Заявление о выдаче трудовой книжки – это официальный документ, который работник подаёт работодателю с просьбой предоставить оригинал (или экземпляр) своей трудовой книжки․ Правильное оформление такого заявления помогает избежать недоразумений, ускорит процесс выдачи и защитит права сотрудника․

Нормативная база

В России выдача трудовой книжки регулируется:

• Пункт 76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 530 от ;
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 64, 65);
• Приказ Минтруда России № 12-2022 «Об утверждении формы заявления о выдаче трудовой книжки»․

Эти документы устанавливают обязательные элементы заявления, порядок оформления и сроки рассмотрения․

Кому и зачем нужно заявление

Заявление может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Работник впервые получает оригинал трудовой книжки (при приёме на работу в новой организации)․
2. Необходимо заменить утерянную, украденную или повреждённую книжку․
3. Требуется получение копии (вкладки) в уже существующей книжке․
4. Перевод в другую организацию, где требуется подтверждение трудового стажа․

Заявление оформляется в письменной форме, лучше на фирменном бланке компании, и отправляется руководителю или в отдел кадров․

Структура и содержание заявления

Ниже приведён шаблон заявления, который можно адаптировать под конкретные условия․

Шапка заявления

ООО «Пример»
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Тел․: +7 (495) -23-45-67

Текст заявления

Пример оформления:

1. Кому: На имя руководителя ООО «Пример» / На имя начальника отдела кадров;
2. От кого: Ф․И․О․ работника, должность, подразделение;
3. Содержание: Прошу выдать мне оригинал (или экземпляр) моей трудовой книжки (или вкладки) для дальнейшего использования․
4. Обоснование: (по желанию) – указание причины (первичная выдача, замена утерянной и т․п․);
5. Сроки: (по желанию) – указать, в какие сроки требуется выдача․

Подпись

В конце заявления ставится подпись работника и, при необходимости, печать․

Пошаговый алгоритм получения трудовой книжки

1. Подготовка заявления․ Оформляем документ в соответствии с шаблоном․
2. Передача заявления․ Отправляем заявление в отдел кадров (почта с уведомлением, электронная почта или лично);
3. Ожидание ответа․ По закону работодатель обязан рассмотреть запрос в течение 5 рабочих дней․
4. Получение книжки․ При положительном решении выдают оригинал (или экземпляр) и фиксируют выдачу в журнале учёта․
5. Подтверждение получения․ Работник подписывает акт приёма‑передачи, копию которого сохраняет․

Если заявление отклоняется, работодатель обязан письменно указать причину отказа․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи․ Без подписи заявление считается недействительным․
• Неуказание даты․ Дата необходима для установления срока подачи․
• Неправильный адресат․ Заявление должно быть направлено конкретному лицу (руководителю, HR‑директору)․
• Отсутствие обоснования․ Хотя закон не требует детального объяснения, указание причины ускорит процесс․
• Отправка без подтверждения получения․ Лучше отправлять заказным письмом с уведомлением или лично в руки и получать расписку․

Примеры заполнения заявления

Пример 1 – первичная выдача

Заявление

ООО «ТехноСервис»
Адрес: 123456, г․ Санкт‑Петербург, ул․ Инновационная, д․ 10

От: Иванов Иван Иванович,
Должность: Инженер‑конструктор,
Подразделение: Отдел разработки

Прошу выдать мне оригинал трудовой книжки, так как я начал работу в ООО «ТехноСервис» 15 марта 2026 г․ и требуется оформить трудовые отношения в соответствии с действующим законодательством․

С уважением,
_____________________
Иванов И․И․

Пример 2 – замена утерянной книжки

Заявление

ООО «Глобал»
Адрес: 789012, г․ Новосибирск, пр․ Мира, д․ 5

Кому: На имя начальника отдела кадров

От: Петрова Мария Сергеевна,
Должность: Бухгалтер,
Подразделение: Бухгалтерия

Я, Петрова М․С․, прошу выдать мне дубликат моей трудовой книжки, так как оригинал утерян (уточнить дату и обстоятельства утери)․
Прошу оформить выдачу в течение 3 рабочих дней․

С уважением,
_____________________
Петрова М․С․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли подать заявление электронной почтой? Да, при условии, что в компании допускается электронная документооборота․ При этом рекомендуется сохранить подтверждение отправки (скриншот, подтверждение о получении)․
• Сколько дней нужно ждать выдачу? По закону – не более 5 рабочих дней с момента получения заявления․
• Можно ли потребовать выдачу в течение конкретного срока? Да, в заявлении можно указать желаемый срок, однако окончательное решение за работодателем․
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать книжку? В этом случае можно написать официальное письмо‑претензию, а при необходимости обратиться в трудовую инспекцию или суд․

Оформление заявления о выдаче трудовой книжки – важный шаг, который требует внимательного подхода к формальностям․ Соблюдая требования нормативных актов, используя правильный шаблон и следуя пошаговому алгоритму, работник сможет быстро и без лишних проблем получить нужный документ․

Помните, что правильно составленное заявление не только ускорит процесс, но и защитит ваши права в случае возможных споров․

Статья подготовлена 23 мая 2026 г․, актуальна для текущего нормативного регулирования․