В процессе работы сотрудника в организации может потребоваться дополнительный вкладка (вкладыш) в его трудовую книжку. Это может быть связано с продлением срока действия, изменением данных, получением новых сведений о работе или заменой утерянного документа. Главное – правильно оформить заявление о выдаче вкладыша и соблюсти установленную процедуру.
Правовая основа
В России оформление и выдача вкладышей в трудовую книжку регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 65, 66)
- Постановлением Правительства РФ № 1 – 2021 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовой книжки»
- Руководством по оформлению трудовой документации Министерства труда и социальной защиты
Эти нормативные акты определяют, что вкладыш оформляется в виде отдельного листа, который подписывается работником и руководителем, а затем проставляется штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
Когда требуется вкладыш?
Вкладыш нужен в следующих случаях:
- Законный конец срока действия текущего вкладыша (обычно каждые 5‑10 лет).
- Изменение сведений о работнике (ФИО, место работы, должность).
- Потеря или повреждение текущего вкладыша.
- Необходимость подтверждения работы в организации, где сотрудник worked ранее, но без отдельного вкладыша.
Форма заявления о выдаче вкладыша
Заявление оформляется в свободной форме, но обычно включает следующие реквизиты:
- Наименование организации
- ФИО работника
- Должность и подразделение
- Основание выдачи (продление срока, замена и т.д.)
- Дата подачи заявления
- Подпись работника
После подписания заявление передаётся в кадровый отдел, где:
- Проверяется полнота документа.
- Подготавливается штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
- Вносится запись в ьный лист трудовой книжки.
Пошаговая процедура
- Подготовка заявления – сотрудник заполняет форму и подписывает её.
- Проверка у руководителя – руководитель подтверждает необходимость выдачи вкладыша.
- Оформление штампа – в отделении бухгалтерии (или кадровом) проставляется штамп «Выдан вкладыш», в котором указываются:
- Серия вкладыша
- Номер вкладыша
- Дата выдачи
- Запись в трудовую книжку – на ьном листе (или на листе первого вкладыша, если места нет) вносится запись о выдаче, подпись работника и руководителя.
- Подшивка вкладыша – новый лист вкладыша фиксируется в книжке, после чего в него вставляются соответствующие реквизиты.
Пример заполнения заявления
Организация: ___________________________ ФИО работника: ________________________ Должность: ___________________________ Подразделение: ________________________ Основание выдачи: продление срока действия вкладыша Дата подачи: Подпись работника: ___________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить вкладыш без штампа? – Нет, штамп «Выдан вкладыш» обязателен, иначе запись считается недействительной.
- Где хранить копию заявления? – Копию рекомендуется хранить в личном деле сотрудника.
- Что делать, если в книжке нет места для записи? – Запись делается на ьном листе первого вкладыша.
- Можно ли оформить вкладыш в электронном виде? – С 2024 года в некоторых регионах допускается электронное оформление, однако оригинальный штамп всё равно требуется.
Правильное оформление заявления о выдаче вкладыша в трудовую книжку – важный элемент документооборота, который обеспечивает юридическую корректность и сохранность трудовых отношений. Соблюдая вышеописанную процедуру, работодатель и сотрудник минимизируют риск ошибок и задержек в оформлении трудовой документации.
Для более удобного оформления рекомендуется использовать готовые шаблоны, доступные в системе «КонсультантПлюс», и регулярно обновлять их в соответствии с изменениями нормативных актов.