Ликвидация предприятия, это сложный и многоступенчатый процесс, который затрагивает множество аспектов, в т.ч. кадровый учет. Одним из важнейших этапов увольнения сотрудников в связи с прекращением деятельности компании является правильное оформление записей в трудовых книжках. Ошибка в формулировках или несоблюдение сроков может привести к судебным искам со стороны бывших работников и штрафам для ликвидационной комиссии.

Нормативная база

Оформление трудовых книжек при ликвидации регулируется:

• Статья 81, пункт 1 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), увольнение в связи с ликвидацией организации либо прекращением деятельности индивидуальным предпринимателем.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от № 69).

Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)

С момента введения электронной трудовой книжки в 2020 году значительно изменился подход к хранению данных о стаже. Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже. Однако это не освобождает работодателя от обязанностей:

1. При ликвидации работодатель обязан своевременно передать сведения о прекращении трудового договора в Социальный фонд России (СФР) путем подачи отчетов по формам ЕФС-1.
2. Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК и остался на бумажном варианте, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки в день увольнения.
3. Если работник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки в качестве справки с соответствующей записью о подаче сведений в электронном виде.

Пошаговый алгоритм внесения записи

В день увольнения (который для каждого сотрудника при ликвидации может быть своим, так как увольнение происходит не единовременно, а по мере завершения работы подразделений) кадровик или лицо, ответственное за ведение кадрового учета, должно внести запись в бумажную трудовую книжку.

Шаг 1. Заполнение граф

В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и при наличии сокращенное наименование ликвидируемой организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Пример» (ООО «Пример»)). Под этим заголовком вносятся следующие данные:

• Графа 1 (№ записи): проставляется порядковый номер записи.
• Графа 2 (Дата): арабскими цифрами указывается дата увольнения (день, месяц, год).
• Графа 3 (Сведения о приеме…): вносится сама запись об увольнении. Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Использование аббревиатур (например, «п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ») не допускается.
• Графа 4 (Наименование документа…): указывается документ, на основании которого внесена запись, приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора, его дата и номер (например: «Приказ от № 45-к»).

Шаг 2. Заверение записей

Все внесенные записи должны быть заверены:

1. Подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (после подписи должна быть расшифровка — ФИО).
2. Подписью самого работника (это подтверждает, что он ознакомлен с записью).
3. Печатью организации (при наличии). Обратите внимание: если у организации нет печати, она не ставится, это не является нарушением.

Важные нюансы ликвидации

Кто вносит запись, если компания уже закрылась?

Иногда возникает ситуация, когда юридическое лицо уже исключено из ЕГРЮЛ, а сотрудник обнаружил ошибку в записи или она вовсе не была внесена. В таком случае:

• Внести изменения от имени ликвидированной компании невозможно.
• Если работник остался на бумажной трудовой книжке, он должен обратиться к новому работодателю с заявлением о внесении изменений. Новый работодатель внесет запись на основании справок и выписок из архива ликвидированной компании.
• Если работник перешел на ЭТК, исправления подаются правопреемником (если он есть) или самим работником через МФЦ/СФР на основании архивных документов.

Уведомление работников

Не стоит забывать, что запись в трудовой книжке — это финальный этап. Ему предшествует обязательное уведомление каждого сотрудника под роспись не позднее чем за 2 месяца до увольнения (для ИП — за 14 дней). Выходные пособия и сохранение среднего заработка на период трудоустройства также являются обязательными условиями при ликвидации.

Частые ошибки и как их избежать

1. Неверная формулировка: запись «Уволен по собственному желанию» вместо увольнения по ликвидации лишает работника положенных ему гарантий и пособий. Это грубейшее нарушение.
2. Сокращение слов в статье ТК РФ: всегда пишите полностью: «Трудового кодекса Российской Федерации».
3. Отсутствие подписи работника: если работник отказывается подписать, составляется акт об отказе от подписи.
4. Задержка выдачи трудовой книжки: в день увольнения книжка должна быть выдана на руки под роспись в книге учета движения трудовых книжек.

Соблюдение всех правил внесения записей в трудовые книжки при ликвидации предприятия, это не только требование закона, но и проявление уважения к сотрудникам, которые теряют работу по независящим от них обстоятельствам. Грамотное оформление документов обеспечит им беспрепятственное получение пособий по безработице и дальнейшее трудоустройство.