Цель статьи – помочь вам правильно оформить заявление о выдаче (получении) трудовой книжки родственнику, понять, какие документы нужны, какие нормы закона регулируют данный процесс и избежать типичных ошибок․

Когда возникает необходимость в заявлении?

• Сотрудник уволен и передаёт трудовую книжку своему супругу/супруге, родителю, ребёнку (при условии, что они находятся в трудовых отношениях с тем же работодателем)․
• Трудовая книжка была изъята работодателем, а её необходимо вернуть родственнику, который является законным владельцем (например, в случае смерти работника)․
• Работник переходит в другую организацию и просит родственника (например, супругу) оформить получение книжки от имени работника․

Правовая база

Трудовая книжка регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ст․ 71‑73) и постановлением Правительства РФ от № 617 «Об утверждении формы трудовой книжки»․ В законе не предусмотрен обязательный образец заявления – его можно написать от руки или в электронном виде, но документ должен содержать обязательные реквизиты․

Кому адресуется заявление?

Заявление направляется:

1. Руководителю организации (директору, начальнику отдела кадров) – если книжка находится в организации․
2. Ответственному за кадровое делопроизводство (специалисту отдела кадров, бухгалтеру)․

Обязательные реквизиты заявления

Согласно практике, в заявлении должны быть указаны:

• Наименование организации (полное официальное название)․
• Дата и место составления заявления․
• ФИО заявителя (родственника) и его паспортные данные․
• ФИО работника, чью трудовую книжку необходимо получить, и его должность․
• Основание (например, «в связи с увольнением», «в связи со смертью»)․
• Перечень приложений (копия паспорта, доверенность, справка о смерти и т․п․)․
• Подпись заявителя․

Какие документы необходимо приложить?

Пример заявления (свободная форма)

В _______________________________ (наименование организации)
От _______________________________ (ФИО заявителя)
паспорт: серия ___ номер ___, выдан ________________________, код подразделения __________

Заявление

Прошу выдать (передать) мне трудовую книжку ______________________ (ФИО работника, должность, табельный номер), которая находится в архиве (или у руководителя) организации, в связи с ______________________ (указать основание: увольнение, смерть, передача родственнику и т․д․)․

В подтверждение своих слов прилагаю:

 
Копию паспорта заявителя;
 
Копию паспорта работника (если жив);
 
Свидетельство о смерти (при необходимости);
 
Нотариальную доверенность (если заявление подаёт представитель)․


Готов(а) к получению книжки в любой удобный для организации день․

Подпись _______________________ / ФИО

Пошаговый процесс подачи заявления

1. Подготовьте документы․ Снимите копии всех необходимых бумаг, проверьте их актуальность․
2. Составьте заявление․ Можно написать от руки или в текстовом редакторе, используя пример выше․
3. Подпишите заявление․ Подпись должна быть читаемой, без исправлений․
4. Подайте заявление в отдел кадров․ Лично, через курьера или отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении․
5. Ожидайте решения․ По закону работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней․
6. Получите трудовую книжку․ При получении подпишите акт приема‑передачи (если такой документ предусмотрен)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить заявление онлайн?

Да, если у организации есть электронный документооборот․ В этом случае заявление подписывается электронной подписью, а копии документов загружаются в систему․

Сколько времени занимает процесс?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после получения заявления, если нет задолженностей․

Что делать, если работодатель отказывает?

Требуется письменный отказ с указанием причины․ В таком случае можно обратиться в Трудовую инспекцию или в суд․

Можно ли передать книжку сразу нескольким родственникам?

Трудовая книжка может находиться только у одного лица․ При необходимости её передать другому родственнику, сначала следует оформить передачу текущему владельцу, а затем – новому․

Нужна ли нотариальная доверенность, если я не являюсь непосредственным родственником?

Да, если заявление подаёт лицо, не являющееся непосредственным родственником, требуется нотариальная доверенность от собственника книжки․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи․ Без подписи заявление считается недействительным․
• Неполный набор приложений․ Проверьте список требований в вашей организации заранее․
• Ошибки в ФИО и данных паспорта․ Любая опечатка может привести к задержке․
• Неуказание конкретного основания․ Укажите точную причину (например, «в связи с увольнением г․»)․
• Отсутствие даты․ Дата обязательна – без неё невозможно установить срок рассмотрения․

Оформление заявления на получение трудовой книжки родственнику – простая, но требующая внимательности процедура․ Главное – собрать все необходимые документы, правильно оформить текст заявления и подать его в отдел кадров․ При соблюдении всех требований вы получите книжку в установленный законом срок․

Помните: закон не предписывает фиксированный шаблон, но наличие всех обязательных реквизитов и приложений гарантирует быстрый и безболезненный процесс․

Дата публикации: