Изменение фамилии работника – одно из самых распространённых оснований для внесения корректировок в трудовую книжку. Чтобы запись была законной и не вызывала вопросов у Пенсионного фонда РФ‚ необходимо оформить заявление на исправление фамилии и соблюсти установленный порядок действий как со стороны работника‚ так и со стороны работодателя;

Нормативная база

• Инструкция по заполнению трудовых книжек‚ утверждённая постановлением Минтруда России от № 69 (п. 2.3).
• Правила ведения трудовых книжек и хранения их в организациях‚ утверждённые постановлением Правительства РФ от № 225 (п. 26).
• Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (ст. 11) – требование о достоверности сведений‚ передаваемых в ПФР.
• Приказ Минтруда России от № 527н «Об утверждении формы заявления о изменении личных данных работника» (рекомендуемый образец).

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление подаётся в следующих случаях:

1. Смена фамилии в результате брака (заключения или расторжения).
2. Изменение фамилии по личному желанию (согласно ст. 58 Федерального закона «Об актах гражданского состояния»).
3. Установление или изменение отчества‚ фамилии вследствие усыновления.
4. Исправление ошибочной записи фамилии‚ сделанной при приёме на работу.

Содержание заявления

Заявление составляется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

• Название организации (полное наименование).
• Дата составления.
• ФИО работника (как указано в трудовой книжке на момент подачи).
• Должность и структурное подразделение.
• Просьба о внесении изменения фамилии в трудовую книжку и связанные с ней документы.
• Основание для изменения (например: свидетельство о браке № 123456 от ; решение суда № 789/2024 от о перемене фамилии).
• Перечень прилагаемых документов (копии паспорта‚ свидетельства о браке/разводе‚ решения суда и т.д.).
• Подпись работника и расшифровка.

Образец заявления

ООО «ТехноСервис»
Заявление
о внесении изменения фамилии в трудовую книжку

Я‚ Иванова Анна Сергеевна‚ работающая в должности ведущего инженера отдела разработки‚
прошу внести изменение фамилии в мою трудовую книжку и связанные с ней документы
в связи с заключением брака.

Основание: свидетельство о браке № АК‑789012 от (выдано ЗАГС г. Москвы).

Прилагаю копии:
Паспорт гражданина РФ (страница с данными о фамилии);
Свидетельство о браке;
Трудовая книжка (текущий экземпляр).

Подпись _______________ /А.С. Иванова/

Порядок действий работодателя

1. Приём заявления. Кадровик принимает заявление и проверяет completeness приложенных документов.
2. Сверка данных. Сравниваются сведения в паспорте‚ свидетельстве о браке/разводе и текущей записи в трудовой книжке.
3. Издание приказа. На основании заявления издаётся приказ о изменении личных данных работника (форма Т‑2 или аналогичная).
4. Внесение записи в трудовую книжку. Запись делается уполномоченным работником кадровой службы (обычно специалистом по кадрам) с соблюдением требований Инструкции:
• Аккуратной чертой зачёркивается прежняя фамилия.
• Справа от зачёркнутого текста пишется новая фамилия полностью.
• В колонке «Основание» указываются реквизиты документа‚ послужившего основанием для изменения (номер и дата свидетельства о браке‚ решения суда и т.п.).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
5. Уведомление ПФР. Работодатель направляет в Пенсионный фонд форму АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства» с приложением копии изменённой страницы трудовой книжки и подтверждающих документов.
6. Хранение документов. Оригинал заявления‚ копии подтверждающих документов и приказ хранятся в личном деле работника не менее 50 лет.

Пример записи в трудовой книжке

Запись заверяется подписью специалиста отдела кадров и печатью организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли исправить фамилию без заявления работника?

Нет. Трудовая книжка – личный документ работника‚ поэтому любые изменения вносятся только на основании его заявления (или заявления представителя по доверенности).

Нужно ли нотариально заверять копии документов?

Нотариальное заверение не требуется‚ достаточно заверенных копий‚ сделанных кадровой службой организации (с отметкой «Копия верна» и подписью ответственного лица).

Что делать‚ если работник отказывается подавать заявление?

В этом случае изменения в трудовой книжке вносить нельзя. Работодатель может лишь отметить в личном деле‚ что работник не предоставил документы о смене фамилии‚ но запись в трудовой книжке остаётся без изменений.

Сроки внесения изменения?

Законом чёткие сроки не установлены‚ однако рекомендуется вносить запись не позднее 5 рабочих дней с момента получения заявления и подтверждающих документов‚ чтобы избежать задержек в отчётности в ПФР.

Правильное оформление заявления на исправление фамилии в трудовой книжке гарантирует законность внесённых изменений‚ защищает права работника и исключает претензии со стороны Пенсионного фонда РФ. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец‚ кадровая служба сможет оперативно и безошибочно выполнить эту процедуру;

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к юристу компании или специалисту по кадровому делопроизводству для уточнения деталей в вашей конкретной ситуации.