С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако переход на полностью безбумажный формат не является обязательным для всех. Законодательство предоставляет работнику право выбора: получать записи в традиционную бумажную трудовую книжку (ТК) или в электронную. Для перехода на исключительно электронный формат необходимо подать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
В этой статье вы найдете подробное руководство: актуальный образец заявления, пошаговую инструкцию по подаче, разбор последствий отказа и ответы на частые вопросы.
Правовая основа и ключевой принцип
Основным документом является Постановление Правительства РФ № 906н. Согласно ему:
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в ЭТК).
- Работник имеет право получить эти сведения на бумажном носителе (выписку из ЭТК) или продолжать вести традиционную бумажную ТК.
- Ключевое правило: Если работник не подал заявление об отказе от бумажной ТК, работодатель обязан вести ее параллельно с ЭТК. То есть, одновременно существуют два документа.
Образец заявления об отказе от бумажной трудовой книжки (2026)
Заявление пишется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Рекомендуется оформить его как служебную записку на имя руководителя.
Структура и пример заполнения:
- Шапка: Указание наименования организации, ФИО и должности руководителя, ФИО заявителя и его должности.
- «Заявление».
- Основная часть: Четкое и недвусмысленное выражение воли об отказе от бумажной трудовой книжки и согласии на ведение records исключительно в электронном виде.
- Дата и подпись: Дата составления, личная подпись заявителя, расшифровка подписи (ФИО).
ОБРАЗЕЦ (шаблон для заполнения)
Директору ООО «Пример» Иванову И.И. от менеджера Петровой Анны Сергеевны Заявление Я, Петрова Анна Сергеевна, работающая в ООО «Пример» с , настоящим заявляю о своем полном отказе от ведения бумажной трудовой книжки и даю согласие на внесение сведений о моей трудовой деятельности исключительно в электронную трудовую книжку (ЭТК). Прошу считать данное заявление основанием для неведения в отношении меня бумажной трудовой книжки. «___» __________ 20__ г. _________________ / Петрова А.С. /
Как и куда подавать заявление?
- Куда: Непосредственно работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или руководителю).
- Форма: На бумажном носителе с подписью. Можно подать в оригинале или в виде скана/фото по электронной почте, если в компании такая практика предусмотрена локальными актами.
- Срок: Заявление можно подать в любой момент трудовых отношений. Рекомендуется сделать это при приеме на работу или сразу после вступления в силу новых правил.
- Копия: Обязательно оставьте у себя копию заявления с отметкой о принятии (дата, подпись ответственного лица, печать).
Последствия подачи заявления об отказе
После принятия заявления работодатель обязан:
- Прекратить ведение бумажной трудовой книжки в отношении данного работника.
- Внести запись о приеме, увольнении и других сведениях только в ЭТК.
- Уведомить работника о каждой записи в ЭТК через личный кабинет на портале «Трудовая Россия» или иным установленным способом.
Что это значит для работника?
- Доступ к данным: Все сведения о трудовой деятельности вы можете в любой момент получить в электронном виде (через Госуслуги, портал «Трудовая Россия» или по запросу у работодателя).
- Отсутствие бумажного документа: У вас не будет физической трудовой книжки. Для предъявления в банк, пенсионный фонд или при устройстве на новую работу достаточно выписки из ЭТК (ее можно заказать у работодателя или получить онлайн).
- Необратимость: Отказ от бумажной ТК, как правило, окончателен. Вернуться к ведению бумажного документа, если он изначально не был оформлен, обычно нельзя. Решение должно быть взвешенным.
Что это значит для работодателя?
Как отмечалось в исходной информации, одновременное ведение двух систем (бумажной и электронной) создает дополнительные административные издержки. Отказ работника от бумажной ТК позволяет:
- Упростить и сократить кадровое делопроизводство.
- Снизить риски утери или порчи бумажного документа.
- Автоматизировать процессы учета.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Могу ли я передумать и потребовать бумажную книжку после подачи заявления?
Закон не предусматривает простой процедуры «отмены» отказа. Если бумажная ТК не была вам выдана ранее, восстановить ее ведение будет крайне сложно. Решение об отказе должно быть окончательным.
Обязан ли работодатель принять мое заявление?
Да. Отказ от бумажной ТК, это право работника. Работодатель не вправе отказать в удовлетворении этого заявления и обязан скорректировать кадровый учет.
Что, если у меня уже есть старая бумажная трудовая книжка?
Если у вас уже есть заполненная бумажная ТК, вы можете:
- Продолжать ее вести (не подавая заявление). В этом случае работодатель будет вносить новые записи и в старую книжку, и в ЭТК.
- Подать заявление об отказе. В этом случае дальнейшие записи будут вноситься только в ЭТК. Старая бумажная книжка с прежними записями остается у вас как исторический документ, но новые записи в нее не пойдут.
Нужно ли заверять заявление у нотариуса?
Нет. Заявление подается непосредственно работодателю и не требует нотариального заверения.
Подача заявления об отказе от бумажной трудовой книжки — это важное решение, которое упрощает взаимодействие с кадровой службой и соответствует современным цифровым стандартам. Однако оно окончательно меняет формат вашего основного документа о трудовой деятельности.
Перед подписанием:
- Убедитесь, что вы понимаете разницу между ЭТК и бумажной ТК.
- Проверьте, что в заявлении нет двусмысленных формулировок.
- Получите у работодателя письменное подтверждение о принятии заявления.
Будьте уверены в своем выборе и сохраняйте доступ к личному кабинету на портале «Трудовая Россия», это ваш основной инструмент для контроля над электронной трудовой книжкой.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или в службе кадров вашей организации.