В современной практике кадрового делопроизводства, особенно с учетом повсеместного внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК), вопрос временной выдачи бумажного документа остается актуальным. Сотрудник может нуждаться в оригинале трудовой книжки для оформления пенсии, получения визы, кредита или субсидии. Ниже мы подробно разберем, как правильно составить заявление, и предоставим актуальный образец.
Основания для выдачи трудовой книжки на руки
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку по его письменному заявлению. Это необходимо в следующих случаях:
- Для оформления пенсии;
- Для получения визы в консульстве;
- Для оформления кредита в банке;
- Для получения государственных субсидий или льгот;
- В иных случаях, предусмотренных законом.
Важно: Трудовая книжка выдается работнику на определенный срок (обычно не более 3 рабочих дней), после чего он обязан вернуть ее работодателю.
Как правильно написать заявление
Заявление пишется в свободной форме от руки или печатается на компьютере. Однако документ должен содержать обязательные реквизиты, без которых он может быть не принят кадровым отделом.
Структура документа:
- Шапка: Указывается должность и ФИО руководителя (кому адресовано), а также должность и ФИО заявителя (от кого).
- Посередине строки пишется слово «Заявление».
- Текст: Четкая просьба о выдаче трудовой книжки с указанием причины (цели) и срока, на который необходим документ.
- Дата и подпись: Обязательно указываются текущая дата и личная подпись сотрудника с расшифровкой.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки на время
Ниже представлен универсальный шаблон, который можно использовать в 2026 году.
Генеральному директору
ООО «Название Организации»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне мою трудовую книжку на время для оформления ипотечного кредита в ПАО «Сбербанк».
Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в течение трех рабочих дней, а именно до «25» мая 2026 года.
«23» мая 2026 г. _______________ /Петров П.П./
Порядок действий и важные нюансы
Чтобы процесс прошел гладко и без нарушения законодательства, обеим сторонам следует помнить о следующих правилах:
Фиксация выдачи
При выдаче трудовой книжки на руки работодатель обязан зафиксировать этот факт. Обычно данные вносятся в Книгу учета движения трудовых книжек или в журнал регистрации выдачи документов. В записи указывается:
- Дата выдачи;
- ФИО сотрудника;
- Основание выдачи (номер и дата заявления);
- Подпись сотрудника о получении документа.
Срок возврата
Сотрудник обязан вернуть трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней с момента выдачи. Если документ не будет возвращен в срок, работодатель вправе составить акт о невозврате, однако штрафовать сотрудника за задержку напрямую нельзя, это регулируется внутренними дисциплинарными нормами;
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Стоит отметить, что если у сотрудника ведется только электронная трудовая книжка (что является стандартом для тех, кто впервые устроился на работу после 2021 года, или для тех, кто отказался от бумажного варианта), то выдавать на руки нечего. В таком случае работодатель по заявлению сотрудника обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р), заверенную подписью и печатью организации. Выписку можно отправить также в электронном виде через систему ЭДО или на email сотрудника.
Что делать, если трудовую книжку потеряли?
Если во время нахождения у сотрудника документ был утерян, ответственность несет тот, кто его потерял. Работник должен немедленно написать заявление об утере. Восстановлением трудовой книжки занимается сам работник путем сбора справок с предыдущих мест работы, но работодатель, выдавший книжку, обязан помочь в этом процессе, предоставив копии необходимых приказов из своего архива.
Соблюдение правил оформления и выдачи трудовых книжек помогает избежать конфликтов с трудовой инспекцией и обеспечивает прозрачность отношений между работником и работодателем.