Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 (обязанность работодателя вести и выдавать трудовую книжку).
• Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовых книжках» – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ № 585 от – уточняет особенности выдачи дубликатов и высылки трудовой книжки по запросу работника.
• Приказ Минтруда России № 12н от – утверждает форму заявления о высылке трудовой книжки и порядок его рассмотрения.

Эти нормативные акты подтверждают‚ что работник имеет право потребовать выдачу (или высылку) своей трудовой книжки в бумажном виде‚ даже если он ранее отказался от неё в пользу ЭТК.

Когда необходимо подавать заявление?

• При увольнении‚ если работник хочет получить трудовую книжку на руки для последующего трудоустройства.
• При переходе на новую работу‚ когда новый работодатель требует предъявления оригинала трудовой книжки.
• При необходимости подтверждения трудового стажа для получения пенсии‚ пособий‚ ипотечного кредита и т.п.
• При утере или повреждении бумажной трудовой книжки – запрос о выдаче дубликата (в этом случае заявление оформляется немного иначе‚ но принцип тот же).
• Если работник ранее отказался от бумажной книжки в пользу ЭТК‚ но теперь захотел вернуться к бумажному варианту.

Как правильно оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже перечислены элементы‚ которые рекомендуется включить:

1. Шапка документа – наименование организации (полное название‚ ИНН‚ ОГРН)‚ адрес.
2. Дата и место составления.
3. ФИО заявителя (как в паспорте).
4. Должность и структурное подразделение (если заявление подаётся от действующего сотрудника).
5. Наименование документа – «Заявление о высылке трудовой книжки».
6. Текст заявления – четко излагается просьба выслать трудовую книжку (или её дубликат) на указанный адрес‚ указывается причина запроса.
7. Перечень прилагаемых документов (копия паспорта‚ трудового договора‚ заявление об отказе от ЭТК – если требуется).
8. Подпись заявителя и расшифровка.
9. Дата подачи.

Важно: заявление можно подать в электронном виде (через корпоративный портал‚ электронную почту с ЭЦП) или в бумажном виде – лично в отдел кадров или через почту с уведомлением о вручении.

Образец заявления о высылке трудовой книжки

ООО «Развитие»
ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746000123
г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 10‚ офис 5

Место составления: г. Москва

Заявление
о высылке трудовой книжки

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 45 06 № 123456‚ выдан ОВД г. Москвы ‚
работаю в должности инженера-конструктора в отделе проектирования ООО «Развитие» с по настоящее время.

Прошу выслать мою трудовую книжку (бумажный вариант) на следующий адрес:
123456‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Ленина‚ д. 5‚ кв. 12.

Причина запроса: необходимость предъявления трудовой книжки при приёме на новую работу в компанию «ТехноСервис».

Прилагаю копию паспорта (страницы с фото и пропиской) и копию трудового договора с ООО «Развитие».

Подпись: _____________________ /Иванов И.И./
Дата подачи: 

Примечание: если заявление подаётся в электронном формате‚ подпись заменяется на квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Порядок рассмотрения заявления

1. Приём заявления – отдел кадров регистрирует документ в журнале incoming correspondence (или в электронной системе документооборота).
2. Проверка оснований – кадровик проверяет‚ имеется ли у сотрудника право на получение бумажной трудовой книжки (отказ от ЭТК не подан‚ либо подан запрос на возврат к бумажному варианту).
3. Подготовка документа – если трудовая книжка ведётся в электронном виде‚ распечатывается её актуальная версия‚ заверяется подписью руководителя и печатью организации.
4. Отправка – книжка направляется заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой‚ выбранной заявителем. При личном получении – выдаётся под расписку.
5. Уведомление заявителя – после отправки направляется извещение (SMS‚ e‑mail или письмо) с номером трека и датой отправки.

Срок исполнения заявления не должен превышать 10 рабочих дней с даты его регистрации‚ если иное не установлено внутренними локальными актами организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить трудовую книжку в электронном виде‚ если я ранее отказался от бумажной? Да‚ если вы не подали заявление об отказе от ЭТК‚ ваша электронная трудовая книжка ведётся автоматически. Для получения бумажного варианта достаточно подать заявление о высылке.
• Нужно ли нотариально заверять копию паспорта‚ прилагаемую к заявлению? Нет‚ достаточно простой копии‚ заверенной подписью заявителя (или КЭП в электронном варианте).
• Что делать‚ если работодатель отказывается выслать трудовую книжку? Следует направить претензию в письменной форме с ссылкой на ст. 66 ТК РФ и ст. 12 ФЗ‑432. При отсутствии реакции – обратиться в трудовую инспекцию или суд.
• Можно ли получить дубликат трудовой книжки вместо оригинала? Да‚ если оригинал утерян или повреждён. В этом случае в заявлении указывается просьба о выдаче дубликата‚ а также прилагается заявление об утере (форма по внутреннему регламенту компании).
• Как быть‚ если я работаю удалённо и не могу лично посетить отдел кадров? Заявление можно отправить электронной почтой с КЭП или заказным письмом с описью вложения. Отдел кадров обязан принять его к рассмотрению независимо от места нахождения сотрудника.

Заявление о высылке трудовой книжки – это простой‚ но юридически значимый документ‚ который позволяет работнику получить подтверждение своей трудовой деятельности в бумажном виде. Знание нормативной основы‚ правил оформления и порядка подачи существенно упрощает процесс и защищает права сотрудника. Не забывайте сохранять копии всех отправленных и полученных документов – они могут понадобиться при будущих трудоустройствах‚ оформлении пенсии или получении социальных выплат.

Если у вас остались вопросы‚ рекомендуем обратиться к специалисту отдела кадров вашей организации или к юристу по трудовому праву.