Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и Федеральным законом «О трудовых книжках» работник имеет право потребовать выдачу своей трудовой книжки либо её копии, а также дать согласие на отправку документа по почте. Ниже представлена подробная инструкция по оформлению заявления администрации, примеры заполнения, рекомендации по подаче и полезные ссылки на шаблоны.

Когда необходимо подавать заявление?

• При увольнении работника – выдача трудовой книжки в день расчёта.
• При необходимости получить копию трудовой книжки (например, для оформления кредита, пособия, трудоустройства).
• Когда работник хочет, чтобы трудовая книжка была отправлена ему почтой (с его согласия).
• При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) – заявление о выдаче бумажного варианта для хранения.

Правовая база

1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – право работника на получение трудовой книжки.
2. Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовых книжках» – порядок ведения, выдачи и хранения трудовых книжек.
3. Постановление Правительства РФ от № 225 – образцы бланков трудовых книжек и заявлений.
4. Приказ Минтруда России от № 585н – порядок выдачи копий трудовых книжек.

Структура заявления

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Шапка: наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (по желанию).
• Дата и номер заявления (если ведётся журнал исходящей корреспонденции).
• Адресат: руководитель организации (ФИО, должность) либо отдел кадров/бухгалтерии.
• Заявитель: ФИО, должность, структурное подразделение.
• Наименование документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки» (или «о выдаче копии трудовой книжки», «о согласии на отправку трудовой книжки по почте»).
• Основная часть: суть просьбы, причина выдачи, желаемый способ получения (лично в руки, почтой, электронный вариант).
• Приложения: копия паспорта, трудовой договор (если требуется), согласие на обработку персональных данных.
• Подпись заявителя с расшифровкой и датой.

Образец заполнения заявления

ООО «Ромашка»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5

Заявление № 2026-045
от 23 мая 2026 г.

Кому: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.

От: Сотрудника отдела продаж Петрова Алексея Сергеевича
Должность: менеджер по работе с клиентами
Подразделение: отдел продаж

Заявление о выдаче трудовой книжки

Прошу выдать мне на руки мою трудовую книжку в связи с увольнением по собственному желанию с 31 мая 2026 г. (приказ № 123 от 10 мая 2026 г.).

Способ получения: лично в руки в отделе кадров.

Приложение: копия паспорта (стр. 2‑3), копия приказа об увольнении.

Подпись: _________________ /А.С. Петров/

Если требуется согласие на отправку трудовой книжки почтой, в основной части указываем:

Прошу выдать мне трудовую книжку и отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении на следующий адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 5, кв. 10. Согласен(а) на обработку персональных данных в целях отправки документа.

Как подать заявление?

1. Подготовьте заявление в двух экземплярах (один – для отдела кадров, второй – остаётся у вас).
2. Подпишите документ и приложите необходимые копии.
3. Передайте заявление лично в отдел кадров или отправьте его через внутренний документооборот (электронная система, если она используется в организации).
4. Получите подтверждение о получении (входящий номер, дата).
5. Дождитесь выдачи трудовой книжки в установленный срок (не позднее трёх рабочих дней с момента получения заявления, ст. 66 ТК РФ).

Скачать готовые шаблоны

Ниже приведены ссылки на бесплатные шаблоны заявлений в форматах Word (.docx) и PDF. Все файлы актуальны на 2026 год и соответствуют последним редакциям нормативных актов.

• Шаблон заявления о выдаче трудовой книжки (Word)
• Шаблон заявления о выдаче трудовой книжки (PDF)
• Согласие на отправку трудовой книжки почтой (Word)
• Заявление о выдаче копии трудовой книжки (Word)

Что делать, если администрация отказывает в выдаче?

• Получите письменный мотивированный отказ (должен быть оформлен в виде служебной записки).
• Обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию по месту расположения организации (можно подать онлайн на сайт rudtrud.gov.ru).
• При необходимости защищайте свои права в суде (иск о восстановлении нарушенного права на получение трудовой книжки).

Полезные советы

1. Всегда храните копию поданного заявления и подтверждение о его получении.
2. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, уточните у отдела кадров, выдаётся ли вам бумажный дубликат или вы получаете только выписку из ЭТК.
3. При отправке документа почтой используйте заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении – это подтвердит факт получения.
4. Следите за сроками: согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана в день расчёта при увольнении, а при других основаниях – не позднее трёх рабочих дней.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.
Информация актуальна на дату публикации.