Отсутствие трудовой книжки (потеря, кража, уничтожение) – частая ситуация, с которой сталкиваются соискатели и уже работающие сотрудники. Правильное оформление заявления о её отсутствии позволяет избежать отказов в приёме на работу, упростить оформление нового документа и подтвердить трудовой стаж.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда необходимо заявление
3. Кому и куда направлять заявление
4. Структура и образец заявления
5. Порядок действий работодателя
6. Электронная трудовая книжка
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок оформления и выдачи трудовых книжек:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 67, 68, 71.
• Приказ Минтруда России от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ от по делу N 33‑29150/2014, где подтверждено, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу.
• Федеральный закон № 273 «Об электронных трудовых книжках» (введён в действие с 2020 года).

Согласно этим документам, если у работника нет трудовой книжки, он имеет право:

• Подать письменное заявление о её отсутствии.
• Получить дубликат трудовой книжки (или оформить электронную запись) по результатам рассмотрения заявления.
• Продолжать трудоустройство без задержек, если заявление оформлено корректно.

Когда необходимо заявление

Заявление о невозможности предоставить трудовую книжку требуется в следующих случаях:

• Потеря, кража, уничтожение оригинального документа.
• Никогда не получали трудовую книжку (например, при первом трудоустройстве в 2024‑2025 гг.)
• Трудовая книжка находится у прежнего работодателя, но не может быть возвращена.
• Работник желает перейти на электронный вариант (ЭТК).

Кому и куда направлять заявление

Заявление подаётся:

• Непосредственно в организацию‑работодателя (в отдел кадров или бухгалтерию).
• Если работодатель отказывается принять заявление, его следует отправить заказным письмом с уведомлением о вручении и приложить опись вложения.
• В случае невозможности решить вопрос с работодателем – в Трудовую инспекцию (по месту нахождения организации).
• Для корректировки сведений в Электронной трудовой книжке – через портал Госуслуги.

Структура и образец заявления

Заявление должно быть написано собственноручно (или в виде печатного документа, подписанного работником) и содержать следующие реквизиты:

Пример заявления

<h4>Заявление</h4>
<p>Иванов Иван Сергеевич<br>
г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5<br>
Тел.: +7 (999) -23‑45‑67<br>
E‑mail: i.ivanov@example.com</p>

<p>«22» мая 2026 г.</p>

<p>Директору ООО «Ромашка»<br>
Иванову Петрову Петровичу<br>
от Иванова Ивана Сергеевича</p>

<p>Заявление</p>

<p>Прошу оформить дубликат трудовой книжки (или внести сведения в электронную трудовую книжку) в связи с тем, что оригинальная трудовая книжка утеряна. Причина утери – кража из личного сумки 15 апреля 2026 года (полиция зарегистрировала заявление № 123‑456 от ). Прилагаю копию справки из полиции и копию паспорта.</p>

<p>Перечень приложений:</p>
<ul>
 <li>Копия справки из полиции о краже</li>
 <li>Копия паспорта</li>
</ul>

<p>С уважением,<br>
_____________________/Иванов И.С.</p>

Порядок действий работодателя

После получения заявления работодатель обязан:

1. Принять заявление в письменной форме и поставить отметку о приёме (в журнале входящих документов).
2. Если заявление подано в электронном виде – зафиксировать его в системе документооборота.
3. В течение 5 рабочих дней оформить дубликат трудовой книжки или оформить запись в Электронной трудовой книжке (ЭТК).
4. Сообщить работнику о готовности документа и выдать его под подпись.
5. Внести сведения о трудоустройстве в дубликат/ЭТК, указав даты начала работы, должность, условия труда.

Если работодатель отказывается оформить дубликат без уважительных причин, работник имеет право:

• Обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой.
• Подать иск в суд (по статье 311 ТК РФ) о принудительном оформлении трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек, которая упрощает процесс подтверждения стажа.

• Для перехода в ЭТК необходимо письменное согласие работника. Заявление о переходе выглядит так же, как заявление об отсутствии книжки, но в тексте указывается желание вести запись в электронном виде.
• Заявление подаётся в отдел кадров, после чего работодатель регистрирует запись в системе Госуслуг.
• Работник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать без трудовой книжки?

Да. Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу (см. постановление Пленума ВАС РФ от ). Работодатель обязан оформить дубликат или вести запись в ЭТК по заявлению работника.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?

Отправьте заявление заказным письмом с уведомлением о вручении. Сохраните копию и подтверждение отправки. При отсутствии реакции – обратитесь в Трудовую инспекцию или в суд.

Какие документы подтверждают отсутствие трудовой книжки?

Копия справки из полиции (при краже/потере), заявление в органы МВД о пропаже, копия паспорта, а также любые справки от прежних работодателей о стаже.

Как подтвердить стаж без трудовой книжки?

Можно предоставить:

• Трудовые договоры и их приложения.
• Выписки из бухгалтерии (расчётные листки, справки о доходах).
• Справки от работодателей о периодах работы.
• Платёжные документы (выписки из банка, налоговые декларации).

Сколько времени занимает оформление дубликата?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, дубликат должен быть оформлен в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.

Дата актуализации: . Информация взята из открытых источников: КонсультантПлюс, Минтруд России, портал Госуслуг, судебная практика.