Заявление об отправке трудовой книжки по почте – это официальный документ, которым работник уведомляет работодателя (или кадровую службу) о своём желании получить трудовую книжку в виде почтового отправления. Ниже приведён подробный гайд по заполнению такого заявления, а также готовый образец, который можно адаптировать под свои нужды.

Когда необходимо подавать заявление

• Увольнение – при расторжении трудового договора и необходимости получить трудовую книжку на руки.
• Переход на новую работу – если новый работодатель требует предъявить трудовую книжку, а текущая находится у вас.
• Восстановление утерянной книжки – в случае утери или повреждения документа.
• Другие личные причины – например, для подачи в посольство, оформления кредита и т.д.

Какие сведения должны быть указаны в заявлении

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Шапка документа – наименование организации (или ФИО получателя), её адрес, а также ФИО и должность заявителя.
2. Название документа – «Заявление об отправке трудовой книжки по почте».
3. Текст заявления – чёткое указание просьбы отправить трудовую книжку указанным способом, реквизиты для почтового отправления (ФИО получателя, почтовый индекс, адрес, контактный телефон).
4. Перечень прилагаемых документов (при необходимости) – копия паспорта, доверенность (если заявление подаёт представитель), квитанция об оплате почтовых расходов и т.д.
5. Дата и подпись – ставится собственноручно заявителем (или его представителем).

Образец заполнения заявления

Ниже представлен типовой шаблон. Заполните выделенные жирным поля своими данными.

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[ИНН/КПП (при необходимости)]

От: [ФИО заявителя]
Должность: [Ваша должность]
Подразделение: [Название подразделения]
Контактный телефон: [Ваш телефон]
E-mail: [Ваш e-mail]

«___» __________ 20__ г.

Заявление
об отправке трудовой книжки по почте

Прошу Вас отправить мою трудовую книжку (серия № __________, номер __________) почтовым отправлением на следующий адрес:
Получатель: [ФИО получателя]
Адрес: [Почтовый индекс, город, улица, дом, квартира]
Контактный телефон: [Телефон получателя]

Прилагаю к заявлению:

Копия паспорта (страница с данными и регистрацией);
Доверенность (если заявление подаёт представитель);

Квитанция об оплате почтовых расходов (при необходимости).


Прошу подтвердить факт отправки трудовой книжки и предоставить трек‑номер отправления.

Подпись: _____________________ /[ФИО]/

Как правильно оформить и отправить заявление

1. Подготовьте документы – соберите все необходимые приложения (копия паспорта, доверенность и т.д.).
2. Заполните шаблон – вставьте свои данные вместо placeholder‑ов ([…]). Сохраните документ в формате PDF или распечатайте.
3. Подпишите заявление – подпись должна быть собственноручной; если документ отправляется электронно, используйте электронную подпись, если она принимается организацией.
4. Определите способ отправки – заявление можно передать лично в отдел кадров, отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или передать через электронный документооборот (если таковой используется в компании).
5. Сохраните копию – оставьте у себя копию заявления и всех приложений для возможного последующего контроля.
6. Отслеживайте отправку – если вы отправляете трудовую книжку почтой, попросите работодателя предоставить трек‑номер, чтобы контролировать доставку.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли отправить трудовую книжку электронной почтой? – Нет, трудовая книжка является документом строгой отчётности и может быть передана только в оригинале или заказным письмом.
• Нужно ли оплачивать почтовые расходы? – Да, расходы на отправку обычно несет заявитель, если иное не оговорено в трудовом договоре или внутренних положениях компании.
• Что делать, если организация отказывается принимать заявление? – Попросите письменный мотивированный отказ и, при необходимости, обратитесь в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.
• Можно ли подать заявление через представителя? – Да, но в этом случае необходимо приложить нотариально заверенную доверенность на имя представителя.

Соблюдая указанные рекомендации и используя приведённый образец, вы сможете корректно оформить заявление об отправке трудовой книжки по почте и избежать задержек при получении этого важного документа.