С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовой книжки и вкладыша к ней, утверждённая Приказом Минтруда России № 320Н от 19 мая 2021 года․ При переходе на новый бланк работодатель обязан оформить вкладыш, содержащий сведения о работнике, его профессии, специальности, образовании и других данных, которые ранее указывались в самом трудовом документе․ Для этого сотрудник подаёт заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку․
Когда требуется оформить вкладыш?
- При первом трудоустройстве после 1 января 2023 года (новая книжка выдаётся сразу с вкладышем)․
- При замене устаревшей трудовой книжки на новый бланк (например, при утере, порче или необходимости обновления данных)․
- При изменении личных данных работника (ФИО, дата рождения, паспортные данные) – вкладыш заполняется заново․
- При переходе с электронной трудовой книжки на бумажный вариант (если работник отказался от ЭТК)․
Кто подаёт заявление?
Заявление подаёт сам работник․ Оно адресуется руководителю организации или уполномоченному лицу (кадровику, бухгалтеру)․ В некоторых случаях заявление может быть оформлено через отдел кадров в электронном виде (например, через корпоративный портал), но подпись сотрудника обязательна․
Состав и структура заявления
Заявление оформляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:
- Шапка – наименование организации, её адрес, ФИО и должность руководителя․
- Информация о заявителе – ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер (если есть)․
- Наименование документа – «Заявление на заведение вкладыша в трудовую книжку»․
- Основная часть – просьба оформить вкладыш к трудовой книжке, указание причины (например, «в связи с переходом на новый бланк трудовой книжки с »)․
- Перечень прилагаемых документов (при необходимости):
- копия пастраспорта (страница с ФИО и датой рождения);
- копия СНИЛС;
- копия диплома об образовании (если требуется внесение сведений об образовании);
- трудовая книжка (если уже имеется)․
- Дата и подпись – ставится собственноручно сотрудником․
Образец заявления
ООО «Ромашка» ул․ Ленина, д․ 10, г․ Москва ИНН 7701234567
Генеральному директору Иванову И․И․
От: Петрова Анны Сергеевны
Должность: бухгалтер
Подразделение: отдел учёта и отчётности
Табельный №: 1245
Заявление
Прошу оформить вкладыш к трудовой книжке в связи с переходом на новый бланк трудовой книжки, утверждённый Приказом Минтруда России № 320Н от , с года․
Прилагаю:
- копию паспорта (страница с ФИО и датой рождения);
- копию СНИЛС;
- копию диплома о высшем образовании․
Подпись: _______________ /А․С․ Петрова/
Куда подать заявление?
Заявление передаётся в отдел кадров (или непосредственно руководителю) в двух экземплярах: один остаётся у работника (с отметкой о приёме), второй – в личном деле сотрудника․ После получения заявления кадровая служба:
- Проверяет completeness приложенных документов․
- Заполняет вкладыш согласно образцу, утверждённому Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 года (с учётом изменений, внесённых приказом № 320Н)․
- Вносит запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша (обычно в разделе «Сведения о трудовой книжке»)․
- Возвращает работнику трудовую книжку с вкладышем под расписку․
Особенности оформления в 2023 году и позже
- Новый бланк трудовой книжки имеет усиленную защиту (водяные знаки, микротекст) и изменённую структуру разделов․
- Вкладыш заполняется печатным способом или от руки чёрной пастой; исправления не допускаются – при ошибке составляется новый вкладыш․
- Если работник отказался от электронной трудовой книжки (ЭТК) и предпочитает бумажный вариант, вкладыш оформляется одновременно с выдачей новой книжки․
- При наличии электронной трудовой книжки вкладыш не требуется, однако при переходе на бумажный вариант необходимо оформить как саму книжку, так и вкладыш․
Что делать, если заявление отклонено?
Отказ в приёме заявления возможен только при отсутствии обязательных документов или при наличии явных противоречий в предоставленных сведениях․ В этом случае:
- Кадровик обязан устно или письменно указать причину отказа․
- Сотрудник имеет право исправить недостатки и повторно подать заявление․
- При необоснованном отказе можно обратиться к руководителю организации или в трудовую инспекцию․
Оформление вкладыша в трудовую книжку – стандартная процедура, регулируемая нормативными актами Минтруда и Госкомтруда․ Правильно составленное заявление, приложенный пакет документов и своевременное обращение в отдел кадров позволяют избежать задержек и обеспечить корректное ведение трудовой стажи․ Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, каждый сотрудник сможет быстро и без проблем оформить необходимый вкладыш к своей трудовой книжке․