, добавляя правильную информацию.

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая книжка будет достоверно отражать квалификацию работника и выдержит проверку государственных органов.

Если у вас остались вопросы по конкретным случаям (например, запись о незаконном образовании, оформление вкладыша или работа с электронными трудовыми книжками), рекомендуется обратиться к разделу «Кадровое дело» в системах КонсультантПлюс или Гарант, либо непосредственно к специалистам отдела кадров вашей организации.