Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий стаж и опыт работы сотрудника․ В ряде ситуаций (получение пенсии‚ оформление кредита‚ выезд за границу и др;) работнику необходимо получить оригинал или заверенную копию трудовой книжки․ Для этого требуется оформить заявление работника о выдаче трудовой книжки․ Ниже – подробное руководство‚ как правильно составить такое заявление‚ какие нормативные акты регулируют процедуру и на что обратить внимание․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 62 (обязанность работодателя вернуть трудовую книжку после её возврата из ПФР)‚ ст․ 66․1 (право работника требовать сведения о трудовой деятельности в электронном виде)‚ ст; 84․1 (сроки выдачи документа при увольнении)․
• Приказ Минтруда России от № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек (п․ 37 – уведомление о получении)․
• Письмо Минтруда и соцзащиты РФ от № 14-2/ООГ-8465 – разъяснения по предоставлению информации о трудовой деятельности работника‚ выбравшего ведение трудовой книжки․
• Правила ведения трудовых книжек (утв․ Постановлением Правительства РФ от № 225) – п․ 7 (выдача копии трудовой книжки)․

Согласно ст․ 62 ТК РФ‚ после возврата трудовой книжки из Пенсионного фонда работодатель обязан вернуть её сотруднику в течение трех рабочих дней․ Отказ в выдаче незаконен․

Когда требуется заявление?

• Получение оригинала трудовой книжки для подачи в ПФР при назначении пенсии․
• Получение заверенной копии для банка‚ посольства‚ нотариуса и других организаций․
• В случае утери или повреждения документа – для восстановления․
• При переходе на электронную трудовую книжку (ст․ 66․1 ТК РФ) – для получения сведений в электронном виде․

Если работодатель ведёт журнал выдачи трудовых книжек‚ заявление может быть оформлено в свободной форме‚ но лучше использовать утверждённый образец‚ чтобы избежать недоразумений․

Структура заявления

Заявление составляется в деловом стиле‚ на листе формата А4․ Обязательные элементы:

1. Шапка – реквизиты получателя (название организации‚ ФИО руководителя‚ его должность)․
2. Информация о заявителе – ФИО сотрудника‚ его должность‚ структурное подразделение‚ табельный номер (если есть)․
3. Название документа – «Заявление о выдаче трудовой книжки» (или «о выдаче копии трудовой книжки»)․
4. Текст просьбы – чётко указать‚ какой документ требуется (оригинал или заверенная копия)‚ цель получения и желаемый срок выдачи․
5. Ссылка на нормативный акт – например‚ «в соответствии со ст․ 62 ТК РФ» или «согласно п․ 7 Правил ведения трудовых книжек»․
6. Дата и подпись – ставится дата подачи заявления и собственноручная подпись сотрудника․
7. Расшифровка подписи – ФИО сотрудника․

При необходимости можно приложить:

• копию паспорта (для подтверждения личности);
• доверенность‚ если заявление подаёт представитель (нотариально заверенная)․

Образец заявления

Иванов Иван Иванович
бухгалтер‚ отдел финансов
ООО «Альфа‑Тех»
Табельный № 12456

Директору ООО «Альфа‑Тех»
Петрову Сергею Владимировичу

Заявление о выдаче трудовой книжки

Прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки для подачи в Пенсионный фонд Российской Федерации в целях назначения трудовой пенсии по старости․

Согласно статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации‚ после возврата трудовой книжки из Пенсионного фонда работодатель обязан вернуть её работнику в течение трех рабочих дней․

Дата подачи заявления: 23 мая 2026 г․

Подпись _______________ /Иванов И․И․/

Если требуется заверенная копия‚ текст меняется соответствующим образом:

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для предоставления в банк при оформлении потребительского кредита․

Обратите внимание‚ что в заявлении не нужно указывать причины‚ по которым документ может быть утерян – достаточно чётко сформулировать просьбу и сослаться на закон․

Как оформить расписку о получении

После выдачи трудовой книжки (оригинала или копии) работник обязан расписаться в получении․ Это защищает работодателя от претензий о невыдаче документа․ Расписка может быть оформлена отдельным листом или помещена в журнал выдачи трудовых книжек․

Расписка о получении трудовой книжки

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 45 06 № 123456‚ выдан ОВД г․ Москвы ‚ подтверждаю‚ что получил(а) на руки оригинал трудовой книжки (либо заверенную копию) от ООО «Альфа‑Тех» 23 мая 2026 года․

Подпись _______________ /Иванов И․И․/

Если документ получает представитель по доверенности‚ в расписке указываются реквизиты доверенности и подпись представителя․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на нормативный акт – без неё заявление может быть воспринято как просьба‚ а не как требование‚ основанное на законе․
• Неуказание цели получения – работодатель имеет право уточнить‚ для чего нужен документ; отсутствие цели может привести к задержке․
• Отсутствие даты подачи – без даты сложно отследить соблюдение трёхдневного срока․
• Неподписанное заявление – незаверенное заявление не имеет юридической силы․
• Использование неофициального бланка без реквизитов организации – лучше оформлять на фирменном бланке или указывать полные реквизиты получателя․

Что делать‚ если работодатель отказывает?

1. Повторно подать заявление в письменной форме‚ приложив копию первого обращения․
2. Написать жалобу в трудовую инспекцию (ГИТ) или в прокуратуру‚ указав нарушение ст․ 62 ТК РФ․
3. При необходимости обратиться в суд с требованием выдачи трудовой книжки и компенсации морального вреда․

Согласно судебной практике‚ суды обычно удовлетворяют такие требования‚ так как отказ в выдаче трудовой книжки является явным нарушением прав работника․

Заявление на выдачу трудовой книжки – простой‚ но важный документ‚ который позволяет работнику реализовать своё право на получение подтверждения трудовой деятельности․ Соблюдение установленной формы‚ ссылка на нормативные акты и чёткое указание цели получения помогут избежать задержек и споров с работодателем․ Не забывайте о расписке о получении – она защищает обе стороны от возможных недоразумений․

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или обратиться в отдел кадров вашей организации за образцом и разъяснениями․