В современных условиях трудовой деятельности работник может потребовать временно взять трудовую книжку на руки (например‚ для оформления кредита‚ получения визы‚ подтверждения стажа при приёме на новую работу и т․д․)․ Для этого необходимо подать заявление о взятии трудовой книжки на время․ Ниже подробно рассмотрим правовые основания‚ порядок действий и примерный текст заявления․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек․
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – устанавливает порядок хранения электронных трудовых книжек в Социальном фонде․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек» – содержит требования к выдаче книжки работнику․
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве‚ инструкция по работе с трудовыми книжками)․

Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ работник имеет право потребовать выдачу трудовой книжки на руки в случае необходимости (например‚ для подтверждения трудового стажа)․ Работодатель обязан выдать книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления‚ если нет оснований для отказа․

Когда требуется заявление о взятии трудовой книжки на время

• Оформление ипотечного кредита‚ автокредита или другого займа․
• Получение визы‚ вида на жительство‚ разрешения на работу за рубежом․
• Подтверждение стажа при приёме на новую работу (если новый работодатель требует оригинал)․
• Подача документов в пенсионный фонд для назначения или перерасчёта пенсии․
• Судебные разбирательства‚ где требуется доказательство трудовой деятельности․
• Иные случаи‚ предусмотренные законодательством или внутренними регламентами организации․

Порядок оформления заявления

1. Подготовка документа․ Напишите заявление в свободной форме‚ соблюдая деловой стиль․ Укажите свои личные данные‚ должность‚ подразделение и причину запроса․
2. Согласование с руководителем․ В некоторых организациях требуется предварительное согласие непосредственного руководителя․
3. Подача в кадровую службу (отдел кадров)․ Заявление можно передать лично‚ через внутреннюю почту или электронным документооборотом (если в компании принят ЭДО)․
4. Получение трудовой книжки․ После регистрации заявления кадровая служба выдаёт книжку под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек․
5. Возврат книжки․ По истечении указанного в заявлении срока работник обязан вернуть трудовую книжку обратно в отдел кадров и получить подтверждение о приёме․

Важно: если работник не вернёт книжку в срок‚ работодатель имеет право применить дисциплинарные меры (выговор‚ замечание) в соответствии с внутренними правилами трудового распорядка․

Образец заявления о взятии трудовой книжки на время

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ работающий в должности главного бухгалтера отдела финансов ООО «Пример»‚ 
прошу выдать мне на руки трудовую книжку на срок с 01 июня 2026 г․ по 15 июня 2026 г․ 
для оформления ипотечного кредита в банке «Сбербанк»․
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров в указанный срок и расписаться в журнале учёта выдачи․

Примечание: в заявлении можно указать конкретную причину (например‚ «для подачи документов в консульство Германии для получения долгосрочной визы») – это ускорит процесс согласования․

Что делать‚ если работодатель отказывает в выдаче книжки

• Запросить письменный мотивированный ответ с указанием нормы‚ на которой основан отказ․
• Если отказ неправомерен‚ обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд (ст․ 352 ТК РФ – защита прав работников)․
• В случае наличия электронной трудовой книжки можно запросить выписку из ЕФРСД (Единого фонда регистрации страховых взносов) – она имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинал книжки․

Особенности электронной трудовой книжки

С 2021 года в России ведётся электронный учёт трудовой деятельности в Социальном фонде․ Если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии‚ у него одновременно существует и бумажная‚ и электронная книжка․ В этом случае:

• Заявление о взятии трудовой книжки на время относится к бумажному экземпляру․
• Электронная выписка может быть получена онлайн через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через Социальный фонд․
• Для некоторых целей (например‚ получение визы) консульства могут принимать только бумажный оригинал – тогда заявление обязательно․

Рекомендации по оформлению и хранению заявления

1. Храните копию заявления в личном деле работника (раздел «Кадровые документы»)․
2. Фиксируйте дату выдачи и возврата трудовой книжки в журнале учёта․
3. При возврате книжки получите расписку от работника о получении документа обратно․
4. Если заявление подаётся электронно‚ обеспечьте его подпись квалифицированной электронной подписью (КЭП) либо подтверждение получения через систему ЭДО․

Заявление о взятии трудовой книжки на время – простой‚ но важный документ‚ который позволяет работнику подтвердить свой трудовой стаж для различных внешних и внутренних целей․ Соблюдение установленного порядка подачи‚ выдачи и возврата книжки защищает права обеих сторон и минимизирует риски трудовых споров․ При возникновении сомнений всегда полезно обратиться к внутренним нормативным актам организации или проконсультироваться с юристом по трудовому праву․

Надеемся‚ представленная информация поможет вам корректно оформить заявление и избежать недоразумений при работе с трудовыми книжками․