Смерть сотрудника, это тяжелое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива, но и строгого соблюдения юридических процедур. Одним из ключевых моментов является правильное оформление увольнения в связи со смертью и последующая выдача трудовой книжки родственникам. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, бумажные документы все еще находятся на руках у многих граждан, и их передача наследникам регулируется Трудовым кодексом РФ и Порядком ведения трудовых книжек.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче трудовой книжки умершего работника, какие документы необходимо приложить и как избежать распространенных ошибок.

Кто имеет право получить трудовую книжку?

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка умершего работника выдается не автоматически, а только по письменному заявлению. Право на получение документа имеют:

• Близкие родственники (супруги, родители, дети);
• Другие родственники;
• Лица, указанные в завещании или имеющие доверенность.

Важно помнить: работодатель обязан убедиться в родственных связях заявителя, поэтому к заявлению обязательно прикладываются подтверждающие документы.

Порядок действий работодателя

1. Получение свидетельства о смерти. Основанием для прекращения трудового договора является свидетельство о смерти работника. Работодатель издает приказ об увольнении.
2. Внесение записи в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе» делается запись: «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».
3. Получение заявления от родственника. Выдача документа производится только после получения письменного заявления.
4. Фиксация выдачи. Факт передачи трудовой книжки регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Родственник ставит свою подпись в книге и в личной карточке работника.

Как правильно написать заявление: структура и требования

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации. Однако, чтобы документ имел юридическую силу и был принят отделом кадров без вопросов, он должен содержать определенные реквизиты.

Обязательные элементы заявления:

• Шапка: Кому (должность, ФИО руководителя, название организации) и от кого (ФИО заявителя, адрес, телефон).
• Посередине строки пишется «Заявление».
• Текст просьбы: Четкая формулировка с указанием ФИО умершего, степени родства и цели получения документа (например, «для оформления наследства» или «для предоставления в пенсионный фонд»).
• Ссылка на документы: Указание на прилагаемые копии (свидетельство о смерти, документ о родстве).
• Дата и подпись: Обязательно собственноручная подпись заявителя и дата подачи.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки

Ниже представлен актуальный образец заявления, который можно использовать в 2026 году.

Необходимые приложения

Без следующих документов работодатель имеет полное право отказать в выдаче трудовой книжки:

• Оригинал или нотариально заверенная копия свидетельства о смерти работника.
• Документ, подтверждающий родство: свидетельство о рождении, свидетельство о браке, справка из ЗАГСа или решение суда об установлении родственных отношений.
• Паспорт заявителя (для сверки личности).

Что делать, если трудовая книжка электронная?

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). Если умерший работник перешел на ЭТК, бумажного документа у работодателя может не быть (если работник не попросил выдать ему бумажную версию ранее). В этом случае:

• Работодатель обязан сдать отчетность в Социальный фонд России (СФР) о прекращении трудового договора.
• Родственники могут получить выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги», в МФЦ или обратившись в клиентскую службу СФР, предоставив те же документы о родстве и смерти.

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку почтой?

Да, законодательство допускает отправку трудовой книжки почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении. Однако это возможно только при наличии письменного согласия заявителя, указанного в заявлении. Рекомендуется все же получать документ лично, чтобы сразу подписать книгу учета.

В какой срок должны выдать трудовую книжку?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день обращения родственника при наличии всех необходимых документов. Если день обращения совпадает с днем издания приказа об увольнении (что редко при смерти), то в последний день работы. В случае смерти срок привязан к моменту обращения наследников.

Нужно ли платить за выдачу?

Нет, выдача трудовой книжки и внесение записей в нее производятся бесплатно.

Правильное оформление выдачи трудовой книжки умершего работника защищает интересы обеих сторон: родственники получают необходимый документ для пенсионного обеспечения и наследства, а работодатель избегает штрафных санкций со стороны трудовой инспекции. Используйте приведенный выше образец заявления, внимательно проверяйте прилагаемые копии документов и фиксируйте факт выдачи в учетных регистрах.

Информация актуальна на май 2026 года. При возникновении сложных юридических ситуаций рекомендуется консультация с юристом или специалистом отдела кадров.