С 2021 года в Российской Федерации действует возможность выбора формы ведения трудовой книжки: бумажная или электронная․ При этом работник может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и оформить переход на электронный формат, либо, наоборот, отказаться от электронной трудовой книжки и продолжать вести бумажный документ․ В статье подробно рассмотрен порядок оформления заявления об отказе от записи в трудовой книжке, нормативная база, необходимые реквизиты и примеры заполнения․

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке» – вводит понятие электронной трудовой книжки и право работника выбрать форму ведения․
• Постановление Правительства РФ № 1315 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения записей, включая отказ от ведения бумажной формы․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, ст․ 66․1) – устанавливает обязанность работодателя обеспечить хранение и предоставление сведений о трудовой деятельности․
• Приказ Минтруда России № 585н от «Об утверждении формы заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки» – содержит образец бланка․

Когда необходимо подавать заявление?

Заявление подаётся в следующих ситуациях:

1. Работник хочет полностью перейти на электронную трудовую книжку и отказаться от ведения бумажной формы․
2. Работник, ранее выбравший электронную форму, решает вернуться к бумажному варианту (отказ от электронной трудовой книжки)․
3. При увольнении работник отказывается получать бумажную трудовую книжку на руки (например, если он уже оформил электронный вариант)․

Содержание заявления

Заявление должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации (полное наименование работодателя)․
• Дата составления заявления․
• ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение․
• Номер трудовой книжки (если она уже заведена) – указывается для идентификации․
• Чёткое указание выбранной формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная) и формулировка отказа от другой формы․
• Подпись сотрудника с расшифровкой․
• При необходимости – подпись уполномоченного представителя работодателя (кадровика, руководителя отдела кадров) и дата принятия заявления․

Пример текста заявления об отказе от ведения бумажной трудовой книжки

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера‑конструктора отдела проектирования ООО «СтройТех», 
прошу оформить отказ от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронную форму ведения трудовой книжки 
с момента подачи данного заявления․

Настоящим подтверждаю, что ознакомлен с правовыми последствиями выбора электронной формы ведения трудовой книжки 
и согласен с хранением моих трудовых сведений в единой государственной информационной системе трудовой деятельности 
(ЕГИСЗ)․
Подпись: _____________ /Иванов И․И․/

Пример текста заявления об отказе от электронной трудовой книжки

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Петрова Мария Сергеевна, работающая в должности бухгалтера отдела финансов ООО «Торговый Дом», 
прошу оформить отказ от ведения электронной трудовой книжки и продолжить ведение бумажной трудовой книжки 
в соответствии с действующим законодательством․


Настоящим подтверждаю, что получу на руки бумажную трудовую книжку после внесения в неё записи о приёме на работу 
и последующих записей о трудовой деятельности․

Подпись: _____________ /Петрова М․С․/

Порядок оформления заявления

1. Сотрудник готовит заявление в произвольной форме, соблюдая перечисленные выше реквизиты, либо использует утвержденный бланк (Приказ Минтруда № 585н)․
2. Заявление подаётся непосредственно в отдел кадров (или уполномоченному лицу) лично либо через электронный документооборот, если таковой принят в организации․
3. Кадровик проверяет корректность заполнения, ставит отметку о получении заявления (дата, подпись, ФИО)․
4. В зависимости от выбранной формы:
• Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки – в бумажную трудовую книжку (если она уже заведена) после последней записи о приёме на работу делается запись: «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки․ Переход на электронную форму ведения трудовой книжки с ___․__․____»․ Запись заверяется подписью сотрудника и печатью организации․
• Если работник отказывается от электронной трудовой книжки – бумажная трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке; электронная форма не активируется․
5. Сотрудник получает на руки бумажную трудовую книжку (в случае отказа от электронной формы) либо подтверждение о переходе на электронный формат (выписка из ЕГИСЗ)․
6. Заявление хранится в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет, как и другие кадровые документы․

Особенности при увольнении

При увольнении работник может отказаться от получения бумажной трудовой книжки на руки, если он уже оформил электронный вариант․ В этом случае:

• В трудовой книжке делается запись об увольнении (как обычно)․
• После записи об увольнении делается дополнительная запись: «Сотрудник отказался от получения бумажной трудовой книжки на руки․ Трудовая книжка остаётся у работодателя для хранения в электронном виде»․
• Запись заверяется подписью сотрудника и печатью организации․
• Сотрудник получает справку о стазе и заработке (форма СТД‑Р) либо выписку из ЕГИСЗ, подтверждающую право на получение пенсии и социальных выплат․

Что делать, если работник передумал?

Работник имеет право изменить свой выбор в любой момент, подав новое заявление:

• Если ранее отказался от бумажной формы и хочет вернуться к ней – подаёт заявление об отказе от электронной трудовой книжки и просит вести бумажную․
• Если ранее отказался от электронной формы и хочет перейти на электронную – подаёт заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․
• Новое заявление оформляется по тем же правилам, что и первоначальное․ После получения нового заявления в трудовой книжке делается соответствующая запись об изменении формы ведения․

Полезные ссылки и ресурсы

• ФЗ‑439 «О трудовой книжке» (КонсультантПлюс)
• Приказ Минтруда России № 585н от (образец заявления)
• Постановление Правительства РФ № 1315 от (Правила ведения трудовых книжек)

Заявление об отказе от записи в трудовой книжке – простой, но юридически значимый документ, который позволяет работнику реализовать своё право выбора формы ведения трудовой книжки․ Соблюдение установленной формы и порядка подачи заявления гарантирует корректное отражение сведений о трудовой деятельности в выбранной системе (бумажной или электронной) и защищает права как сотрудника, так и работодателя при последующем оформлении пенсии, пособий и других социальных выплат․

Помните, что главное – чётко указать выбранную форму, поставить подпись и дату, а также обеспечить хранение заявления в личном деле сотрудника в течение всего срока его действия․