Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. При увольнении работника она должна быть выдана в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Ниже приведено подробное руководство по выдаче копии трудовой книжки‚ включая правовые основания‚ порядок действий‚ сроки и необходимые формы.
Правовая основа
- Статья 62 ТК РФ – «Выдача документов‚ связанных с работой‚ и их копий». Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день) с внесенной в неё записью об увольнении.
- Формы и порядок оформления закреплены в Положении о трудовой книжке и Положении о кадровом учёте.
- Согласно Федеральному закону от N 439-ФЗ (редакция ТК РФ)‚ в случае перехода на электронную трудовую книжку работник может отказаться от бумажной копии.
Порядок выдачи копии трудовой книжки
- Подготовка документа – в трудовой книжке вносится запись об увольнении: номер записи‚ дата увольнения‚ причина (например‚ «по инициативе работодателя»).
- Составление копии – копия оформляется по форме ЕФС‑1 (форма ЕФС‑1 – копия трудовой книжки). В подразделе 1.2 раздела 1 указывается срок‚ а в подразделе 3 раздела 1 – копия сведений о трудовой деятельности.
- Выдача сотруднику – в последний рабочий день работника проводится выдача оригинала трудовой книжки и копии. При этом работник подписывает расписку о получении.
- Регистрация выдачи – в журнале регистрации движения трудовых книжек отмечается факт выдачи‚ дата и подпись получателя.
Сроки выдачи
- Трудовую книжку и её копию работник должен получить в последний рабочий день (или в день увольнения). Если работник отсутствует по уважительным причинам‚ работодатель обязан уведомить его о необходимости прийти в отдел кадров в ближайший рабочий день.
- Если выдача в день увольнения невозможна‚ работодатель может отправить копию по почте с уведомлением об этом. В письме указывается дата отправки и адрес получателя.
Специальные случаи
- Переход на электронную трудовую книжку – работник может отказатся от бумажной копии. В таком случае в трудовой книжке указывается «переход на электронную трудовую книжку».
- Смерть работника – родственник умершего может подать заявление о выдаче копии трудовой книжки. В таком случае работодатель выдает копию по форме «Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки».
- Отказ от получения копии – если работник отказывается от копии‚ оформляется акт об отказе. В акте фиксируется дата‚ подпись работника и причина отказа.
Формы и образцы документов
Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку
Образец:
УВЕДОМЛЕНИЕ О необходимости забрать трудовую книжку Уважаемый(ая) [ФИО работника]! В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами компании‚ в последний рабочий день (или в ближайший рабочий день) вы должны забрать вашу трудовую книжку и её копию. Подпись руководителя: _____________________
Акт об отказе от получения трудовой книжки
АКТ ОБ ОТКАЗЕ Отказ от получения трудовой книжки Я‚ [ФИО работника]‚ настоящим подтверждаю‚ что отказал(а) от получения копии трудовой книжки в связи с [указать причину]. Подпись работника: _____________________
Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
ЗАЯВЛЕНИЕ О выдаче копии трудовой книжки умершего работника Я‚ [ФИО заявителя]‚ являюсь [отношение к умершему] и прошу выдать копию трудовой книжки умершего работника [ФИО умершего]‚ работавшего в компании с [дата] по [дата]. Подпись заявителя: _____________________
Как оформить электронную трудовую книжку
При переходе на электронную трудовую книжку работник должен подписать согласие. В трудовой книжке фиксируется запись «переход на электронную трудовую книжку». При этом бумажную копию можно не выдавать‚ если работник согласен.
Что делать‚ если работник не забрал трудовую книжку
- В течение 3 дней с даты увольнения работодатель должен отправить копию по почте с уведомлением.
- Если работник не забрал оригинал‚ он может получить его в отделе кадров в течение 30 дней с даты увольнения.
- В случае отказа от получения копии оформляется акт об отказе.
Выдача копии трудовой книжки при увольнении – обязательный юридический акт‚ защищающий права работника и работодателя. Соблюдение сроков‚ правильное оформление форм и ведение журналов позволяют избежать конфликтов и судебных разбирательств. Следуйте приведённым рекомендациям‚ и процесс будет прозрачным и законным.