В процессе увольнения или изменения условий труда работник часто сталкивается с необходимостью оформить заявление о передаче (выдаче) трудовой книжки․ Правильное оформление документа помогает избежать задержек, недоразумений и юридических рисков․ В этой статье мы разберём, что именно требуется указать в заявлении, какие формы существуют, какие сроки действуют и как правильно оформить акт передачи․

Нормативно-правовая база

Основные правовые акты, регулирующие выдачу и передачу трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 62 и ст․ 65 – порядок оформления и выдачи оригинала трудовой книжки․
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации» – требования к оформлению трудовых отношений․
• Постановления Правительства РФ о порядке оформления и выдачи трудовых документов․

Согласно ст․ 62 ТК РФ, при увольнении работник имеет право потребовать выдачу оригинала трудовой книжки․ Если оригинал невозможно передать лично, допускается отправка по почте – но только после получения согласия работника․

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление о выдаче (или передаче) трудовой книжки требуется в следующих случаях:

1. Работник впервые оформляет трудовую книжку и хочет получить её в бумажном виде․
2. Перевод из бумажной в электронную форму (или наоборот)․
3. Требуется исправить неточные сведения в трудовой книжке․
4. Работник уходит в отпуск, увольняется или переводится на другую должность․
5. Необходимо оформить акт передачи книжки от одного сотрудника к другому․

В каждом из этих случаев заявление оформляется в письменной форме и подписывается работником․

Структура и содержание заявления

Ниже перечислены обязательные элементы, которые должны присутствовать в любом заявлении о передаче трудовой книжки:

• Шапка документа – название организации, подразделение, номер и дата․
• ФИО работника (полностью, без сокращений)․
• Должность и подразделение на момент подачи заявления․
• Основание обращения – увольнение, перевод, переход в электронную форму и т․д․
• Требования – что именно требуется (выдача оригинала, отправка по почте, копия и пр․)․
• Сроки исполнения – обычно 3 календарных дня с даты получения заявления․
• Подпись работника и, при необходимости, дата․

Пример базового оформления:

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче оригинала трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в ООО «Пример» с года
(должность: менеджер отдела продаж), прошу выдать мне оригинал
трудовой книжки в связи с увольнением․


Срок исполнения – в течение 3 (трёх) календарных дней с даты
получения настоящего заявления․

Подпись: ______________________ Дата: «__» __________ 2026 г․

Отправка трудовой книжки по почте

Отправка документа по почте допускается только при наличии письменного согласия работника․ В этом случае отдельное уведомление не требуется, но работник должен быть ознакомлен с документом под подписью․

Как оформить согласие?

В заявлении указывается пункт:

«Настоящим даю согласие на отправку моей трудовой книжки по почте
в указанный адрес до «__» __________ 2026 г․»

После этого в акте передачи указывается:

• ФИО получателя;
• Дата отправки;
• Способ отправки (заказное письмо, курьер и пр․);
• Подпись работника и/или представителя организации․

Сроки выдачи

По закону документ должен быть выдан в течение 3 (трёх) календарных дней с даты поступления заявления․ Если выдача происходит по почте, срок считается с даты отправки․

Акт передачи трудовой книжки

Акт – это формальный протокол, фиксирующий факт передачи документа от одного лица к другому․ Оформляется он в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй – у работника․

Основные реквизиты акта

• Номер и дата акта;
• ФИО сторон (работодатель и работник);
• Номер и серия трудовой книжки;
• Основание передачи (увольнение, перевод, и т․д․);
• Сведения о состоянии документа (целостность, наличие подписей и пр․);
• Подписи сторон и печать организации․

Пример оформления:

АКТ ПЕРЕДАЧИ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Настоящим актом подтверждается факт передачи оригинала
трудовой книжки № 123456 от «01» марта 2020 г․ работнику
Иванову И․И․

Основание передачи – увольнение по соглашению сторон․

Состояние документа – исправное, все записи актуальны․

Подписи сторон:
 ___________________ /Иванов И․И․/ (получатель)
 ___________________ /Петров П․П․/ (представитель работодателя)

Печать организации: ___________________

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работника – без подписи заявление считается недействительным․
• Неуказание сроков – работодатель может затянуть выдачу, если сроки не указаны․
• Неправильный адрес отправки – при отправке по почте необходимо указать точный почтовый адрес․
• Отсутствие копий – рекомендуется оставить копию заявления и акта в личном деле работника․
• Неучёт электронной формы – если работник переходит на электронную трудовую книжку, требуется отдельное заявление о переходе․

Чтобы избежать этих недочётов, используйте готовые образцы, которые можно бесплатно скачать в форматах Word и PDF (см․ раздел «Образцы заявлений» ниже)․

Где взять готовые формы?

На портале «Моё дело» доступны бесплатные образцы:

• Заявление о выдаче трудовой книжки (образец 2026 г․)․
• Заявление о согласии на отправку по почте․
• Акт передачи оригинала трудовой книжки․
• Бланк для перехода на электронную форму․

Все документы доступны в формате DOCX и PDF, их можно сразу загрузить и заполнить․

Оформление заявления о передаче (выдаче) трудовой книжки – важный юридический шаг, требующий внимания к деталям․ Соблюдая требования ТК РФ, указывая все необходимые реквизиты и соблюдая сроки, вы обеспечите своевременную передачу документа и избежите возможных конфликтов․

Помните, что:

1. Заявление должно быть подписано работником․
2. Срок выдачи – не более 3 календарных дней․
3. При отправке по почте обязательно оформить согласие;
4. Акт передачи фиксирует факт передачи и подписи сторон․

Соблюдая эти простые правила, вы сможете без проблем оформить все необходимые документы, связанные с вашей трудовой деятельностью․

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год․