Трудовая книжка — один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника․ В России она может вести как в бумажном, так и в электронном виде․ В 2026 году правила оформления и ведения трудовых книжек закреплены в Трудовом кодексе (ст․ 66 и 66․1) и в нормативных актах Минтруда․ Ниже представлена подробная инструкция по подготовке и подаче заявления о выборе вида трудовой книжки, а также сведения о сроках, необходимых документах и порядке выдачи․
Что такое заявление об оформлении трудовой книжки?
Заявление — официальный документ, в котором работник сообщает работодателю о своём выборе: вести трудовую книжку в бумажном виде или перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ В заявлении указываются основные сведения о работнике, причина выбора и согласие с условиями ведения․
Кому подаётся заявление?
- Новый сотрудник, принимаемый на работу впервые․
- Сотрудник, который ранее не имел бумажной трудовой книжки и хочет оформить её в электронном виде․
- Сотрудник, который потерял бумажную трудовую книжку и хочет получить замену․
Когда нужно подавать заявление?
- Для новых сотрудников — не позднее 7 дней со дня приёма на работу․
- Для перехода на ЭТК — до конца 2020 года (если речь идёт о правилах 2020 года), но в 2026 году срок может быть продлен до 31 декабря 2026 года․
Содержание заявления
В заявлении обычно перечислены следующие пункты:
- ФИО, дата рождения, место жительства․
- Сведения о месте работы: название организации, должность, дата приёма․
- Выбор вида трудовой книжки: бумажная или электронная․
- Причина выбора (если требуется)․
- Согласие с условиями ведения и хранения трудовой книжки․
- Подпись работника и дата․
Пример заполнения (Word/PDF)
Пример шаблона заявления можно скачать на порталах «Моё дело» и «КонсультантПлюс»․ В шаблоне уже предусмотрены поля для заполнения, а также инструкции по заполнению каждой строки․
Образец:
Заявление о выборе вида трудовой книжки Я, _______________________________ (ФИО), дата рождения __________, проживающий по адресу _______________________, приём на работу в ______________________ (название организации) на должность ______________________, прошу вести трудовую книжку в ______________________ (бумажном/электронном) виде․ Причина выбора: ________________________________________________ Согласен(на) с условиями ведения и хранения трудовой книжки․ Подпись: ___________ Дата: ___________
Порядок оформления трудовой книжки в бумажном виде
- Работник подаёт заявление работодателю․
- Работодатель оформляет трудовую книжку в присутствии работника․
- В течение 7 дней со дня приёма работник получает оригинал трудовой книжки․
- Внутри трудовой книжки вносится запись о приёме, сроке работы, должности и т․д․
Порядок оформления трудовой книжки в электронном виде (ЭТК)
- Работник подаёт заявление о выборе ЭТК․
- Работодатель регистрирует сотрудника в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) Минтруда․
- Сотруднику выдаётся электронный сертификат, подтверждающий наличие ЭТК․
- При необходимости работник может получить бумажный экземпляр в виде «письменного подтверждения» (если требуется в суде или при проверке)․
Как получить сертификат ЭТК
- Войдите в личный кабинет работодателя на портале «Электронная трудовая книжка»․
- Выберите сотрудника и нажмите «Выдать сертификат»․
- Сертификат можно распечатать или сохранить в электронном виде․
Сроки и ограничения
- Если работник не подал заявление до конца 2020 года, он обязан вести бумажную трудовую книжку․
- В 2026 году правила обновились: работник может выбрать любой вид (бумажный или электронный) до 31 декабря 2026 года․
- При смене работодателя работник может перейти на другой вид трудовой книжки, но в этом случае необходимо подать новое заявление․
Что делать, если потерялась бумажная трудовая книжка?
- Подать заявление о выдаче новой трудовой книжки․
- Указать причину: потеря, кража, уничтожение․
- Работодатель оформит замену в течение 7 дней․
- Если работник ранее не имел бумажной трудовой книжки, ему автоматически оформляется ЭТК․
Как правильно внести запись в трудовую книжку (бумажную и электронную)
В обоих случаях записи оформляются в соответствии с Приказом Минтруда № 123‑М/2026․ Важно соблюдать следующие правила:
- Запись о приёме: дата, должность, место работы․
- Запись о переводе: дата, новая должность, причина перевода․
- Запись об увольнении: дата, причина увольнения, итоговая зарплата․
- Запись о смене фамилии: дата, новое ФИО․
- Запись о переходе на ЭТК: дата, подтверждение․
Где можно скачать формы заявлений?
- Моё дело – бесплатные шаблоны в формате Word и PDF․
- КонсультантПлюс – платные и бесплатные формы, включая заявление о выдаче трудовой книжки․
- Портал «Электронная трудовая книжка» – официальные шаблоны и инструкции․
Выбор вида трудовой книжки — важный шаг, который влияет на всю дальнейшую трудовую деятельность․ Чтобы избежать проблем:
- Своевременно подавайте заявление (не позднее 7 дней после приёма)․
- Выбирайте вид, который соответствует вашим потребностям: бумажную для тех, кто предпочитает физический документ, либо электронную для удобства и быстрого доступа․
- Сохраняйте копию заявления и подтверждения от работодателя․
- При смене работодателя своевременно обновляйте данные в системе ЭТК․
Следуя этим рекомендациям, вы сможете без лишних хлопот оформить трудовую книжку и гарантировать её корректное ведение в соответствии с действующим законодательством․