В процессе оформления нового сотрудника работодатель обязан оформить заявление о выдаче трудовой книжки. Данный документ регламентирует порядок внесения сведений в трудовую книжку, а также фиксирует согласие работника на ведение его данных в электронном виде, если это предусмотрено законодательством.

Нормативно‑правовая база

• Статья 65 Трудового кодекса РФ – требование о письменном заявлении работника о заведении новой трудовой книжки.
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок внесения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Приказ Минтруда России № 320н (2023) – форма и содержание записей в трудовых книжках.
• Положения КонсультантПлюс о выдаче оригинала трудовой книжки.

Ключевые положения

1. При приёме на работу на срок более 5 (пять) календарных дней работодатель обязан внести запись о приёме в трудовую книжку.
2. Если работодатель не оформляет отдельный приказ о приёме, запись делается на основании трудового договора.
3. В заявлении работник выражает согласие на предоставление сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде (при переходе на электронную трудовую книжку).
4. При выдаче оригинала трудовой книжки в неё вносится запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Структура и содержание заявления

Заявление может быть оформлено в произвольной форме, однако в него необходимо включить следующие элементы:

• Шапка документа – наименование организации, ФИО руководителя.
• Ф.И.О. работника и его должность.
• Номер и дата трудового договора (или иного основания).
• Просьба о выдаче оригинала трудовой книжки (или о переходе на электронную форму).
• Причина отсутствия записи (если требуется – например, утеря оригинала).
• Подпись работника и дата.

Образец заявления (бумажный вариант)

Заявление
о выдаче оригинала трудовой книжки
Я, _______________________ (Ф.И.О. работника), паспорт № ___________ выдан ____________, 
проживающий по адресу: ________________________________________________, 
прошу выдать мне оригинал трудовой книжки, так как я начал(а) работать в вашей 
организации с ___________ (дата приёма). 

Причиной отсутствия записи в книжке является ___________________________ 
(указать причину: утеря, повреждение и т.п.). 

Подпись: ______________________

Образец заявления (электронный вариант)

При переходе на электронную трудовую книжку текст заявления может выглядеть так:

Я, _______________________ (Ф.И.О. работника), выражаю согласие на предоставление 
сведений о своей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 
66.1 ТК РФ и прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде. 
При этом прошу выдать мне оригинал бумажной трудовой книжки для личного пользования.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

После получения заявления работодатель оформляет запись в соответствии с Приказом Минтруда № 320н. Ниже – пошаговый алгоритм.

1. Заполнение графа 1 – порядковый номер вносимой записи.
2. Заполнение графа 2 – дата выдачи трудовой книжки.
3. Заполнение графа 3 – отметка о подаче письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
4. Заполнение графа 4 – указание заявления работника с датой и номером его регистрации.
5. Подпись работодателя и, при необходимости, свидетелей.

Если заявление не получено, выдача оригинала трудовой книжки оформляется актом с указанием присутствующих свидетелей (ст. 79 ТК РФ).

Особенности при отсутствии бумажной трудовой книжки

В случае, когда у работника нет бумажной трудовой книжки, следует выполнить следующие действия:

• Попросить гражданина предоставить справки с предыдущего места работы.
• Или попросить написать заявление о заполнении трудовой книжки с указанием причины её отсутствия.
• После получения справок или заявления – оформить запись в новой книжке в порядке, установленном ст. 65 ТК РФ.

Если же работник отказывается от получения книжки, оформляется акт с указанием свидетелей, и работодатель сохраняет информацию о трудовой деятельности в электронном виде.

Выдача оригинала трудовой книжки

После того как запись в книжке оформлена, работодатель обязан:

1. Выдать работнику оригинал трудовой книжки лично или по почте (по согласованию).
2. Сделать отметку о выдаче в журнале учёта трудовых книжек.
3. Сохранить копию заявления и запись в архиве организации.

При выдаче оригинала в книжку вноситься запись о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности, что подтверждает соответствие требованиям ст. 66.1 ТК РФ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Нужно ли оформлять отдельный приказ о приёме, если я уже подал заявление?
  Ответ: Приказ не обязателен, если в компании нет внутренних регламентов, требующих его. Достаточно записи в трудовой книжке, сделанной на основании трудового договора и заявления.
• Вопрос: Как оформить запись, если я переходим на электронную форму?
  Ответ: В заявлении необходимо указать согласие на ведение данных в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). После этого в книжку вносится запись о переходе на ЭТК, а оригинал выдаётся для личного пользования.
• Вопрос: Что делать, если я потерял оригинал трудовой книжки?
  Ответ: Нужно написать заявление о выдаче дубликата, указав причину потери, и оформить запись в книжке с отметкой о недействительности предыдущего экземпляра.

Заявление о выдаче трудовой книжки – обязательный документ при приёме на работу, который фиксирует согласие работника на ведение его трудовой информации и обеспечивает юридическую защищённость обеих сторон. Соблюдение установленных правил внесения записей, правильного оформления заявления и своевременной выдачи оригинала позволяет избежать спорных ситуаций и соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.

Для удобства работы с документами рекомендуется использовать готовые образцы заявлений и формы записей, утверждённые Министерством труда и социальной защиты.