С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако работник вправе выбрать ведение трудовой книжки на бумажном носителе. Если ранее вы выбрали электронный вариант, но теперь хотите вернуться к традиционной бумажной книжке, необходимо подать заявление работника с просьбой продолжить ведение бумажной трудовой книжки.

В этой статье вы найдете подробное руководство: правовые основания, пошаговая инструкция по оформлению, образец заявления и ответы на частые вопросы.

Правовая основа: почему это возможно?

Основной нормой является статья 66 Трудового кодекса РФ. Она гарантирует работнику право на получение трудовой книжки и устанавливает два способа ее ведения:

• Бумажный — традиционная книжка с вклеенными страницами.
• Электронный — сведения хранятся в информационной системе СФР (Социального фонда России).

Ключевой момент: Выбор способа делает работник. Если вы изначально выбрали электронную книжку, вы можете в любой момент изменить решение и перейти на бумажную. Для этого и требуется заявление.

Кому и когда подавать заявление?

Заявление подается работодателю (в отдел кадров, бухгалтерию или напрямую руководителю).

Сроки: Нет строгого регламентированного срока. Но логично подать заявление:

1. При приеме на работу, если вы хотите сразу получить бумажную книжку.
2. В любой момент после того, как вы ранее дали согласие на электронную книжку.

Важно! После получения заявления работодатель обязан в течение 5 рабочих дней передать вам бумажную трудовую книжку (или выдать дубликат, если оригинал утерян) и прекратить ведение ЭТК в вашем отношении.

Как правильно оформить заявление?

Единого утвержденного бланка не существует. Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты заявления

• Шапка: Наименование организации (работодателя), ФИО руководителя (или в отдел кадров).
• Данные заявителя: Ваши ФИО, должность, подразделение.
• Наименование документа: «Заявление».
• Просительная часть: Четко сформулированная просьба продолжить ведение трудовой книжки в бумажной форме со ссылкой на ст. 66 ТК РФ.
• Дата и подпись.

Образец (пример) заполнения заявления

Особые случаи и важные нюансы

Если бумажная книжка уже есть у работника

Если у вас уже есть заполненная бумажная книжка, заявление все равно подается. В просительной части укажите: «Прошу продолжить ведение имеющейся у меня бумажной трудовой книжки серии ___ № ___».

Если бумажная книжка утеряна

В этом случае сначала нужно получить дубликат бумажной книжки у работодателя (если он ее хранил) или в архиве. В заявлении укажите: «Прошу выдать мне дубликат бумажной трудовой книжки и вести его в дальнейшем».

Для ИП и малых организаций

Индивидуальные предприниматели также обязаны вести трудовые книжки. Они могут как вести бумажные, так и переходить на электронные. Заявление подается ИП в том же порядке.

Что делать работодателю после получения заявления?

По получении вашего заявления работодатель должен:

1. Принять заявление к рассмотрению.
2. Найти вашу бумажную книжку (если она была выдана ранее) или оформить дубликат (если оригинал хранился у работодателя).
3. Передать книжку вам под расписку (образец расписки есть в КонсультантПлюс).
4. Прекратить формирование ЭТК по вам в системе СФР. Для этого в 1С или другой программе нужно создать соответствующее поручение.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли подать заявление электронно (через СБИС, ЭДО)?

Ответ: Да, если у вас с работодателем установлен обмен электронными документами. Но важно убедиться, что работодатель принимает такие заявления. В противном случае — подавайте на бумаге с рукописной подписью.

Вопрос: Могут ли отказать в переходе на бумажную книжку?

Ответ: Нет. Отказ является нарушением ст. 66 ТК РФ. Работодатель обязан выполнить вашу просьбу. Если отказывают — можно обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Вопрос: Что будет с записями, которые уже есть в электронной книжке?

Ответ: Все записи, сформированные до момента перехода, должны быть перенесены в бумажную книжку. Работодатель обязан сделать выписку из ЭТК и внести ее в бумажный документ. У вас есть право проверить правильность переноса.

Вопрос: Нужно ли заверять заявление у нотариуса?

Ответ: Нет. Заявление подается в простой письменной форме. Нотариальное удостоверение не требуется.

Переход на бумажную трудовую книжку — ваше законное право; Главное — правильно составить заявление, четко указав свою просьбу со ссылкой на Трудовой кодекс. Сохраните копию заявления у себя, а на оригинале получите отметку о принятии (входящий номер, дату, подпись ответственного лица) у работодателя.

Полезный совет: Перед подачей заявления обсудите процедуру с отделом кадров или бухгалтерией. Это поможет избежать недопонимания и ускорит процесс.

Дата актуальности информации: май 2025 года. Перед применением рекомендуется уточнять изменения в законодательстве.